Образец заполнения декларации 3-НДФЛ для ИП и физических лиц

Что такое декларация по НДФЛ и зачем ее сдавать

Налог на доходы физических лиц обязаны платить государству все граждане, получающие доход в России. Обычно удержанием налога и перечислением его в бюджет занимаются организации — налоговые агенты. Это работодатели налогоплательщиков или те организации, которые выплатили им вознаграждение. Эти же налоговые агенты отчитываются перед органами ФНС о выплаченных суммах и удержанном с них налоге.

Но есть граждане, которые самостоятельно исчисляют налог и перечисляют его в бюджет. У них возникает обязанность отчитываться перед ИФНС, если:

• налогоплательщик имеет статус ИП и применяет общую систему налогообложения;
• человек в течение года получил доход и у него нет налогового агента по какой-либо операции.

В Приказе ФНС № ЕД-7-11/913@ от 20.10.2025 разъясняется, что такое декларация 3-НДФЛ — это базовая отчетность о доходах физлиц, индивидуальных предпринимателей и всех, кто занимается частной практикой. Отчет ежегодно подают в налоговую инспекцию, чтобы зарегистрировать доходы и расходы за отчетный период и показать, какую сумму подоходного налога надо заплатить за год.

Кто должен сдавать декларацию по форме 3-НДФЛ

Декларацию 3-НДФЛ обязаны подавать:

• индивидуальные предприниматели на ОСНО (пп. 1 п. 1, п. 5 ст. 227 НК РФ);
• индивидуальные предприниматели, которые применяли спецрежим, но потеряли такую возможность из-за нарушений и платят налоги по общей системе (п. 1, 5 ст. 227 НК РФ);
• ИП, если они не платят НДФЛ по общей системе, но получили доход, с которого сами уплачивают подоходный налог, — к примеру, продали квартиру (п. 1, 3 ст. 228 НК РФ);
• адвокаты, нотариусы и другие лица, которые занимаются частной практикой (пп. 2 п. 1, п. 5 ст. 227 НК РФ);
• главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
• физлица, но только в особых ситуациях — если продали квартиру, выиграли в лотерею, получили доход, с которого не удерживался НДФЛ (п. 1 ст. 228 НК РФ).

Подают декларацию и физлица, которые обращаются в ИФНС за налоговым вычетом. Если в отчетном году переплатили НДФЛ и не сможете применить вычет у налогового агента или же произвели расходы, по которым возмещается НДФЛ (купили квартиру, заплатили за лечение, обучение, занятия спортом), то подайте в налоговую инспекцию по месту жительства декларацию о доходах и заявление на возврат излишне уплаченного подоходного налога.

Предприниматели на ОСНО сдают декларацию 3-НДФЛ в любом случае: даже если не вели деятельность и не получали доходы в отчетном году, то все равно надо отчитаться в ИФНС. Освобождение от сдачи 3-НДФЛ в НК РФ не предусмотрено. Если не было доходов за год, то ИП сдает нулевую декларацию и заполняет в ней титульный лист, разделы 1 и 2.

Узнайте, как заполнить и подать декларацию о доходах сотрудников МВД

Когда не надо сдавать декларацию 3-НДФЛ

В налоговых нормативах нет пояснений про справку 3-НДФЛ: что это такое и когда сдают — такой формы отчетности нет. Но есть декларация 3-НДФЛ, отчетность налогоплательщиков-физлиц. Декларацию обязательно заполняют ИП на ОСНО, частные практики и физлица в особых случаях (ст. 228 НК РФ).

А вот обычным налогоплательщикам сдавать 3-НДФЛ не надо. Если вы официально трудоустроены и ваш доход состоит только из вознаграждений от работодателя, то не отчитывайтесь в ИФНС. Отчетность за своих работников подают работодатели. Они формируют расчет 6-НДФЛ и прикладывают к нему справки о доходах и суммах налога физлица за отчетный год (Приказ ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023).

