Может ли работодатель не возместить билеты в командировку, если их оплатила супруга?
Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф ответили на вопрос, обязан ли работодатель компенсировать расходы на проезд в командировку, если билеты были куплены не самим работником, а его супругой, и можно ли из‑за этого или трёхдневного срока отказать в возмещении.
Вопрос: возмещение билетов супругой оплаченных
Работник был внепланово направлен в служебную командировку, при этом железнодорожные билеты на его имя оперативно приобрела супруга со своего счёта. По возвращении работник представил работодателю авансовый отчёт и подтверждающие документы в пределах трёх рабочих дней, однако бухгалтерия отказалась их принимать и заявила, что расходы на проезд не будут компенсированы, так как билеты оплачивались не самим работником. Возникает вопрос, вправе ли работодатель не возмещать такие затраты.
Ответ: отказ признан неправомерным
Ответ Онлайнинспекции: сам по себе факт, что стоимость проезда в командировку оплатил не работник, а его супруга, не освобождает работодателя от обязанности возместить расходы на проезд при надлежащем документальном подтверждении. Эксперты также указывают, что даже пропуск установленного трёхдневного срока для представления авансового отчёта не отменяет обязанность работодателя компенсировать командировочные расходы. Следовательно, отказ в принятии документов и возмещении стоимости билетов в описанной ситуации считается неправомерным.
Правовое обоснование позиции
Часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ прямо возлагает на работодателя обязанность возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, включая проезд, найм жилья, суточные и иные затраты, понесённые с ведома или разрешения работодателя. Норма не ставит эту обязанность в зависимость от того, с какого именно счёта или чьей банковской картой фактически были оплачены билеты, если расходы документально подтверждены и связаны с командировкой.
Пункт 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, устанавливает для работника обязанность по возвращении из командировки представить авансовый отчёт с документами о фактических расходах по проезду и проживанию в срок не позднее трёх рабочих дней. Вместе с тем специалисты разъясняют, что даже при нарушении этого срока обязанность работодателя по возмещению необходимых командировочных расходов сохраняется. Следовательно, ни личность плательщика по билетам, ни трёхдневный срок сдачи отчёта не могут рассматриваться как законное основание для отказа в компенсации подтверждённых затрат на проезд.
Трудовой кодекс РФ, статья 168, часть 1: в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Вывод: билеты должны быть компенсированы
Таким образом, если поездка была служебной, а расходы на билеты документально подтверждены, работодатель обязан их возместить, даже если оплату производил супруг работника и даже при пропуске трёхдневного срока сдачи авансового отчёта.
Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.