Срок хранения кадровых приказов

Размер шрифта:

Перечень типовых управленческих документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает 3 срока хранения приказов по личному составу.

Навигация

Работодатель обязан обеспечить сохранность кадровых документов. При этом организация самостоятельно сроки хранения не определяет. Эти сроки утверждены перечнем типовых управленческих архивных документов — приказом Росархива № 236. Для приказов по личному составу сроки хранения установлены статьей 434 данного перечня.

Приказы имеют три срока хранения.

Длительный срок: 50-75 лет

Такой двойной срок объясняется тем, что приказы, законченные в делопроизводстве до 1 января 2003 года, имеют срок хранения 75 лет, а после этой даты срок сокращен до 50 лет. То есть текущие приказы по личному составу будут храниться 50 лет.

Временные сроки: 3 и 5 лет

Приказы, которые не влияют на страховой стаж работника, имеют короткий срок хранения — 5 или 3 года.

Трехлетний срок хранения имеют приказы о применении дисциплинарного взыскания (о наказании работников). В истории о человеке должно остаться только положительное.

Пятилетний срок хранения имеют приказы:

  • о предоставлении работнику ежегодного и учебного отпуска;
  • о направлении в командировку;
  • о дежурствах, которые не связаны с основной деятельностью (например, кто будет дежурить на телефоне во время майских каникул);
  • о начале служебной проверки;
  • о привлечении к сверхурочной работе и к работе в выходной день.

Росархив в своем письме советовал хранить приказы о сверхурочной работе и работе в выходные 5 лет, поскольку они не влияют на страховой стаж работника.

Какие приказы хранятся 50 лет?

Все остальные приказы имеют длительный срок хранения — 50 лет. К ним относятся приказы:

  • о приеме, переводе, увольнении, перемещении работников;
  • об изменении анкетно-биографических данных (когда работник меняет фамилию);
  • об установлении профессии, присвоении класса, разряда, категории;
  • об изменении режима труда и отдыха (переход на другой режим работы, на неполное или полное рабочее время, на дистанционную работу и обратно);
  • о любых выплатах работникам: установлении, изменении, снятии надбавок, премировании, оказании материальной помощи, удержаниях из зарплаты;
  • о награждении работника, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой или другим знаком отличия (обратите внимание: награждение имеет длительный срок хранения, а наказание — всего 3 года);
  • о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • о предоставлении ежегодных отпусков, если у работника вредные и опасные условия труда (потому что в льготный стаж входит только время фактической работы, и впоследствии может понадобиться доказывать этот стаж).

Обеспечение сохранности и уничтожение

Таким образом, работодатель делит приказы как минимум на три группы и на бумажном носителе, и в электронном формате обязан обеспечить их сохранность в установленные сроки.

По истечении этих сроков проводится экспертиза ценности. Приказы, которые содержат важную информацию, по решению комиссии могут получить постоянный срок хранения, а все остальные выделяются на уничтожение.

У приказов на бумажном носителе и в электронном формате одинаковые сроки хранения, то есть и электронные приказы работодатель обязан хранить 50, 5 и 3 года.

Другие полезные публикации от эксперта: Сайт компании, YouTube канал, Телеграм, ВКонтакте, Дзен, Рутуб, Tik Tok

Елена Пономарева о кадровом учёте, делопроизводстве и тонкостях ТК РФ в 2025 году:

Оставить комментарий Распечатать
Пономарева Елена Анатольевна Кадровый консультант, преподаватель