На каком бланке заполнять декларацию 3-НДФЛ за 2025 год

В ФНС утвердили декларацию 3-НДФЛ и порядок ее заполнения за 2025 год. Налогоплательщики сдают отчет-2025 на бланке из Приказа ФНС № ЕД-7-11/913@ от 20.10.2025.

Форму меняют ежегодно. Если вам нужна 3-НДФЛ за прошлые периоды (например, за 2022 или 2023 год), то скачайте их в машиночитаемом формате PDF из приказа соответствующего года. Декларации за эти периоды ищите в более поздних версиях Приказа ФНС № ЕД-7-11/903@ от 15.10.2021. А бланк декларации за 2024 год найдете в Приказе ФНС № ЕД-7-11/757@ от 19.09.2024.

В какой срок и как сдавать декларацию 3-НДФЛ

Декларация по налогу на доходы физлиц — это годовой отчет. Форму сдают до 30 апреля года, следующего за отчетным. ИП, частные практики, главы КФХ должны отправить доходную декларацию-2025 не позднее 30.04.2026. Физлица, которые заявляют вычет по излишне уплаченному подоходному налогу, смогут подать 3- НДФЛ и заявление на возврат до конца 2026 г.

Декларацию 3-НДФЛ сдают по месту регистрации налогоплательщика. Есть три варианта сдачи отчета:

• непосредственно в инспекцию ФНС — лично или через доверенного представителя;
• по почте;
• онлайн — на сайте ФНС или с помощью специальных сервисов.

В каком порядке оформлять декларацию 3-НДФЛ

Бланк декларации и инструкция по заполнению 3-НДФЛ на 2025 г. утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/913@ от 20.10.2025. Это объемный отчет из 16 страниц, среди которых есть традиционный титульный лист и два основных раздела. Первый раздел занимает всего одну страницу, и его должны заполнить все плательщики. Второй раздел и приложения к декларации (которых 8) занимают 12 страниц, но они заполняются в зависимости от статуса налогоплательщика и только если есть сведения, которые в них следует указывать.

Ошибки и исправления в декларации не допускаются. Если форма пишется от руки, то разрешают использовать только черные или синие чернила. Вот общие правила заполнения декларации 3-НДФЛ:

1. При заполнении бланка от руки все текстовые и числовые поля (ФИО, ИНН, суммы и т.п.) следует писать слева направо, начиная с крайней левой ячейки, заглавными печатными символами по образцу, который находится на сайте ФНС. Старайтесь, чтобы буквы максимально походили на образец. Если после заполнения строки остались пустые ячейки, то в них следует проставить прочерки до конца поля. Если какое-либо поле оказалось пустым, то во всех его ячейках ставят прочерки.
2. При оформлении на компьютере требуется выравнивание всех числовых значений по правому краю. Рекомендуется использовать исключительно шрифт Courier New с выставленным размером от 16 до 18.

Все страницы формы нумеруются по порядку путем заполнения поля «Стр.» начиная с 001 (титульный лист). Количество страниц указывается на титульном листе, как и количество дополнительных документов. Если одной страницы раздела или листа формы не хватает, то используйте необходимое количество дополнительных страниц из этого же раздела.

Как в рукописном, так и в печатном варианте отчета все суммы указываются с копейками. Исключением является сумма самого налога, который необходимо округлить до полных рублей по обычному арифметическому правилу: если в сумме менее 50 копеек, то они отбрасываются, а начиная с 50 копеек и выше — округляются до полного рубля. Доходы или расходы, которые по документам исчислены в иностранной валюте, для внесения в отчет следует пересчитать в рубли по курсу Центробанка РФ на дату их фактического получения. Сведения, приведенные в декларации, подтверждаются документами, копии которых прилагаются к декларации. При необходимости, для перечисления документов, приложенных к 3-НДФЛ, составляют реестр в произвольном порядке.

