Договор аутсорсинга бухгалтерских услуг: составляем правильно

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Аутсорсинг позволяет не брать в штат бухгалтера, а передать эти задачи внешней компании или специалисту.
2. Это подходит малому бизнесу, стартапам и сезонным компаниям.
3. Исполнителем может быть только человек с профильным образованием и без судимости или фирма с таким сотрудником.
4. За нарушения отвечает компания‑заказчик, но она вправе взыскать с исполнителя убытки и неустойку.
5. В договоре обязательно пропишите предмет, цену, порядок услуг, приём работ и защиту персональных данных сотрудников.

Аутсорсинг бухгалтерии: кому он подойдет

Расскажу сначала, что представляет собой аутсорсинг бухгалтерских услуг. Аутсорсинг бухгалтерских услуг подразумевает под собой передачу функций по ведению бухгалтерского и (или) налогового учета специализированной внешней компании или стороннему бухгалтеру.

Узнайте, для чего используют аутсорсинг

Такой вариант ведения бухгалтерского и налогового учета подходит не всем компаниям. Крупным компаниям с большим объемом документации выгодно нанять бухгалтера в штат, чем платить деньги за услуги аутсорсинга. А вот идеально эта модель подходит для следующих категорий бизнеса:

1. Малый бизнес и стартапы: для них содержание штатного бухгалтера с полным соцпакетом и рабочим местом часто нерентабельно.
2. Средний бизнес с сезонной деятельностью, который сталкивается с резким увеличением нагрузки на бухгалтерию во время отчетных кампаний, в то время как в периоды затишья объем работы у бухгалтера существенно снижается. В этой ситуации заключение договора аутсорсинга бухгалтерских услуг позволит компании экономить средства, оплачивая только фактически предоставленные услуги.
3. Организации, которым требуется сторонний специалист для решения специфического вопроса. Например, когда планируются сложные процессы: реорганизация, привлечение инвестиций. В этом случае проще привлечь узкопрофильных внешних экспертов, чем брать их в штат.

В чем особенности договора аутсорсинга бухгалтерских услуг

В Гражданском кодексе нет нормативно-правовых норм, в которых бы упоминался договор аутсорсинга. При оформлении договора аутсорсинга следует руководствоваться нормами, регулирующими порядок заключения договоров об оказании услуг (глава 39 ГК РФ). Договор аутсорсинга по передаче ведения бухгалтерского учета стороннему лицу имеет особенности. Главная особенность аутсорсинга заключается в предмете. Исполнителю передается на выполнение не разовая задача, а целый комплекс регулярных функций: ведение бухгалтерского учета, сдача отчетности в налоговую и иное. По своей сути это будет долгосрочное сотрудничество.

Закон предъявляет определенные требования к лицам, которым передается ведение бухгалтерского учета, т.е. заключить договор аутсорсинга бухгалтерии с любым лицом не получится.

Вас может заинтересовать: как заключить договор на бухгалтерские услуги с самозанятым

Ведение бухгалтерского учета разрешено передать только лицу, имеющему высшее образование и стаж работы в области ведения бухучета или аудита не менее 3 лет за последние 5 лет, или 5 лет за последние 7 лет, если у претендента нет профильного высшего образования (ч. 6 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если функции по ведению бухучёта передаются юридическому лицу, то у него в штате должен числиться хотя бы один работник, отвечающий указанным критериям.

Принимая на себя обязанность по ведению бухгалтерского или налогового учета, исполнитель несет и ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на него обязанностей. По общему правилу, если услуги оказаны некачественно (например, не сдана вовремя отчетность или сдана с ошибками), заказчику разрешено потребовать от исполнителя возмещения убытков, понесенных по его вине (ст. 393 ГК РФ). Кроме того, компания сможет потребовать безвозмездно устранить недостатки или соразмерно уменьшить стоимость оказанных услуг. В договоре допустимо предусмотреть порядок и размер взыскания убытков и (или) неустойки за указанные нарушения.

Например, на тот случай, если компанию оштрафуют за нарушения в области ведения бухучета, в договоре стоит предусмотреть обязанность выплатить исполнителем заказчику неустойку в размере, равном размеру штрафа, взысканного с компании.

