Передача персональных данных работника третьим лицам: как не нарушить закон

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Персональные данные работника иногда можно передавать другим организациям.
2. Если информацию требуют специальные органы, разрешение сотрудника не нужно.
3. В остальных случаях нужно письменное согласие, где четко указаны суть и цель передачи сведений.
4. Внутри самой компании порядок обмена такой информацией должен быть строго прописан и всем понятен.
5. За неправильную передачу личных сведений могут наказать вплоть до тюрьмы.

Когда по закону можно передавать персональные данные работников третьим лицам

Работодатель — это оператор, который производит сбор, хранение, использование, передачу и т.п. личной информации о сотрудниках в ходе трудовых с ним отношений.

В процессе хозяйственной деятельности предприятие взаимодействует с различными контрагентами, контролирующими органами, социальными структурами, иными третьими лицами. Такие взаимоотношения требуют того, чтобы работодатель предоставил заинтересованной стороне персональные сведения о подчиненных.

Надо знать: что относится к персональным данным работника

Запрета на это закон не установил. Передать их разрешено как с согласия, так и без согласия работника.

Без согласия работника

Одобрение на передачу персональной информации третьему лицу не нужно получать от работника, если это необходимо:

• для предотвращения угрозы жизни/здоровья;
• в рамках обязательного соцстрахования, т.е. направление данных в Социальный фонд России производят без одобрения застрахованного лица;
• для направления информации в ФНС, военкомат, профсоюз;
• при ответе на обоснованные запросы от прокуратуры, полиции, ФСБ, трудовой инспекции, от иных учреждений, которые вправе запрашивать материалы о сотрудниках;
• для начисления зарплаты. В этом случае сведения в банк направляют без согласия гражданина, если: соглашение на оформление зарплатной карты подписано непосредственно с работником и в нем есть условие о передаче ПД работника работодателем, у руководителя компании есть доверенность от сотрудника на заключение договора на выпуск и обслуживание карты, такая система оплаты за труд предусмотрена в колдоговоре.

Такие случаи перечислил Роскомнадзор в разъяснениях от 24.12.2012.

С обязательным согласием работника

Всем, кто работает с личной информацией работников, запрещено ее сообщать третьим лицам, если на это не получено одобрение (ст. 7 ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006) или если это не отдельные случаи, о которых указано выше.

Может пригодиться: как оформить согласие на обработку персональных данных

Как составить согласие на передачу персональных данных

Как правило, владелец персональных сведений оформляет согласие в письменной форме. Из содержания документа должно однозначно следовать, что человек одобрил предоставление заинтересованному лицу информации о себе.

Законом установлены требования к тексту бумаги (ст. 9, 10.1 ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006, приказ № 18 от 24.02.2021):

• фамилия, имя, отчество (если есть) владельца персданных;
• его контакты (телефон, адрес или e-mail);
• реквизиты оператора (наименование, адрес, ИНН, ОГРН);
• реквизиты третьего лица (кому данные будут переданы);
• цель обработки личных сведений;
• перечень конфиденциальной информации, которая будет передана третьему лицу;
• срок, в течение которого действует согласие.

Образец согласия и шаблон для работы

Предлагаю такой образец документа:

Образец согласия на передачу персональных данных работника третьей стороне

Передача персональных данных внутри организации: нюансы

Чтобы избежать хаотичного, бесконтрольного распространения личных сведений о работниках внутри компании, руководитель принимает меры, например (ст. 86, 87, 88 ТК РФ):

1. Разрабатывает и утверждает положение о работе с персональными данными. В документе важно прописать условия хранения и применения данных о работнике, цель и объем использования информации.
2. Письменно знакомит трудовой коллектив с положением. Если кто-то нарушит его, то последует ответственность.
3. Определяет круг лиц, которые имеют доступ к персданным сотрудников в том объеме, который необходим для выполнения трудовых обязанностей. Обычно к таким лицам относятся сотрудники отдела кадров и бухгалтерии.

Ответственность за нарушения

Если передать конфиденциальную информацию без согласия ее владельца или в нарушение установленного порядка, то грозит ответственность (ст. 24 ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006):

1. Административная. Так, за работу с личными данными без согласия работника привлекут к административной ответственности (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Штраф для юрлиц составит от 100 000 до 300 000 руб. Данная статья имеет и иные составы правонарушений.
2. Гражданско-правовая. Виновное лицо обязано компенсировать пострадавшему моральный вред и возместить убытки (ст. 15, 151 ГК РФ).
3. Дисциплинарная. Например, работника, который нарушил положения ЛНА о персданных, разгласил их, вправе уволить (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
4. Уголовная. За незаконную передачу или распространение конфиденциальных данных могут лишить свободы (ст. 137, 272.1 УК РФ]).

Подробнее: что грозит за незаконное распространение персональных данных

Передача данных третьим лицам: частые вопросы