Важно
Утвердили коэффициенты-дефляторы на 2026 год 
По разным причинам работодатели меняют должностные инструкции сотрудников: новые обязанности, обновление штатного расписания, технологические или организационные изменения. И чтобы у работников не возникло повода обратиться в трудовую инспекцию или суд, надо четко соблюдать процедуру пересмотра этого документа.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Должностная инструкция не обязательна, все обязанности работника можно прописать в его трудовом договоре.
- Инструкцию меняют при новом штатном расписании, перераспределении полномочий или изменениях в технологиях и условиях труда.
- Если правки касаются трудовой функции или условий труда — нужен письменное согласие работника и дополнительное соглашение.
- Порядок такой: обсуждают изменения, утверждают документ — например грифом «УТВЕРЖДАЮ» или приказом — и знакомят под подпись.
- При отказе работника предлагают другую должность, а если подходящей нет — возможно расторжение договора.
Когда должностная инструкция необязательна
Чтобы разобраться, в каком случае закон позволяет обойтись без должностной инструкции (ДИ), вспомним, для чего разрабатывают этот документ и что в него включают. В нем расписывают требования к сотруднику, его обязанности, права, ответственность. Но содержание документа не регламентировано законодательством, и по решению работодателя в него допустимо включать информацию, являющуюся предметом трудового договора (ТД). А в самом трудовом договоре на основании ст. 56 и 57 ТК РФ существенными условиями между работодателем и работником будут:
- условия труда;
- описание трудовой функции в соответствии со ст. 15 ТК: работодатель обязан указать наименование должности (специальности, профессии) и вид выполняемой работы (функции).
Иначе говоря, обязанности (трудовая функция) работника обязательно фиксируются в ТД и по желанию в ДИ. Но возможны два варианта:
- Все моменты обговариваются в тексте ТД.
- В соглашении дается отсылка на ДИ, и уже в ней все подробно расписано.
Если в вашей организации нет ДИ, то ничего страшного, за это не наказывают. Но специалисты все-таки рекомендуют утверждать их в качестве самостоятельных документов, а в ТД прописывать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:
- не перечислять все обязанности в ТД;
- упростить внесение дополнений, обновлений или изменений.
Узнайте, кто должен составлять должностные инструкции
Когда необходимо обновление должностных инструкций
Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. Но логично, что обновления ДИ связаны с процессами, происходящими в организации: организационно-структурными, производственными, технологическими.
Исходя из этого, перечислим, в каких случаях меняется должностная инструкция сотрудников:
- утверждено новое штатное расписание;
- пересмотрены полномочия, расширена зона ответственности;
- предполагается перевод на новую должность;
- работнику вменены дополнительные обязанности;
- организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.
Пригодится: как составить должностную инструкцию по профстандарту и утвердить ее
Что можно и что нельзя менять в должностной инструкции: ограничения по ТК РФ
Хотя ДИ относится к локальным нормативным актам, и обновления в нее вносят по инициативе работодателя, а выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), необходимо помнить, что любые поправки, касающиеся существенных условий ТД (напомним, это трудовая функция и условия труда), придется согласовывать с работником. В одностороннем порядке, только по желанию работодателя, изменения утвердить нельзя.
В ДИ допустимо включать обновления, касающиеся:
- профессионально-квалификационных требований (если внесены изменения в законодательство);
- трудовых функций и действий;
- прав и ответственности;
- прочих, ранее согласованных и отраженных в тексте подробностей.
Как изменить должностную инструкцию: общие правила и нюансы
Если в организации утверждены ДИ, то обновления делают следующими способами:
- утверждается новая редакция документа (с изданием приказа или без него);
- с помощью приказа — вносимые правки четко перечисляются в тексте;
- дополнительным соглашением к договору (ст. 72 ТК).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой существует порядок внесения изменений в должностную инструкцию. Используйте эти инструкции бесплатно.
Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:
- статуса ДИ — является она частью ТД или отдельным документом;
- времени проведения — до принятия сотрудника на работу или через какое-то время;
- характера поправок — конкретизируется имеющаяся трудовая функция или вводится новая, меняются условия труда, появляются новые квалификационные требования.
Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и предлагаемые обновления.
| Статус ДИ и вносимые изменения | Принцип обновления (дополнения) |
|---|---|
| ДИ — приложение к ТД | Изменения вносятся в оба документа, составляется дополнительное соглашение к трудовому договору |
| ДИ — самостоятельный документ, изменения не затрагивают условий ТД | Изменения вносятся только в ДИ. Сотрудник знакомится с ними под подпись |
| ДИ — самостоятельный документ, но изменения существенно меняют условия ТД | Сотрудника уведомляют об изменениях заранее (минимум за 2 месяца). Если он согласен с новшествами, то подписывает допсоглашение к ТД и ДИ в новой редакции |
Как внести изменения в должностную инструкцию, если вводится новая трудовая функция: пошаговый алгоритм действий
Трудовые функции меняют только по взаимному согласию сторон (ст. 72, 72.1 ТК РФ). В одностороннем порядке это возможно:
- на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК;
- при наличии доказательств, что изменения являются следствием пересмотра организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).
Ниже представлен алгоритм, как изменить должностную инструкцию работнику, если вводится новая функция по соглашению сторон:
Шаг 1. Вносимые правки обсуждают, в том числе устно. Далее готовят документ с перечислением всех изменений. Рекомендуется получить подпись работника о согласии с предлагаемыми обновлениями.
Обязательно ознакомьте работника с документом
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг 2. Согласованный вариант изменения ДИ следует утвердить. Для этого используют один из двух способов:
- Руководитель ставит на документе гриф «УТВЕРЖДАЮ» и подпись.
- Издают отдельный приказ. Ниже показан образец, как он выглядит.
Не забудьте ознакомить работника с содержанием документа
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг 3. Обновление трудовых функций, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в ТД. Для этого готовят два экземпляра дополнительного соглашения к ТД, где полностью прописывают пункты, согласованные в новой редакции.
Этот документ готовят в двух экземплярах - по одному для каждой стороны
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Дополнительное соглашение визирует руководитель. Работник подписью удостоверяет согласие и факт начала работы по ДИ с изменениями.
Как внести изменения в должностную инструкцию, если она — часть трудового договора: алгоритм действий
Поскольку ДИ — часть ТД, значит, обновления затрагивают обязательные условия трудового договора. В этом случае работодатель письменно уведомляет работника за 2 месяца об изменении условий труда (ст. 74 ТК РФ). Если сотрудник готов работать по новым правилам, то необходимо подготовить дополнительное соглашение к нему, в котором надо закрепить обновления.
Если работник отказывается подписывать допсоглашение и не хочет работать в изменившихся условиях, то работодатель обязан предложить ему иную должность. Если подходящей вакансии нет или ни одна из предложенных не подошла, то ТД расторгают на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 TK РФ.
Как внести изменения в должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ: алгоритм действий
Процедура зависит от того, какие планируют изменения. Если обновления не касаются обязательных условий ТД, то утверждается новая редакция ДИ, с которой знакомят работника. Если он отказывается ее подписывать — составляется акт. Но в дальнейшем работодатель вправе привлекать подчиненного к ответственности за неисполнение обязанностей, предусмотренных ДИ.
Ниже показан пример внесения изменений в ДИ, которые не касаются обязательных условий трудового соглашения.
Подобные поправки не обязательно фиксировать в допсоглашении с работником, т.к. они не касаются его обязанностей
Иной порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя действует, если обновления относятся к обязательным условиям ТД, но не к трудовой функции. В таком случае работают правила ст. 74 ТК РФ: работников уведомляют за 2 месяца об организационных или технологических изменениях. Пример уведомления:
В тексте такого уведомления работодатель указывает, что в случае отказа от работы в новых условиях работника уволят
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Что делать, если работник не согласен с обновлением должностной инструкции
Основное правило — корректировка трудовых обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. Отсутствие подписи сотрудника под новой редакцией ДИ не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено Апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2015 по делу № 33-6229/2-15).
В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ. Но это остается основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности за невыполнение требований и увольнения.
Ошибки при внесении изменений или обновлении должностной инструкции
Несоблюдение алгоритма обновления ДИ приводит к судебным спорам с сотрудниками. Ниже мы собрали список наиболее частых ошибок и способов их исправить.
| Вид ошибки | Пояснение | Как исправить |
|---|---|---|
| При обновлении ДИ изменились трудовые функции сотрудника, т.е. существенные условия трудового договора, но письменное согласие работника не получили | Сотрудник вправе подать в суд. Суд посчитает, что работник переведен на новую должность без его согласия и тем самым нарушены статьи 72, 72.1 ТК РФ | Соблюдайте сроки уведомления работников |
| ДИ подвергают обновлению ежегодно | Документ может действовать годами. Обновления нужны, например, при изменении обязанностей, переименовании организации | Если функции не меняются, то новому сотруднику правомерно предложить действующую ДИ |
| Некоторые организации, при изменении той или иной функции, положение об этой функции просто вычеркивают и делают новую запись | В ДИ не допускается зачеркивание | Чтобы внести даже незначительные обновления и дополнения, издавайте приказ руководителя или утвердите угловым грифом |
| Не ознакомили работника под подпись с изменениями в ДИ | Это вызовет замечания проверяющих органов. Инспектор посчитает, что условия работы и задачи сотруднику изменили без его согласия | Всегда знакомьте сотрудников с изменениями под подпись |
Может пригодиться: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией
Часто задаваемые вопросы
-
Как часто надо пересматривать должностные инструкции?
Все зависит от ситуации: если появились новые нормативные акты, на предприятии пересмотрены технологические или организационные моменты, возникли иные основания для пересмотра ДИ, то меняйте содержание документов. Но если ничего такого не произошло, то ДИ останется актуальной.
-
Нужно ли согласовывать обновления с работниками?
Это необходимо в случае, когда поправки коснутся трудовых функций персонала, либо в ситуации, когда ДИ — часть трудового договора. В остальных случаях работодатель вправе в одностороннем порядке пересматривать ДИ. С новой редакцией документа обязательно знакомят всех заинтересованных лиц под подпись.
-
Обязаны ли работники соблюдать новую редакцию ДИ?
ДИ — обязательный для исполнения документ, потому работодатель вправе требовать соблюдения прописанных требований. В противном случае руководство вправе уволить сотрудника. Но, прежде чем наказывать, убедитесь, что подчиненный знаком с новыми правилами.
-
Какими документами необходимо подтвердить, что работник ознакомлен с изменениями трудовой функции?
Пересматривать или вводить новую обязанность допускается только с согласия работника. Это согласие выражается в подписи под новой редакцией ДИ, приказом о введении обновленной ДИ, допсоглашением к трудовому договору.
-
Что делать, если работник отказывается исполнять новую должностную инструкцию?
Если у сотрудника меняется трудовая функция, он отказывается работать в новых условиях, а другой подходящей работы для этого человека на предприятии нет, то его увольняют. Если все документы подписаны, но работник игнорирует новые правила, то его разрешается привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (если нарушение и последствия тяжелые).
Если изменения ДИ не касались обязанностей сотрудника, но он все-равно не хочет подписывать обновленный текст ДИ, то об этом составляют акт. Такой подчиненный продолжает трудиться по старой ДИ, но для вновь трудоустроенных работников уже действует новый свод правил.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать пример обновления инструкции, затрагивающий условия договораСкачать образец дополнения к должностной инструкции без обновления (пересмотра) условий договораСкачать образец уведомления об изменении должностной инструкции для работникаСкачать образец приказа об изменении должностных инструкций с обновлением трудовой функцииСкачать образец дополнительного соглашения к должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договоруПисьмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6
Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения
Статья 56 ТК РФ. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора
Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора
Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение
Статья 72.2 ТК РФ. Временный перевод на другую работу
Статья 77 ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора
