Можно ли хранить копии документов сотрудников в личных делах?

Навигация

Вопрос

Интересует, можно ли хранить в личных делах сотрудников копии их документов, таких как паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке и другие. Также возникает вопрос, можно ли хранить такие копии в электронном виде в базе данных для расчета заработной платы.

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: хранение копий документов сотрудников в личных делах и в электронных базах данных возможно только при наличии их письменного согласия. Без такого согласия эти копии должны быть либо возвращены, либо уничтожены. Чтобы избежать нарушения законодательства о персональных данных, работодатель обязан получить письменное разрешение на обработку таких данных, включая их хранение в бумажной и электронной форме.

Правовое обоснование

Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает, что обработка персональных данных, позволяющих идентифицировать личность, допускается исключительно с письменного согласия субъекта данных. Это правило применяется не только для копий документов, но и для любой биометрической информации, которая может быть использована оператором для установления личности человека.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ: «Обработка биометрических персональных данных допускается только с письменного согласия субъекта данных, за исключением случаев, прописанных в законодательстве РФ о безопасности и прочих областях».

Вывод

Таким образом, работодатель может хранить копии документов работников только при условии оформления письменного согласия на обработку таких данных. Без согласия работник может потребовать вернуть или уничтожить копии его документов для соблюдения законности.

Это разъяснение предоставлено специалистами Онлайнинспекции и применимо в контексте соответствующих правовых норм.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Нужна ли СОУТ при переименовании должности инженера в техника?
• Можно ли выплачивать зарплату на счет третьего лица?
• Сохраняются ли неиспользованные выходные за работу в праздники?
• Могут ли отказать в учебном отпуске за позднюю подачу заявления?
• Нужно ли дополнительное соглашение при индексации зарплаты?
• Можно ли устанавливать камеры в тамбурах санузлов?