Подробнее: какие документы следует приложить к декларации 3-НДФЛ

Как правильно заполнить декларацию 3-НДФЛ индивидуальному предпринимателю

ИП обязательно включают в состав декларации титульный лист, разделы 1 и 2, даже если подают нулевую декларацию. Если получили доходы от предпринимательской деятельности за отчетный год, то надо также заполнить приложение 3 к декларации. Последовательность заполнения листов для ИП такая: приложение 3, раздел 2, раздел 1, титульный лист.

Приложение 3

Что указываем в приложении 3 построчно (разд. VIII Порядка заполнения № ЕД-7-11/913@):

• стр. 010 — код вида деятельности из приложения № 5 к Порядку заполнения (для обычной предпринимательской деятельности пишем«01»);
• стр. 030–045 — доходы и фактические расходы по этому виду деятельности (для расчета налоговой базы и вычета);
• стр. 050–070 — итоговые суммы по всем видам деятельности: общий доход, профессиональный вычет и уплаченные авансы;
• стр. 080 — не заполняем, если указали код «01», эту строку оформляют только главы КФХ;
• стр. 090–100 — заполняются, если применяли нерыночные цены в сделках с взаимозависимыми лицами и сами корректировали базу;
• стр. 110–150 — для резидентов, получавших доходы по ГПД или авторские вознаграждения;
• стр. 160–162 — доходы от бизнеса за I квартал, полугодие и 9 месяцев;
• стр. 170–172 — профессиональные вычеты, которые учли при расчете авансов;
• стр. 180–182 — стандартные вычеты, которые учли при расчете авансов;
• стр. 190–192 — налоговая база для начисления авансов;
• стр. 200–202 — начисленные авансовые платежи.

В строке 040 показываем общую сумму бизнес-расходов, которые подтвердили документами и учли в профессиональном вычете. Ниже надо расшифровать, из чего состоит эта сумма:

• 041 — материальные расходы;
• 042 — амортизация;
• 043 — зарплата и вознаграждения физлицам;
• 044 — страховые взносы (ИП за себя);
• 045 — прочие расходы.

Данные для заполнения этих строк берем из книги учета доходов и расходов.

А в строке 060 подводим итог:

• если расходы подтверждены документально — суммируем строки 040 по всем видам деятельности;
• если документов нет — указываем 20 % от общего предпринимательского дохода.

Раздел 2

В этом разделе считаете налог к уплате или возврату по каждой группе доходов отдельно. В этом разделе проводим расчет налоговой базы и суммы налога по видам доходов — отдельно по каждой группе доходов. Здесь же указывается код вида дохода в 3-НДФЛ: все группы доходов и их кодировки приведены в приложении № 4 к Порядку № ЕД-7-11/913@. Для предпринимательской деятельности в поле 001 указываем код 01.

Подробнее: как указать код вида дохода в отчете 3-НДФЛ

Сначала определяем налоговую базу по строкам:

• 010 — общая сумма доходов;
• 020 — доходы, которые не облагаются НДФЛ;
• 030 — доходы, облагаемые налогом;
• 040 — все налоговые вычеты, для кода «01» в этой строке учитывают профессиональный вычет (стр. 060 приложения 3) + расходы по ГПД и авторские (стр. 150 приложения 3) + вычеты из приложений 5–7 к декларации;
• 050 — расходы (убытки) по отдельным видам операций, сумма строк 040 и 052 приложения 8 к декларации в части убытков текущего налогового периода;
• 060 — налоговая база, строка 030 минус строки 040 и 050.

Затем рассчитываем налог в строках:

• 070 — НДФЛ, который начислен к уплате, для доходов с кодом «01» и «02» считаем по прогрессивным ставкам от 13 до 22 %;
• 100 — сумма уплаченного торгового сбора, заполняется только для кода «01»;
• 140 — налог, уплаченный при ПСН, если потеряли право на патент и перешли на ОСНО, тоже только для кода «01»;
• 150 — НДФЛ к доплате в бюджет за год, без учета авансовых платежей за I квартал, полугодие и 9 месяцев;
• 160 — НДФЛ к возврату из бюджета;
• 170 — НДФЛ, который вернули/зачли в связи с применением упрощенных вычетов.

