Как вести учет расходов по бизнес-картам в программе «1С:Бухгалтерия»

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Привяжите бизнес‑карту в реквизитах организации к расчетному счету — это нужно для учета операций в «1С:Бухгалтерия».
2. В счете поставьте галочку «К счету привязаны корпоративные карты». Укажите номер карты и имя подотчетного лица.
3. Если у компании только один счет — пополняйте карту через «Операции, введенные вручную» или продублируйте счет в реквизитах.
4. Все траты по карте фиксируются в банковской выписке.
5. Снятие и покупки отражайте проводкой Дт71 Кт55, возврат средств — Дт55 Кт71.

Как настроить учет по бизнес-картам в программе «1С:Бухгалтерия»

Бизнес-карты привязываются к расчетному или специальному счету. Чтобы корректно отражать операции по расходу и пополнению — выполните настройки в программе «1С:Бухгалтерия».

Для этого действуйте по инструкции:

Шаг 1. Зайдите в главное меню, выберите пункт «Реквизиты организации» из блока «Настройки». Перейдите по вкладке «Банковские счета»:

В реквизитах компании сделайте настройки для учета расходов по бизнес-карте, привязав ее к счету

Шаг 2. Зайдите в расчетный счет, к которому открывается бизнес-карта

Поставьте галочку перед строкой «К счету привязаны корпоративные карты». Ниже появится окно в виде таблицы с двумя графами. В одну из них введите номер карты, в другую — подотчетное лицо, которому ее выдадите.

Для отражения поступлений и расходов по бизнес-карте в программе 1С: Бухгалтерия привяжите ее к счету в банке и укажите подотчетное лицо, которому она выдана

После нажатия на кнопку «Записать» настройка закончена.

Поделюсь с вами одной «фишкой» при отражении операций по бизнес-карте. Я столкнулась с такой ситуацией. Не нашла в перечне видов операций «Перевод на другой счет организации», и не получалось отправить деньги с расчетного счета на карту. Оказалось, чтобы этот вид расхода появился в перечне видов расходов — у организации должно быть открыто не менее двух счетов. А если вдруг компания небольшая и открыт только один счет? В этом случае предлагаю два варианта: пополнить карту, используя «Операции, введенные вручную», или в реквизитах организации продублировать имеющийся счет второй строкой.

Как проводить в 1С платежи по бизнес-картам

Подотчетное лицо, получившее в пользование «пластик», не вправе совершать с него траты в свою пользу. Расходы должны касаться только нужд бизнеса. С бизнес-карты производится оплата:

• товаров и услуг;
• проездных билетов;
• проживания в гостинице;
• иных расходов, за которые подотчетник отчитывается перед компанией.

Читайте: как работать с подотчетными лицами

Бухгалтер не может контролировать момент совершения платежа. Информация о тратах фиксируется в банковской выписке. Если у вас подключена система «Банк-Клиент», то в программу «1С:Бухгалтерия» выписка загружается автоматически. В ней видны операции, совершенные по бизнес-карте. Если вы продолжаете работать с банком, используя бумажные выписки, то информация в учетную программу вносится вручную. Действуйте по следующему алгоритму:

Шаг 1. Зайдите в «Выписки банка» из главного меню программы («Банк и Касса» — «Банк» — «Банковские выписки»).

Зайдите через блок Банк и касса в Выписки банка, чтобы создать документ расхода по бизнес-карте

Шаг 2. Создайте новый документ «Списание с расчетного счета». Укажите в нем дату операции. Автоматически устанавливается актуальная дата. Если вы вносите данные с выписки за другое число, то исправьте дату. Заполните:

• счет учета: 55.4;
• номер банковского счета, к которому привязана бизнес-карта;
• реквизиты документа банка, по которому отражено списание денег с карты (они указаны в выписке);
• вид операции: перечисление подотчетному лицу;
• ФИО подотчетного лица;
• сумму покупки;
• статью расходов: выдача подотчетных сумм.

Если сотрудник совершил покупку с бизнес-карты, в программе 1С: Бухгалтерия отразите расход документом Выписка банка

Проведите документ.

Остается проверить проводки по проведенной операции.

Посмотреть проводки по расходу денег с бизнес-карты вы можете, перейдя из Банковской выписки на вкладку Движение документа

Как проводить в 1С снятие наличных средств с бизнес-карты

Выдача и прием наличных денег у бухгалтеров ассоциируются со счетом 50 «Касса». В случае с бизнес-картами счет 50 не задействуется. Операция отражается по банковской выписке по аналогии с покупкой. Заполнение формы документа аналогично. Отличие состоит только в блоке «Назначение платежа». Здесь формулировка будет такой:

«Снятие наличных денег в банкомате с бизнес-карты Ивановым Иваном Ивановичем».

Проводки по документу будут аналогичны оплате с карты:

Дт 71 Кт 55.

Узнайте, как правильно указать назначение платежа при переводе средств

Как проводить в 1С возврат денег на бизнес-карту

Сотрудник может вернуть через банкомат средства, которые он ранее снял и не потратил. В программе «1С:Бухгалтерия» подобная операция отражается также в банковской выписке.

Шаг 1. Открываем ее («Банк и касса» — «Банковские выписки»), выбираем «Поступление»:

Если подотчетное лицо ранее не израсходовало деньги, снятые с бизнес-карты, возврат происходит через банкомат и отражается в программе 1С: Бухгалтерия в банковской выписке

Шаг 2. В открывшемся окне заполняем:

• дату документа;
• счет учета — 55;
• номер счета, к которому привязан платежный инструмент;
• вид операции: возврат от подотчетного лица;
• сумму;
• статью доходов: возврат подотчетной суммы.

Заполните блок: назначение платежа с формулировкой:

«Возврат подотчетных средств на бизнес-карту Ивановым И.И. НДС не облагается».

Возврат денег на бизнес-карту в 1С: Бухгалтерия отражается выпиской банка

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дт 55 Кт 71.

Ее экономический смысл: уменьшился долг подотчетного лица перед компанией, и увеличились средства на бизнес-карте.

Проверьте корректность проводки, перейдя по кнопке Дт Кт:

После проведения операции по возврату денег на бизнес-карту проверьте корректность проводок