Еще одной особенностью договора аутсорсинга является необходимость передачи стороннему лицу персональных данных работников и важной финансовой информации. В связи с чем при заключении такого соглашения необходимо позаботиться об оформлении соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. Такое соглашение допустимо включить в текст основного договора или оформить отдельный документ. Закон не содержит требования о заключении между исполнителем и сотрудниками заказчика соглашения об обработке персональных данных. В случае работы с персональными данными заказчика, исполнитель действует по поручению организации-работодателя на основании договора оказания услуг, заключенного между ними. Однако работодателю для передачи личных данных работников стороннему бухгалтеру следует оформить письменное согласие с работниками на эти действия (ст. 88 ТК). За нарушение обработки персональных данных в этом случае ответственность перед субъектами персональных данных несет сам работодатель, а исполнитель несет ответственность только перед заказчиком (ч. 4, 5 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как снизить риски при аутсорсинге бухгалтерии

Минимизировать риски при передаче ведения бухгалтерского учета стороннему лицу позволят следующие действия:

• выбор надежного партнера, что потребует проверки его репутации и опыта;
• составление правильного договора, четко регламентирующего все условия сделки: от предмета договора до ответственности за ненадлежащее исполнение услуг;
• составление соглашение о конфиденциальности в целях предотвращения разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну;
• организация надлежащего взаимодействия между сторонами соглашения (компании рекомендуется назначить ответственное лицо, которому следует поручить обязанности по взаимодействию с исполнителем и контролю за его работой);
• обеспечение доступа организации к сервису исполнителя, с использованием которого ведется бухгалтерский учет.

Какие условия и моменты обязательно прописать в договоре аутсорсинга бухгалтерии

При его составлении важно учесть несколько ключевых условий и моментов. Вот основные пункты, которые следует включить в договор аутсорсинга:

1. Предмет договора

При составлении данного условия не стоит ограничиваться только фразой: «Исполнитель принимает на себя обязанность по ведению бухгалтерского учета». В документе следует четкое определить перечень действий, передаваемых на аутсорсинг.

Например: «По настоящему договору Исполнитель принимает на себя обязанность по ведению бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности Заказчика. Бухгалтерское и налоговое обслуживание Заказчика включает в себя:

• ведение бухгалтерского учета заказчика в программе 1С;
• подготовку и сдачу всех видов отчетности в налоговый орган и во внебюджетные фонды;
• расчет налогов и других необходимых, согласно законодательству РФ, обязательных платежей;
• подготовку платежных поручений и осуществление всех видов платежей;
• обеспечение порядка проведения инвентаризации;
• обеспечение расчетов по заработной плате работников Заказчика;
• иные действия, необходимые для ведения Исполнителем бухгалтерского и налогового учета Заказчика».

2. Цена услуг

В связи с тем, что соглашение заключается на длительный период времени, наиболее приемлемым вариантом является указание в договоре аутсорсинга фиксированной суммы, которую организация переводит исполнителю ежемесячно. В документе следует прописать размер ежемесячной платы, дату её внесения, валюту и порядок расчетов.

Например: «Стоимость услуг по договору составляет 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей ежемесячно, включая НДС (20 %). Заказчик оплачивает услуги Исполнителя путем перевода денежных средств в размере 25 000 рублей на расчетный счет Исполнителя, указанный в разделе договора «Реквизиты сторон», в течение 2 (двух) рабочих дней с момента подписания сторонами акта оказанных услуг за предыдущий месяц».

3. Порядок оказания услуг

Здесь допустимо отразить, в какие сроки исполнитель обязуется передавать заказчику на подпись подготовленную документацию, как происходит обмен документами между сторонами, кто является лицом, ответственным за взаимодействие сторон как от организации, так и от исполнителя и др.

4. Порядок принятия оказанных услуг

Для подтверждения оказанных услуг аутсорсинга ежемесячно составляется акт. Порядок его подписания и сроки оформления рекомендуется отразить в соглашении, например, так:

«Услуги считаются оказанными с момента подписания Сторонами акта оказанных услуг. Акт оформляется сторонами ежемесячно по факту оказанных услуг. Исполнитель обязан подготовить и направить Заказчику акт не позднее 2 (двух) рабочих дней после окончания отчётного месяца. Заказчик обязан рассмотреть его, подписать и направить Исполнителю подписанный акт или мотивированный отказ от подписания не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента получения акта».

5. Ответственность исполнителя

Для того чтобы обезопасить компанию от недобросовестной работы бухгалтера на аутсорсинге, в документе следует предусмотреть ответственность за ненадлежащее исполнение услуг. Включите в договор условия о взыскании убытков и неустойки за нарушения, допущенные при ведении бухгалтерии, в том числе если эти нарушения привели к штрафу. Изложить в документе указанный пункт допустимо следующим образом:

«В случае если Заказчик будет привлечен к административной или налоговой ответственности в связи с ненадлежащим оказанием Исполнителем услуг по настоящему договору, Исполнитель обязан выплатить Заказчику неустойку в размере наложенного на Заказчика штрафа».

Помимо указанных выше положений, в документ необходимо включить положения о конфиденциальности, порядке рассмотрения споров, возникающих между сторонами, и действия сторон при наступлении форс-мажорных обстоятельств.

Подробнее: как прописать в договоре перечень услуг и условия оплаты

Образец договора

Предлагаю пример оформления договора аутсорсинга бухгалтерских услуг:

Пример оформления договора об оказании бухгалтерских услуг

Отдаем бухгалтерию на аутсорсинг: частые вопросы