Можно ли рассылать расчетные листки на корпоративную почту при бумажном делопроизводстве?

Навигация

Вопрос

В компании без электронного кадрового документооборота планируется рассылать расчетные листки сотрудникам на корпоративную электронную почту. Электронная почта закреплена в трудовом договоре, а условие о таком способе рассылки прописано в внутренних актах. Допустимо ли это без перехода на ЭДО?

Ответ

Ответ Онлайнинспекции: извещение работника о деталях заработной платы в электронном виде (например, отправка расчетных листков на электронную почту) допустимо только при условии, что в организации официально введён электронный кадровый документооборот в порядке, установленном статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Если кадровое дело ведётся исключительно на бумаге, даже при наличии внутренних актов и закрепленных e-mail в договорах, использование электронной почты для отправки расчетных листков не соответствует требованиям трудового законодательства. Для законной выдачи расчетных листков электронно компании следует официально ввести ЭДО, соблюдая все формальные требования.

Правовое обоснование позиции

Статья 136 ТК РФ требует обязательного уведомления работника о составе заработка в письменной форме. Использование электронной формы возможно только если на предприятии введён электронный документооборот, в ином случае расчётные листки должны выдаваться на бумаге. Локальные акты, трудовые договоры или согласия работников эту обязанность не отменяют, если противоречат букве закона.

Трудовой кодекс РФ, статья 136, часть 1: при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.

Вывод

Таким образом, для легальной рассылки расчетных листков по электронной почте компания обязана ввести электронный кадровый документооборот; без этого требуется выдавать расчетные листки на бумаге.

По теме: все об электронных расчетных листках

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Можно ли заменить дополнительные отпуска компенсацией при вредности и ненормированном дне?
• Можно ли устанавливать ненормированный рабочий день несовершеннолетним спортсменам?
• Обязан ли работодатель сокращать рабочий день в пятницу за счёт обеденного перерыва?
• Должен ли работодатель сохранять доступ к КЭДО после увольнения сотрудника?
• Можно ли объявлять дисциплинарный приказ уволенному работнику?
• Нужно ли полностью обучать комиссию по охране труда по всем программам?