Должен ли работодатель сохранять доступ к КЭДО после увольнения сотрудника?

Навигация

Вопрос

В компании с кадровым электронным документооборотом (КЭДО) после увольнения сотруднику заблокировали электронную учетную запись. Обязан ли работодатель обеспечивать доступ к электронным кадровым документам бывшему сотруднику, и как реализовать право на получение этих документов?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: после увольнения работника кадровый электронный документооборот с ним не поддерживается и доступ через электронную учетную запись прекращается. Работодатель не обязан обеспечивать доступ к внутренней системе КЭДО бывшему работнику. Чтобы получить необходимые документы (например, сведения о трудовой деятельности, справки о доходах, копии приказов), следует обратиться в компанию с письменным заявлением — работодатель обязан выдать документы в письменной форме или по согласованию в ином виде в сроки, установленные законодательством. Электронная переписка и выдача документов для бывших сотрудников осуществляется вне системы КЭДО.

Правовое обоснование позиции

Часть 1 статьи 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как систему взаимодействия работодателя с работниками и соискателями, не предусматривая продолжения такого документооборота с бывшими сотрудниками. Уведомления, подписание и хранение электронных кадровых документов касаются только лиц, состоящих в трудовых правоотношениях или проходящих процесс трудоустройства.

Трудовой кодекс РФ, статья 22.1, часть 1: кадровый электронный документооборот осуществляется между работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, без дублирования на бумажном носителе, кроме исключений, предусмотренных законом.

Вывод

Таким образом, после увольнения работодатель не обязан обеспечивать доступ к корпоративному КЭДО. Необходимые документы предоставляются по отдельному запросу в установленном порядке.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Можно ли устанавливать ненормированный рабочий день несовершеннолетним спортсменам?
• Обязан ли работодатель сокращать рабочий день в пятницу за счёт обеденного перерыва?
• Можно ли рассылать расчетные листки на корпоративную почту при бумажном делопроизводстве?
• Можно ли объявлять дисциплинарный приказ уволенному работнику?
• Нужно ли полностью обучать комиссию по охране труда по всем программам?
• Как правильно учитывать оклад, коэффициент и налоги при расчёте зарплаты?