Важно
Утвердили коэффициенты-дефляторы на 2026 год 
На днях ко мне обратился новый клиент по рекомендации моего старого знакомого с вопросом о правилах и сроках сдачи персонифицированных сведений. Компания новая, на сегодняшний день сотрудников, кроме директора, который является единственным учредителем, нет. Но в планах — найм персонала. Директор уверен, что сдавать отчет нет необходимости, ведь работников пока нет. Пришлось предупредить его о последствиях. Рассказываю, когда необходимо сдать персонифицированные сведения и что будет, если несвоевременно подать отчет.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Персонифицированные сведения должны сдавать все работодатели, кроме тех, кто использует АУСН.
- Отчеты нужно подавать на всех работников, даже на тех, кто уволился или не получил выплат.
- Сроки сдачи персонифицированных сведений — до 25-го числа следующего месяца.
- Несвоевременная подача грозит штрафом: 200 руб. для организаций и ИП и от 300 до 500 руб. для должностных лиц.
- Персонифицированные сведения могут быть поданы на бумаге, если работников меньше 11 человек.
Сроки подачи персонифицированных сведений в 2025 году
Персонифицированные сведения обязаны сдавать в ИФНС все работодатели — организации и ИП с работниками. Исключение — работодатели, применяющие АУСН.
Подавайте их на всех работников, которые числились у вас в отчетном месяце и трудились по трудовому договору или по ГПД. Обязательно включите в отчет тех, кто уволился, и тех, у кого не было выплат. Исключение — самозанятые, их в отчет не включайте. Если работников 11 и более человек, то персотчетность сдают в электронном виде (п. 3.1 порядка заполнения, утвержденного Приказом № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022).
Сроки сдачи — ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Несвоевременная подача приведет к наложению штрафных санкций.
Однако ФНС России в письме № БС-4-11/3700@ от 28.03.2023 относительно сроков подачи отчета о физических лицах указала следующее:
Согласно разъяснениям, значение строки 070 персонифицированных сведений является идентичным значению показателя строки 140 подраздела 3.2.1 РСВ (в разрезе каждого месяца)
А это означает, что сведения сдают за первый и второй месяцы квартала. Сдача информации за март, июнь, сентябрь и декабрь не обязательна, и СФР не признает ее несвоевременной.
Чтобы избежать несвоевременной подачи персотчетности, необходимо соблюдать установленные сроки.
Сроки на 2025 году приведены в таблице с учетом переноса выходных:
| Отчетный месяц | Крайний срок в 2025 году |
|---|---|
| За январь | 25 февраля |
| За февраль | 25 марта |
| За апрель | 26 мая |
| Май | 25 июня |
| Июль | 25 августа |
| Август | 25 сентября |
| Октябрь | 25 ноября |
| Ноябрь | 25 декабря |
Нарушение этих сроков грозит признанием отчета несвоевременно поданным.
Подробнее: что такое персонифицированные сведения о физлицах, когда и как сдавать этот отчет
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить и предоставить в ФНС ежемесячную форму персонифицированных сведений (КНД 1151162).
Штраф за несвоевременную подачу персонифицированных сведений
Законодательные нормы предполагают наложение штрафа в ситуациях, когда речь идет о несвоевременной сдаче формы ЕФС, включающей в себя, в том числе, персонифицированный отчет.
Может пригодиться: как заполнить отчет по форме ЕФС-1
А если нарушены только сроки сдачи персотчета, то санкции за такие нарушения не установлены. Но грозит наложение штрафа по общим основаниям.
Применяемые штрафы за несвоевременную сдачу персонифицированных данных приведены в таблице:
| Основание | Размер штрафа |
|---|---|
| Непредоставление в ИФНС сведений, необходимых для налогового контроля (ст. 126 НК РФ) | 200 руб. — на организацию или ИП |
| От 300 до 500 руб. — на должностное лицо (ст. 15.6 КоАП РФ) |
Закон о персучете (27-ФЗ от 01.04.1996) предусматривает основания для послабления или полного освобождения от привлечения к ответственности (от наложения штрафа) в отношении ЕФС. Но ни одно из оснований не освобождает от штрафа за несвоевременную сдачу перссведений.
Может пригодиться:
Часто задаваемые вопросы по теме сдачи персонифицированных сведений
-
Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную сдачу персонифицированных сведений о застрахованных лицах?
Несвоевременная подача отчета грозит штрафом в сумме 200 руб. — на организацию или ИП и штрафом в сумме 300-500 руб. — на должностное лицо.
-
Есть ли способы избежать штрафа за несвоевременную сдачу или уменьшить его сумму?
Оснований для освобождения от штрафа за несвоевременную сдачу перссведений нет.
-
Требуется ли предоставлять сведения о физических лицах в расчетном (отчетном) периоде совместно с расчетом по страховым взносам?
Нет. Раздел 3-РСВ содержит показатели, идентичные показателям персонифицированных сведений о застрахованных лицах, а именно: Ф.И.О., СНИЛС, сумма выплат и иных вознаграждений.
На основании этого обязанность по предоставлению персонифицированных сведений о физических лицах за последний месяц отчетного (расчетного) периода по страховым взносам признается исполненной.
-
Разрешено ли персотчет сдавать на бумаге?
Предоставить электронный отчет обязаны те работодатели, у которых число застрахованных лиц больше 10. Если количество работников не превышает это значение, то организация вправе самостоятельно принять решение относительно формы сдачи — сдать электронно либо на бумаге.
-
Требуется ли в персотчете указывать работниц, находящихся в декрете?
Да, декретницы являются застрахованными лицами. Во время декрета трудовые отношения с ними не прерываются, договоры продолжают действовать.
-
Сдавать ли персонифицированные сведения на директора без зарплаты?
Да, при отсутствии выплат на директора, с которым не заключен договор, требуется ежемесячно подавать персотчет (письмо Минфина № 03-15-07/26016 от 24.03.2023).
1. Если успеть оплатить штраф в течение 10 календарных дней (вместо 20 дней) со дня получения требования, то штраф уменьшат наполовину.
2. К ответственности не привлекут:
- если самостоятельно обнаружить, исправить ошибки до того, как их выявят проверяющие;
- если исправить (скорректировать данные) в течение 5 рабочих дней. Отсчет ведется со дня вручения требования об устранении ошибок, нарушений (ч. 25, 26 ст. 17 закона 27-ФЗ).
Если страхователь устранил неполноту и ошибки по истечении установленного срока сдачи, то ему нельзя наложить штраф по ст. 17 закона.
был прислан сфр 06 июня после моей проверки могут меня оштрафовать за несвоевременость сдачи сзв стаж