Раздел 1

Раздел 1 «Сведения о суммах налога, подлежащих уплате (доплате) в бюджет/возврату из бюджета» обязателен для всех, кто сдает декларацию 3-НДФЛ. В нем приводятся соответствующие данные о сумме подоходного налога и вычетов по НДФЛ. А вот что писать в уплаченной сумме фиксированных авансовых платежей, подлежащей зачету, в 3-НДФЛ — суммы авансов, перечисленных ИП в счет подоходного налога в течение отчетного года.

Если в течение года у вас были не только предпринимательские доходы (зарплата, продажа имущества и пр.), то заполните эти строки:

• 020 — код бюджетной классификации налога;
• 030 — ОКТМО;
• 040 — налог к доплате в бюджет, но если ничего не должны, то ставьте 0;
• 050 — налог к возврату из бюджета, но если ничего не возвращаете, то ставьте 0.

Если у вас несколько разных КБК или ОКТМО, то заполняйте отдельные блоки строк 020–050 для каждого из них.

Для доходов от предпринимательской деятельности надо заполнить п. 2 раздела 1:

• стр. 080, 100 (110), 130 (140) — авансовые платежи по НДФЛ, которые поквартально начислили в течение года;
• стр. 160 (170) — НДФЛ к доплате или уменьшению по итогам года.

При необходимости, заполните несколько блоков строк 080–170. К примеру, если вели разные виды деятельности.

Приложение к разделу 1 заполняют для возврата денег из бюджета. Если хотите вернуть переплату с ЕНС на свой расчетный счет, то укажите в заявлении:

• в строке 010 — сумму к возврату;
• в строке 020 — БИК банка;
• в строке 030 — номер счета;
• в строке 040 — номер банковской карты, если переплату надо перечислить на карту.

Титульный лист

В пункте «ИНН» на титульном и всех остальных листах указывают корректный идентификационный номер налогоплательщика-респондента. Если отчет сдается впервые, то в графе «Номер корректировки» следует указать «0--». А если предприниматель повторно отправляет исправленный документ, то в этой графе ставится порядковый номер исправления. В графе «Налоговый период (код)» ставится код отчетного периода, для годовой отчетности это будет код 34. Если декларация сдается не за год, а при прекращении деятельности, то указывают код 86.

Поле «Отчетный налоговый период» предназначено для указания отчетного года в декларации 3-НДФЛ — года, за который декларируется доход. Кроме того, следует правильно заполнить графу «Предоставляется в налоговый орган (код)». В нее вписывается четырехзначный номер налогового органа, в котором налогоплательщик состоит на учете. В этом коде первые две цифры — это номер региона, а последние — код инспекции ФНС.

Важным полем, на которое следует обратить внимание при оформлении титульного листа, является код категории налогоплательщика. Все используемые значения приведены в приложении № 1 к порядку заполнения отчета. Вот некоторые из них:

• ИП — 720;
• нотариус — 730;
• адвокат — 740;
• физические лица без статуса ИП — 760;
• фермер — 770.

О себе налогоплательщик сообщает следующие сведения: код страны, ФИО, дату рождения (полную), данные паспорта, номер записи ЕРН (необязательно) и номер контактного телефона.

Для документов, удостоверяющих личность, предусмотрена собственная система кодировки, которая приведена в приложении № 2 к порядку заполнения отчетной формы:

• паспорт гражданина РФ — 21;
• свидетельство о рождении — 03;
• военный билет — 07;
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета, — 08;
• паспорт иностранного гражданина — 10;
• свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории РФ — 11;
• вид на жительство в РФ — 12;
• удостоверение беженца — 13;
• временное удостоверение личности гражданина РФ — 14;
• разрешение на временное проживание в РФ — 15;
• свидетельство о предоставлении временного убежища в РФ — 19;
• свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства, — 23;
• удостоверение личности военнослужащего РФ — 24;
• иные документы — 91.

