Важно Минфин уточнит стандарт бухучета для госсектора 
Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.
Навигация
Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.
Зачем нужно
Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.
Рассмотрим такие вопросы:
- что относится к складским документам;
- в каких ситуациях используется каждый из них;
- где взять шаблон.
Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.
Этапы учета и их документирование
Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.
Таблица. Перечень складских документов.
| Компонент учета | Что это | Образцы складских документов | Зачем нужны | Количество экземпляров |
|---|---|---|---|---|
| Поступление | Товарная накладная | Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ | Два: один — у продавца, второй — у покупателя | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону | Получить ТМЦ с другого адреса | |||
| Приходный ордер | Зафиксировать прибытие | Один с подписями кладовщика и экспедитора | ||
| Акт о расхождении | Задокументировать несоответствие по количеству и качеству | Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии | ||
| Чек из кассового аппарата | Фискальный чек | Подтвердить факт покупки | Два: один — для покупателя, второй — для ФНС | |
| Складская ведомость, акт, справка | Прочие | Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом | ||
| Фактический учет | Партионная карта | Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной | Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию | |
| Карточка учета материалов | Учесть материалы по сортам и видам | Один | ||
| Внутреннее перемещение | Требование-накладная | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) | Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад | |
| Инвентаризация | Приказ о проведении инвентаризации | Инициировать проверку с указанием причины | Один — для председателя инвентаризационной комиссии | |
| Инвентаризационная опись | Отразить фактическое наличие ТМЦ | Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию | ||
| Сличительная ведомость | Зафиксировать отклонение от учетных показателей | |||
| Ведомость учета результатов инвентаризации | Оформить результаты | Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию | ||
| Хранение | Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение | Оформить принятие по договору хранения | В соответствии с договором | |
| Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение | Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя | Один | ||
| Выбытие | Лимитно-заборная карта | Отразить отпуск материалов при наличии лимитов | Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону | Передать ТМЦ по другому адресу | Два: один — у продавца, второй — у покупателя | ||
| Требование-накладная | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) | Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел | ||
| Товарная накладная | Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ | Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
Пригодится: составляем акт по форме ТОРГ-2
Почему некоторые формы совпадают
Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.
То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.
Что значит «ценная бумага» в учете склада
Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:
- двойное складское свидетельство;
- каждая из его частей в отдельности;
- простое складское свидетельство.
Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.
