Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Делопроизводитель организует и обеспечивает документооборот компании.
2. Он обрабатывает корреспонденцию, контролирует движение документов и готовит их для архива.
3. Профессия остаётся востребованной, так как специалист повышает эффективность деятельности организации.
4. Сотрудник должен быть аккуратным, ответственным, системно мыслить и грамотно писать.
5. Работник несет ответственность за соблюдение стандартов и правил хранения документации.

Кто такой делопроизводитель

Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это будет специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимаются несколько служащих или целый отдел.

Ознакомьтесь с основами делопроизводства и документооборота для новичков

Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:

• общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Квалификационные требования к делопроизводителю согласно профстандарту

Где нужен делопроизводитель, где работать после получения профессии

В современном мире многие родители выпускников стараются направить детей обучаться на специальности, которые сейчас востребованы. Отметим, что профессия делопроизводителя считается востребованной. Эти специалисты повсеместно нужны на многих предприятиях, несмотря на развитие автоматизации и цифровых технологий. Такой сотрудник обеспечивает эффективную деятельность компании. Он не только обрабатывает поступающую корреспонденцию, но и контролирует документооборот, отвечает за безопасность и хранение бумаг. В условиях, когда организации все больше соблюдают нормы законодательства и занимаются обеспечением архивов, эта работа становится более значимой.

Кому подойдет работа делопроизводителем

Около 10 месяцев после окончания университета мне довелось поработать в качестве делопроизводителя в детском саду. Масштабность документов и количество рабочих задач меня тогда изрядно напугали, так как без опыта работы было страшно браться за такую работу. Но мне повезло с наставником: заведующая детсада была очень грамотной и карьерный путь как раз начинала с делопроизводителя, она передала мне опыт и всегда давала советы при возникновении рабочих вопросов. Работа мне очень подходила, но меня пригласили работать специалистом по кадрам в другую организацию, поэтому мы с заведующей составили перечень личных качеств для делопроизводителя, чтобы ориентироваться на них при подборе специалиста.

Должность подойдет аккуратному и ответственному человеку, готовому работать с документами постоянно. Чтобы выполнять обязанности делопроизводителя в государственном учреждении, человеку важны такие качества и навыки:

1. Системное мышление. Специалисту необходимо видеть всю систему документооборота: как один документ влияет на другой, как он движется от автора к исполнителю, как хранится и архивируется. Без системного мышления легко запутаться, особенно в больших компаниях с огромным количеством документации.
2. Гибкость и адаптивность. Делопроизводитель знает законы, стандарты, программы учёта — всё это постоянно обновляется. Он самостоятельно следит за изменениями и быстрой перестройкой процессов.
3. Хороший уровень письменной речи. Документальное оформление требует грамотного изложения мыслей, аккуратности и внимания к стилю текста. Грамотно составленный документ повышает доверие и уважение к организации.

Требования и навыки для работы делопроизводителем

Требования и навыки, нужные для работы делопроизводителем, прописаны в профстандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. Приказом Минтруда РФ от 15.06.2020 № 333Н. Для выполнения своего функционала сотрудник обязан знать:

• НПА и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
• порядок работы с документацией;
• современные информационные технологии работы с документооборотом;
• правила работы со входящими, исходящими и внутренними документами;
• типовые сроки обработки бумаг/запросов;
• виды документации, сроки ее хранения;
• требования, предъявляемые к заполнению документации;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• сроки отправки ответов на запросы;
• системы электронного документооборота;
• требования охраны труда.

Функции делопроизводителя в организации

Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.

Читайте:

• какие требования предъявляются к оформлению документации;
• что входит в должностные обязанности секретаря.

Должностные обязанности делопроизводителя

Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:

• создание документа;
• документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
• подготовка и сдача бумаг на хранение.

Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.

Пример должностных обязанностей секретаря-делопроизводителя

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Ответственность работника

Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:

• дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
• административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
• уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
• материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.

Часто задаваемые вопросы по теме