162

Как прописать в договоре условие (оговорку) об электронном документообороте

Размер шрифта:

Один из моих клиентов подписал крупный договор поставки, а акты решил обменивать «по привычке» — по почте и в мессенджерах. Когда возник спор по объёму и срокам — переписку контрагент просто не признал, а акты в сканах суд отверг. Разберёмся, как правильно прописать в договоре оговорку об электронном документообороте на практике, чтобы избежать подобных ситуаций.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Если обе стороны подписывают документы КЭП, отдельная оговорка формально не обязательна.
  2. При использовании простой подписи оговорку об ЭДО и способах идентификации нужно включить в договор.
  3. В оговорке укажите факт ЭДО, форматы файлов и виды подписей, чтобы документы имели юридическую силу.
  4. Рекомендуется прямо назвать оператора ЭДО и сервис «…» — это предотвращает споры о площадке обмена.
  5. Пропишите, какие документы направляют по ЭДО и в каких форматах, например, XML для налоговых форм.

Обязательно ли включать в договор оговорку об использовании ЭДО

Ответ на этот вопрос зависит от того, как именно стороны планируют подписывать электронные документы и какой вид подписи использовать. Если и заказчик, и исполнитель применяют усиленную квалифицированную электронную подпись, то ЭДО уже изначально имеет полную юридическую силу. Такой электронный документ приравнивается к бумажному экземпляру с подписью и печатью, поэтому отдельная оговорка в договоре формально необязательна.

Квалифицированная электронная подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром ФНС. У такой подписи есть сертификат, защищённый ключ и визуальное отображение информации о подписанте в самом документе.

Подробнее:

Ситуация меняется, если хотя бы одна сторона использует простую электронную подпись или неквалифицированную подпись. В этих случаях для подтверждения личности подписанта применяются логин, пароль, код из смс или иные действия. Чтобы такой электронный документ признавался равным бумажному, в договор обязательно включают условия об ЭДО и способы идентификации. В противном случае отправления, подписанные без КЭП, не будут иметь юридического значения.

По сути, соглашение об электронном документообороте — это договоренность контрагентов, в которой они признают юридическую силу цифровых документов. В такой оговорке среди прочего фиксируется:

  • факт использования ЭДО;
  • формат файлов при обмене;
  • тип используемых подписей и т.п.
ВАЖНО!
На практике даже при использовании только КЭП (УКЭП) компании нередко добавляют в договор отдельную оговорку об ЭДО. Это снижает риск споров и закрепляет понятные правила документооборота для каждого контрагента. Кроме того, такая оговорка помогает заранее определить, какие конкретно документы стороны готовы подписывать и отправлять только в цифровой форме.

Оговорку об ЭДО допустимо оформить по-разному. Иногда ее включают как отдельный пункт договора, иногда делают самостоятельный раздел про цифровой документооборот. При уже действующих отношениях удобно заключить дополнительное соглашение об ЭДО, не переподписывая весь договор целиком.

Какие формулировки включить в оговорку об ЭДО

Закон не устанавливает строгую форму такой оговорки. С практической точки зрения в договор об ЭДО следует включить следующие условия

Условие об операторе ЭДО

Оператор ЭДО — это организация, аккредитованная ФНС для обеспечения защищенного обмена юридически значимыми сообщениями. Через такого оператора контрагенты направляют, получают и подписывают каждый файл.

В оговорке о документообороте стоит прямо указать выбранного оператора ЭДО и конкретный сервис. Это помогает контрагентам не спорить позже о том, через какую площадку допустимо подписывать договор и иную документацию.

Пример формулировки оговорки:

«Электронный документооборот между Сторонами осуществляется через оператора электронного документооборота ООО „Безопасные технологии“ (далее — Оператор ЭДО). Стороны используют сервис Оператора ЭДО „Отправка“, размещенный по адресу в Сети интернет: otpravka.nashglavbuh.org».

Условие о том, какие документы подписывать по ЭДО

Следующий значимый элемент — перечень документов, которые контрагенты готовы подписывать и направлять только по ЭДО. Оговорка может быть как узкой, так и очень широкой по своему смыслу, в зависимости от потребностей контрагента.

Иногда стороны ограничиваются тем, что по ЭДО подписывают только первичные бухгалтерские документы. В других случаях по цифровому документообороту направляют и сам договор, и дополнительные соглашения, и акты, и иные юридически значимые сообщения.

Пример оговорки:

«Стороны соглашаются обмениваться следующими документами в электронном виде: договорами, дополнительными соглашениями, счетами‑фактурами, универсальными передаточными документами (УПД), актами приёма‑передачи товаров и выполненных работ, а также иными документами, направление которых по ЭДО не запрещено законодательством».

Условие о форматах документов

Отдельная оговорка в договоре может касаться форматов файлов, которые стороны используют в документообороте. Для большинства бумаг подойдут PDF, DOC, DOCX и аналогичные форматы, удобные для чтения и печати.

ВАЖНО!
Для формализованных документов, связанных с налоговой отчетностью, желательно использовать только XML. Такой формат корректно обрабатывается бухгалтерскими системами и принимается ФНС без дополнительных вопросов.

Пример формулировки:

«Формализованные документы (счета-фактуры, УПД, УКД) направляются в формате XML согласно установленным ФНС требованиям. Неформализованная документация (договоры, письма, акты сверки) может направляться в формате PDF или DOC».

Условие об используемых видах электронной подписи

Наконец, в договоре стоит прямо указать, какой вид подписи контрагент применяет к каждому типу документации. Это одна из ключевых оговорок об ЭДО, поскольку от нее зависит юридическая сила подписания в той или иной ситуации.

Распространенный вариант: договор и изменения к нему контргаенты обязуются подписывать только КЭП. А вот акты, накладные или служебные письма допускается подписывать простой или неквалифицированной подписью.

Пример оговорки:

«Стороны соглашаются подписывать договоры и дополнительные соглашения исключительно с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Акты приёма‑передачи и акты выполненных работ допускается подписывать с использованием простой электронной подписи (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписи (НЭП)».
Вас может заинтересовать: как прописать условия оплаты в договоре
Оставить комментарий Распечатать
Пастухов Михаил Адвокат