Какие закрывающие документы должен предоставить самозанятый контрагенту

Как правильно организовать документооборот ООО с самозанятым

Строгих правил о том, как выстраивать документооборот при оказании услуг плательщиками НПД, законодательство не предусматривает. Вместе с тем, исходя из моей практики сопровождения как ООО, так и самозанятых, я рекомендую придерживаться нескольких правил. Закрывающие документы будут поступать вовремя, и не возникнет споров с ФНС.

Может пригодиться: как заключить с самозанятым договор на бухгалтерские услуги

Ключевой элемент в документообороте ООО при оказании услуг самозанятым — это заключение договора с ним. Чтобы обмен закрывающими документами являлся эффективным, в договоре крайне важно учесть несколько моментов:

1. Формат договора. Вы вправе заключать договор как в простой письменной форме, так и использовать электронный документооборот. Если выбираете электронный формат, то необходимо в договоре отдельно прописать, что стороны договорились использовать этот способ обмена закрывающими документами. Это сразу решает вопрос с юридической силой актов и других бумаг. Пример формулировки об ЭДО:

«Электронный документооборот между Сторонами осуществляется через оператора электронного документооборота ООО „Безопасные технологии“ (далее — Оператор ЭДО). Стороны используют сервис Оператора ЭДО „Отправка“, размещенный по адресу в Сети интернет: otpravka.nashglavbuh.org».

2. Акт выполненных работ. Рекомендую указать, что по итогам выполненных работ или за определенный период составляется акт о выполнении работ, который подписывается сторонами. Подписанный акт — это закрывающий документ, подтверждающий, что работы выполнены качественно и у заказчика нет претензий. Он дублирует факт хозяйственной жизни, зафиксированный в чеке самозанятого. В акте необходимо указать реквизиты сторон, ссылку на номер и дату договора, сумму вознаграждения. Подписывают документ обе стороны — это подтверждает, что работа выполнена и закрывающий документ по услуге согласован.

Подробнее: как выглядит акт выполненных работ от самозанятого

3. Оплата и предоставление закрывающих документов. Пропишите в договоре четкий алгоритм: оплата услуг производится только после подписания акта. Рекомендую указать, что после поступления оплаты на основании подписанного акта самозанятый обязан представить вам чек, сформированный в приложении «Мой налог», в конкретный срок. Например, в течение девяти дней. Чтобы мотивировать исполнителя, вы вправе предусмотреть санкции за непредставление закрывающего документа: например, штраф в размере 10 % от суммы вознаграждения за услугу. Это дисциплинирует контрагента и гарантирует, что все чеки и акты будут у вас вовремя.

Один из моих клиентов хотел включить в соглашение с плательщиком НПД санкцию 90 % от гонорара за просрочку закрывающего документа хотя бы на один день. Я рекомендовал отказаться от такого подхода. Дело заключается в том, что в случае спора суд может посчитать санкцию несоразмерной нарушению и существенно снизить ее.

Какие закрывающие документы нужны от самозанятого физлица

Для физического лица, применяющего НПД, главным и единственным обязательным закрывающим документом по закону является чек. Обязанность выдать его закреплена в ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Этот чек формируется в мобильном приложении «Мой налог» и подлежит передаче заказчику в момент расчета при оплате наличными либо не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчетным, при безналичной оплате.

В чеке самозанятого обязательно указываются:

• наименование услуги;
• сумма;
• ИНН компании-заказчика.

Вместе с тем, чтобы подтвердить реальность сделки, рекомендую, помимо чека, подписывать самозанятым акт выполненных работ. Этот документ является закрывающим, хотя требовать его вы не вправе, если иное не предусмотрено договором с плательщиком НПД. Акт служит дополнительным подтверждением того, что услуги оказаны в рамках договора и претензий по качеству нет.

Какие закрывающие документы нужны от самозанятого ИП

Ситуация с индивидуальным предпринимателем, применяющим режим НПД, с точки зрения закрывающих документов ничем не отличается от работы с обычным самозанятым без статуса ИП. Если контрагент зарегистрирован как ИП и применяет НПД, то обязательным закрывающим документом для него остается только чек. Его нужно сформировать в приложении «Мой налог».

При этом договор с таким исполнителем заключать также обязательно. В нем вы вправе прописать обязанность ИП на НПД представлять не только чеки, но и акт об оказании услуг. Хотя акт не является обязательным для ИП на НПД по закону, его наличие упрощает документооборот и снижает риски споров с налоговой.

Что грозит ООО, если у него нет закрывающих документов от самозанятого

Главный риск — налоговый. Если у компании нет чека, сформированного самозанятым, то выплаченное ему вознаграждение не может быть признано документально подтвержденным расходом. Налоговая инспекция снимет эти затраты и доначислит страховые взносы, как за «обычное» физлицо.

Отсутствие закрывающих документов в виде чеков и актов способно свидетельствовать о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми. В таком случае, помимо доначислений, ООО ждет привлечение к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ со штрафом от 50 000 до 100 000 рублей.

Кроме того, отсутствие актов об оказании услуг создает риск для самого заказчика. Если возникнет спор об объеме или качестве работ, то доказать факт их надлежащего выполнения будет сложно. В связи с чем, даже если закон не требует акта, я рекомендую включать его в перечень закрывающих документов.

Если самозанятый не выдает чек — вы как заказчик вправе направить жалобу в ФНС через приложение. Налоговая проверит нарушителя и способна оштрафовать его за невыдачу чека.

Узнайте, как написать жалобу в налоговую инспекцию