Как уведомить контрагентов о переходе на УПД

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. УПД необязательно уведомлять заранее, но электронный обмен документами возможен только при взаимном согласии.
2. Отправьте информационное письмо с датой начала, основанием и контактами ответственного.
3. Если в договоре прописаны конкретные формы, заключите дополнительное соглашение, чтобы закрепить смену порядка.
4. С 01.01.2026 в электронном виде «ТОРГ‑12» и старые акты заменяются УПД формата 5.03 — это касается только формализованного ЭДО.
5. Если контрагент отказывается по уважительной причине, сохраните старый формат или предложите пробный переход для части поставок.

Уведомлять контрагентов о переходе на УПД необязательно

Начнем с главного: электронный документооборот допускается только при взаимном согласии контрагентов (п. 1 ст. 169 НК РФ). Несмотря на то что применение электронного универсального передаточного документа, по сути, не создает новых обязательств, при переходе на новый порядок надо получить согласие вашего партнера. При необходимости объясните контрагенту, что УПД — рекомендованная форма, но при этом содержит все обязательные реквизиты и полностью заменяет привычный комплект документов приемки. А его выставление не нарушает условий договора. Даже если там прописаны счет-фактура и накладная/акт.

Проще говоря, допустим, вы уже имеете согласие контрагента на электронный документооборот, тогда вы вправе выставлять электронный УПД по своим контрактам без предварительных согласований, ссылаясь на позицию ФНС. Но на практике игнорировать партнеров не стоит. Своевременное информирование поможет избежать недопонимания и срывов в работе.

Как уведомить о переходе на УПД

Письмо-уведомление

Направьте партнеру информационное письмо. Сообщите о переходе на электронный УПД для подтверждения отгрузки в связи с изменениями в законодательстве. Такое письмо носит уведомительный характер. Но при этом требует ответа или подписания со стороны контрагента, чтобы заверить взаимное согласие на ЭДО.

Унифицированной формы для такого письма тоже нет. Составьте его на фирменном бланке и в произвольной форме. Укажите:

• дату, с которой вы начинаете выставлять УПД;
• основание для перехода (к примеру, изменения в законодательстве, вступление в силу Приказа ФНС № ЕД-7-26/28@ и пр.);
• контакты ответственного лица для решения технических вопросов.

Подпишите у руководителя, проставьте дату и исходящий номер. Передайте контрагенту стандартным способом: по почте, курьером или через ЭДО.

Составьте произвольное письмо о переходе на электронный УПД и отправьте его контрагенту любым удобным способом

Дополнительное соглашение к договору

Если в вашем договоре закреплены конкретные формы и форматы закрывающих документов, то желательно оформить дополнительное соглашение. Допсоглашение меняет соответствующий раздел договора и закрепляет переход на УПД. С помощью соглашения вы подтверждаете новый порядок юридически и исключаете любые претензии от контрагента в будущем.

Пример формулировки в допсоглашении:

‭«В связи с признанием утратившими силу утвержденных ФНС форматов электронных товарных накладных и актов и в целях упрощения документооборота Стороны договорились о нижеследующем порядке оформления первичных и налоговых документов:

• начиная с 1 января 2026 года документом, подтверждающим факт отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг по настоящему Договору, а также основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету является универсальный передаточный документ (УПД), составленный в электронной форме в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС № ЕД-7-26/28@ от 20.01.2025 (версия 5.03);
• УПД направляется Продавцом Покупателю через оператора электронного документооборота и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных лиц каждой из Сторон;
• взаимные обязательства Сторон считаются надлежаще исполненными с момента подписания УПД Покупателем в системе ЭДО.

Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами и является неотъемлемой частью Договора».

Оговорка в новом договоре

При заключении новых контрактов сразу включите в раздел о документообороте и порядке расчетов условие о том, что для подтверждения передачи товаров, работ, услуг стороны используют в том числе универсальный передаточный документ. В таком случае не придется уведомлять о переходе на УПД или заключать допсоглашение, если возникнет такая необходимость.

Может ли контрагент отказаться от применения УПД

Обычно покупатели не возражают против УПД. Если вы правильно оформили документ и вовремя его передали, то и налоговых рисков ни для кого не возникает. Налоговики принимают УПД для подтверждения НДС-вычетов и учета расходов.

Но если контрагент не согласен с новым порядком (к примеру, ссылается на несоблюдение изначальных условий договора), то предлагаю действовать так:

1. Объясните позицию налоговиков. Сошлитесь на Приказ ФНС № ЕД-7-26/28@, на многочисленную информацию с официального сайта налоговой. Там прямо указано, что УПД содержит все обязательные реквизиты для подтверждения сдачи-приемки и его применение не нарушает закон.
2. Подчеркните отсутствие рисков. Докажите контрагенту, что принятие УПД не влечет для него налоговых или учетных проблем. В помощь предоставьте Письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013, УФНС России по МО № 15-19/015870@ от 07.03.2024.
3. Предложите компромисс. Если контрагент настаивает на работе со старым форматом документов, то вы можете оставить их для крупных поставок. А некоторые отгрузки попробовать провести по УПД. Так ваш партнер увидит, что передаточный документ действительно работает и не нарушает установленные правила. Тем более что УПД можно использовать выборочно даже в рамках одного договора.

Может пригодиться: как уведомить контрагента о смене реквизитов организации

Если отказ контрагента от УПД обоснован специфическими требованиями к отраслевым формам, то в таком случае желательно сохранить старый формат документооборота и не переходить на электронный УПД. К примеру, в строительстве используют унифицированные акты КС-2 и справки КС-3. Так, если вы работаете с госзаказчиками как поставщик в закупках, то эти формы обязательны при закрытии сделок: проверяющие потребуют с заказчика акты и справки о стоимости, одного УПД им недостаточно. В таком случае замена специализированных форм на УПД действительно нецелесообразна.