Составляем приказ и положение о проверке контрагентов в организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Проверка контрагентов нужна для безопасности и уменьшения финансовых рисков.
2. Важно исследовать судебные дела и исполнительные документы компании.
3. Для проверки подходят официальные онлайн-сервисы и финансовые отчеты.
4. Разработайте положение о проверке, указав сроки и процедуры.
5. Утвердите положение приказом или отметкой на документе.

Зачем проверять контрагентов

Этап работы с новым контрагентом начинается с его проверки. Это необходимо для финансовой и правовой безопасности. Проверка организаций указывает на наличие у организации должной осмотрительности перед оформлением правовых отношений. На законодательном уровне обязанность проверять контрагента не установлена. Налоговая практика по применению ст. 54.1. НК РФ исходит из того, что проявление должной осмотрительности важно, — так разъясняется в Письме ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Это относится к проверке организаций. Выделим пять целей:

1. Оценка рисков заключения сделки с организацией.
2. Уменьшение риска отказа ФНС в получении вычета по НДС.
3. Установление реальной возможности совершения операций с учетом имеющихся ресурсов.
4. Подтверждение полномочий или прав на заключение сделки.
5. Снижение претензионной и судебной нагрузки.

Если деятельность по изучению будущих партнеров не проводить — есть риск в случае проверки со стороны ФНС получить отказ в вычетах по НДС, расходах, зачете и возврате денежных средств. Следовательно, важно подтвердить свой выбор организации и должную осмотрительность с вашей стороны.

Узнайте, какие документы следует запросить у контрагента перед заключением договора

Какие сведения надо проверять

В целях сбора полноценной информации сведения получаются из различных источников. Процедура сопровождается анализом информации в следующих категориях:

1. Наличие судебных дел: используя картотеку арбитражных дел, вводим в поисковый запрос ИНН или ОГРН компании, при наличии информации система выдаст сведения. Из них станет понятно, существуют ли споры, в которых сторона является ответчиком, и результаты рассмотрения споров. Например, перед заключением договоров поставки я проверяю контрагента в части судебных дел: если поставщик обязательства выполняется несвоевременно — это я вижу по решениям судов.
2. Исполнительные производства: наличие информации в банке данных исполнительных производств указывает на проблемы с исполнением обязательств. Я начинаю проверять организации в том числе по банку данных исполнительных производств, для этого мне нужен только ИНН. Если информация есть, то система отобразит следующие сведения: номер исполнительного производства, предмет и сумму взыскания, дату возбуждения дела.
3. Отсутствие сведений о лице, имеющем право действовать без доверенности: для этого я обращаюсь к официальному сервису ФНС РФ «Прозрачный бизнес», в графе поиск ввожу данные ИНН, ОГРН или наименование, после этого перехожу к карточке контрагента. Система выдаст сведения: ФИО и ИНН лица, которое имеет право действовать без доверенности, его должность, и является ли он руководителем в других организациях.
4. Суммы доходов и расходов, по данным бухгалтерской отчетности организации: эти данные я начинаю проверять посредством государственного информационного ресурса бухгалтерской отчетности. Для проверки использую ИНН или ОГРН. Сервис покажет сведения о выручке, валовой прибыли, чистой прибыли, текущих операциях.

Подробнее: как проверить контрагента на сайте налоговой

Что обязательно включить в положение о проверке контрагентов

Обязательно установленной формы положения нет на законодательном уровне. На практике документ составляется в письменной форме и является локальным нормативным актом, с которым следует ознакомить ответственных сотрудников. При подготовке я выделяю следующие разделы в документе:

Общие положения

Здесь указываю цель документа, ответственных лиц, наименование организации, в которой применяется положение.

Порядок процедуры

В этом разделе определяю сведения и источники для проверки. Вид конечного документа-досье можете составить в виде образца для заполнения.

Срок проведения

Здесь я указываю количество дней на проверку с момента поступления запроса.

Заключительные положения

В этом разделе определяю порядок и срок хранения досье на контрагента.

Образец положения о проверке контрагентов

Пример положения о проверке контрагентов организации

Как утвердить положение о проверке контрагентов

Положение утверждается приказом руководителя организации. Используется общепринятая форма приказа, которая содержит наименование, данные о наименовании утверждаемого документа, ответственном лице, сроке вступления в силу и порядке ознакомления. Лицо, ответственное за исполнение положения о проверке, своевременно ознакамливается с приказом.

Подробнее: как ознакомить работников с документами под подпись

Еще один способ утверждения положения — это проставление отметки на самом документе. Гриф утверждения располагается справа в верхней части титульного листа. Повтор грифа на каждой странице требуется. Отметка содержит следующие данные: утверждаю, ФИО, должность, подпись и дата введения в действие. Такой способ не требует составления отдельного документа. Информация, которая должна указываться в приказе, переносится в положение. Ответственное лицо ставит подпись о том, что ознакомлено с документом.

Образец приказа

Образец приказа об утверждении положения о проверке контрагентов

Часто задаваемые вопросы и ответы о проверке контрагентов