Поле «Статус налогоплательщика» предназначено для обозначения резидентства, цифра 1 в нем означает, что налогоплательщик — резидент РФ, а цифра 2 — нерезидент РФ. Также на титульном листе указывают общее число листов в отчете, ставят подпись и дату его заполнения.

Если отчет сдается через представителя, то указываются его полные данные и номер электронной доверенности.

По теме: КБК по НДФЛ с доходов, полученных гражданами в соответствии со статьей 228 Налогового кодекса РФ

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ физическому лицу

Рассмотрим, как заполнить форму 3-НДФЛ для налогового вычета физическому лицу, не зарегистрированному в качестве ИП. Независимо от того, какие доходы декларирует гражданин и собирается ли он просить о налоговом вычете, ему придется заполнить титульный лист, разделы 1 и 2 декларации. Приложения заполняют только при необходимости:

• 1 и 7 — при оформлении налогового вычета при покупке недвижимости или вычета в связи с оплатой ипотеки;
• 1 и 6 и расчет к приложению 1 — при декларировании доходов от продажи недвижимости и иного имущества;
• 1 — при сдаче недвижимости в аренду;
• 1 и 5 — при оформлении налогового вычета на лечение, образование, стандартных и инвестиционных вычетов;
• 1 и 5 и расчет к приложению 5 — для получения вычета при затратах по договорам страхования (жизни, пенсионного обеспечения).

Если налогоплательщик продает недвижимость, то он заполняет приложение 1 и расчет к нему. В приложении № 6 надо рассчитать имущественные вычеты по доходам от продажи недвижимости. Если у гражданина есть документы, подтверждающие расходы на проданное имущество, то он заполняет поле 020, а если их нет — строку 010. Если на другие вычеты налогоплательщик не претендует, то указанное в графах 020 или 010 значение переносится в поле 160. А если вы взяли ипотеку на жилье, купили квартиру и хотите получить имущественный вычет, то заполните такие разделы: титульный лист, раздел 1 и приложение к нему (заявление на возврат подоходного налога), раздел 2, приложения № 1 и 7.

В приложении № 1 физлица показывают доходы от источников в РФ. Заполнение начинается с ИНН, фамилии и инициалов налогоплательщика. В разделе 2 уточняют доход для расчета налога, облагаемую базу и сумму НДФЛ. В приложении № 7 проводят расчет имущественных вычетов по расходам на новое строительство или приобретение недвижимости.

Каждый налогоплательщик самостоятельно определяет, какие разделы надо заполнить. Готовый отчет направляют в территориальную ИФНС в течение всего года.

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ онлайн

Каждый пользователь сможет заполнить бесплатно самостоятельно 3-НДФЛ онлайн в 2025 году. Для онлайн-заполнения необходимо иметь зарегистрированный личный кабинет налогоплательщика — ИП или физического лица. Логин и пароль для этого сервиса получают в ФНС после указания всех личных данных при регистрации.

Многие операторы бухгалтерских сервисов предлагают пользователям удобные программы с инструкцией в режиме онлайн для ее последующей отправки по интернету или для распечатки на бумаге. Такой способ предпочтителен для тех налогоплательщиков, которые не занимаются бухгалтерией и не имеют опыта заполнения отчетности, хотя специфических знаний для корректного внесения данных в эту форму не требуется. Обычно это платная услуга.

Дополнительно: как подать уточненную декларацию 3-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика

Как накажут за ошибки в декларации 3-НДФЛ и неуплату подоходного налога

За неуплату НДФЛ предусмотрен штраф, который составит 5 % от не уплаченной суммы налога за каждый месяц со дня просрочки, в том числе неполный. За отсутствие отчета, если в нем нет суммы НДФЛ к уплате, штраф минимален — 1000 рублей. Если налог к уплате есть, то придется заплатить штраф в размере до 30 % от суммы начисленного налога за все время просрочки.

Ответы на частые вопросы