Считается ли заявлением по ст. 62 ТК РФ письмо на e‑mail?

Вопрос: электронное заявление по e‑mail

Работник направил работодателю на официальную электронную почту текст заявления о выдаче копий документов, связанных с работой, ссылаясь на часть 1 статьи 62 ТК РФ. Возник вопрос, признаётся ли такое электронное письмо надлежащим «письменным заявлением» в смысле указанной нормы и обязан ли работодатель в трёхдневный срок выдать копии документов на основании такого обращения.

Ответ: e‑mail не заменяет бумажное заявление

Ответ Онлайнинспекции: электронное письмо не считается надлежащим образом поданным заявлением по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. В целях реализации этой нормы заявление работника должно быть оформлено именно в письменной форме на бумажном носителе, а не в виде сообщения, отправленного по электронной почте. Соответственно, обращение по e‑mail не запускает для работодателя обязанность, установленную статьёй 62 ТК РФ.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ прямо увязывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с наличием у работодателя письменного заявления работника. Только при наличии такого заявления у работодателя возникает установленный законом трёхдневный срок для подготовки и выдачи копий.

Специалисты исходят из того, что в рамках этой нормы под «письменным заявлением» понимается заявление, оформленное в традиционной письменной форме, а не электронное обращение по e‑mail. Поэтому сообщение, направленное по электронной почте, не считается соблюдением требования о письменной форме заявления для целей статьи 62 ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ, статья 62, часть 1: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Вывод: e‑mail не запускает обязанность работодателя

Таким образом, для получения копий документов по ч. 1 ст. 62 ТК РФ работнику требуется подать работодателю именно письменное заявление на бумаге, а одно лишь направление текста заявления по электронной почте не считается надлежащим выполнением требования о письменной форме и не обязывает работодателя выдавать документы в установленный трёхдневный срок.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.