Как составить приказ на утверждение графика отпусков

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

Как сформировать график отпусков сотрудников предприятия

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отдыха:

• ежегодные оплачиваемые дни;
• не использованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

План предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Может пригодиться: умный график отпусков

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли план отдыха сотрудников специально утверждать приказом или достаточно подписи генерального директора на самом графике?

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированную форму Т-7, введенную Госкомстатом в 2004 году. Сейчас она носит рекомендательный характер, т.е. необязательна, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Но многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ о введении в действие графика отпусков, да и в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Подробнее: как составить график отпусков

Получается, если специального приказа нет, то и никакого нарушения не будет, и проверяющие не оштрафуют. Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не уведомлены вовремя о предстоящем отпуске (штраф за это достигает 70 000 рублей — для компаний и до 20 000 рублей — для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается дополнительный распорядительный документ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что приказ об утверждении графика отпусков у ИП и в организации нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, для подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс — наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могли что-то упустить.

Дополнительно:

• как написать заявление на отпуск;
• как составить приказ на отпуск;
• сгорает ли неиспользованный отпуск.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, то его форму придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, он выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Покажем подготовленный с учетом этих требований вариант оформления приказа:

Это примерный вариант документа, который вы можете использовать в качестве основы для подготовки собственного распоряжения

Помните, что приказ напрямую связан с планом выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

Часто задаваемые вопросы по теме