Должен ли работник платить за дубликат трудовой и соглашаться на отправку по почте?

Навигация

Вопрос: оплата дубликата и почтовая отправка

При увольнении выясняется, что у работодателя отсутствует трудовая книжка работника, который трудится с 2019 года. Кадровая служба предлагает купить новый бланк трудовой за счет работника, оформить его как дубликат, а затем выслать трудовую книжку по почте, требуя от работника отдельное заявление о согласии на почтовую отправку. Работнику неудобно получать документы почтой, он хочет забрать их лично и сомневается, вправе ли отказаться от оплаты бланка и от согласия на отправку по почте.

Ответ: дубликат за счет работодателя

Ответ Онлайнинспекции: в ситуации утраты трудовой книжки оформление дубликата должно производиться за счет работодателя, а не работника. Организация обязана иметь нужный запас бланков трудовых книжек и при необходимости использовать их без взыскания стоимости с работника, если утрата или порча произошла не по его вине. Работник подает заявление об оформлении дубликата, а работодатель выдает его в установленный срок.

Направление трудовой книжки по почте возможно только при наличии согласия работника. Если работник не хочет получать трудовую по почте, он вправе не подавать такое заявление и отказаться от почтовой отправки. В этом случае трудовая книжка (или ее дубликат) выдается работнику лично у работодателя при его обращении.

Правовое обоснование позиции

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н, требует, чтобы у работодателя всегда имелся необходимый запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Если трудовая книжка или вкладыш заполняются неправильно либо портятся не по вине работника, расходы на испорченный бланк несёт работодатель, а не работник.

Тем же порядком предусмотрено, что при утрате трудовой книжки работник должен подать заявление работодателю по месту последней записи. На основании этого заявления работодатель обязан оформить и выдать дубликат трудовой книжки в срок не позднее 15 рабочих дней. На новом бланке делается отметка «Дубликат», а в прежней трудовой книжке — запись о выдаче дубликата с указанием его серии и номера.

Статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности и произвести окончательный расчёт. Если вручить трудовую в этот день невозможно из-за отсутствия работника или его отказа, работодатель должен направить уведомление с предложением явиться за документом или дать согласие на отправку по почте. Отправка трудовой книжки почтой возможна только при наличии такого согласия, то есть работник вправе его не давать и забрать документ лично.

Трудовой кодекс РФ, статья 84.1: в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Вывод: дубликат бесплатен, почта только по согласию

Таким образом, при утрате трудовой книжки её дубликат должен оформляться работодателем за его счёт, а не за счёт работника, а направление трудовой книжки по почте возможно только при добровольном согласии работника, который вправе отказаться и получить документ лично.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Можно ли наказать за работу во время больничного?
• Куда обжаловать акт Н‑1 при смертельном несчастном случае?
• Входит ли дорога от вахтового городка до объекта в рабочее время?
• Правомерно ли менять смены внутреннему совместителю без его согласия?
• Может ли работодатель удержать зарплату за невыполнение плана?
• Может ли работник с гибким графиком остаться без обеденного перерыва?