Важно Минфин введет новые КБК для госпошлин и соцвыплат 
В принципе, всё то же, что и «до».
Если есть документы, не предусмотренные прямо законодательством, на их хранение (а точнее обработку перс.данных в форме хранения) должно быть согласие работника. Копии личных документов вообще лучше не хранить, а тем более не передавать в архив.
Закон 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает обеспечивать сохранность документов, в том числе по личному составу (то есть отражающие трудовые отношения), в течение сроков их хранения. Сроки хранения утверждены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
В конце приказа есть алфавитный указатель видов документов — если будете пользоваться электронной версией, то это очень упрощает поиск, так как по ссылке переходите сразу в нужный раздел (в платной версии Гаранта такая функция точно есть).
Обратите внимание, что для ряда документов установлено 2 срока — 50 или 75 лет в зависимости от того, когда по ним завершилось делопроизводство (до 2003 года или после). Среди множества других к ним относятся трудовые договоры и приказы об увольнении.
Срок исчисляется с 1 января следующего года, после года, когда было завершено делопроизводство по документу.
Хранить документы с соблюдением сроков хранения важно, как минимум, по трем причинам:
- Документы могут быть затребованы контролирующими органами, например, трудовой инспекцией.
- Утеря документов может быть проблемой для вашего бывшего работника, если ему потребуется подтвердить зарплату, работу во вредных условиях или что-либо еще.
- Ст. 13.20 КоАП предусматривает штраф, хотя и не большой (для юр.лиц — до 10 тыс.) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Документы с небольшими сроками хранения (например, 3 года для графика отпусков) имеет оставить на территории организации. Но что требует десятилетий — нужно передавать в архив. Это может быть как коммерческий архив, так и государственный (муниципальный).
Услуга платная и складывается из множества параметров — так что сравнивайте. При ликвидации организации сдача в архив обязательна — не только документов по личному составу, но и управленческих и организационных. Чтобы подготовить правильно документы, лучше проконсультироваться с работниками архива — в каждом заведении свои порядки. Резюмируя тему личного дела, хочу сказать — главное, чтобы документы, которые требуются по закону:
- Были оформлены.
- Были оформлены правильно.
А уж в каком виде вы их будете хранить — не столь важно.
Клуб «Эксперт-кадровик» —колонка эксперта по кадрам Ольги Смирновой на Наш Главбух:
