Что такое экспертиза ценности документов, и как ее проводить

Навигация

Что такое экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — процесс отбора материалов, образовавшихся в деятельности организации, с целью определения их дальнейшей судьбы: постоянное хранение или уничтожение.

Экспертиза ценности документов осуществляется на основании законодательства по архивному делу (в т.ч. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ), нормативно-методических документов Росархива (Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила архивного фонда)), органов управления архивным делом субъектом РФ.

Советуем прочитать: как правильно вести делопроизводство

В каких случаях проводится экспертиза ценности

Существует несколько причин, по которым организации необходимо осуществить проведение экспертизы ценности документов (п. 22 Правил архивного фонда).

Во-первых, определить ценность документации необходимо при составлении и формировании номенклатуры дел. Эта процедура в организации проводится по окончании календарного года.

Во-вторых, проведение экспертизы потребуется и в той ситуации, когда необходимо осуществить подготовку документации к передаче в архив организации, т.е. тогда, когда документация изъята из текущего делопроизводства организации в связи с тем, что окончен срок ее хранения.

Узнайте, как подготовить документы к сдаче в архив

В-третьих, при подготовке бумаг к передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив.

В-четвертых, если срок хранения деловых бумаг истекает, то до проведения утилизации необходимо проведение экспертизы ценности документов, которые находятся в архиве организации.

Перед проведением этой процедуры необходимо учитывать сроки хранения деловых бумаг, которые бывают:

• до десяти лет;
• более десяти лет;
• бессрочные.

Как она проводится

В любом случае для проведения экспертных мероприятий в организации необходимо разработать приказ об экспертной комиссии, которая и будет их осуществлять. За нормативную основу рекомендую взять положение, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 43. Комиссия должна состоять в количестве не менее трех человека из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Целесообразно включить в ее состав лиц, обладающих квалификацией в сфере делопроизводства.

В приказе о создании комиссии для проведения экспертизы укажите ее функции

Все проводимые мероприятия осуществляются с учетом принципов, закреплённых в п. 15 Правил архивного фонда: историзма, системности и целостности.

В архиве

Проведение проверки потребуется не только при осуществлении текущего делопроизводства, но и тогда, когда документация передана в архив для хранения. Вот сценарии ее проведения в архиве:

• передача бумаг в другие архивы;
• для перевода бумажных носителей в цифровой формат;
• создание новых справочников, реестров и т.п.;
• подготовка публикаций на основании материалов, которые находятся в архиве.

В делопроизводстве

Проверочную процедуру на этапе делопроизводства проводят путем:

• составления перечней дел;
• оформления дела;
• подготовки дела на архивное хранение;
• проверки правильности отнесения документа к тому или иному делу.

Какие задачи решает экспертиза ценности документов

Де-факто проведение экспертизы ценности документов решает широкий перечень задач, которые связаны с усовершенствованием делопроизводства в организации. Но де-юре задачи, которые она призвана решать, определены в п. 16 Правил архивного фонда:

• определение сроков хранения документации при разработке номенклатуры;
• отбор бумаг с целью включения их в состав Архивного фонда РФ и(или) архива организации;
• установление деловых бумаг, у которых истекли сроки хранения для их последующего уничтожения.

Читайте также: как проводится правовая экспертиза документов

Экспертиза ценности документов: частые вопросы