Важно
МТС приведет тарифы к уровню апреля-мая 2024 года 
С переходом на цифровые технологии многие компании отказываются от бумажного вида расчетных листков, переходя на электронный формат документов. Но как сделать это правильно, чтобы соблюсти требования закона и избежать споров с сотрудниками? Разбираем, обязан ли работодатель выдавать расчетные листки, как оформить электронную выдачу документа, нужно ли получать согласие работника и как подтвердить факт отправки.
Навигация
Выдача расчетных листков — обязанность работодателя
Обязанность работодателя извещать работников о составных частях заработной платы установлена ст. 136 ТК РФ.
После начисления зарплаты за месяц бухгалтер по заработной плате формирует расчетные листки по утвержденной в компании форме документа. Унифицированной формы нет: работодатели часто используют стандартную форму, которая установлена в 1С.
Форма расчетного листа
Читайте:
Некоторые модернизируют форму документа «под себя», добавляя различные поля и кодируя строки начислений. По этой причине у части работников возникают сложности с интерпретацией расчетного листа. Например, вместо привычного наименования начисления зарплаты встречаем код 000121111. Такую расчетку однажды принес мне друг семьи. Я — бухгалтер со стажем, не смогла понять, какие начисления производит компания. Отправила его в отдел кадров за расшифровками. После получения таблички всё быстро выяснили.
Некоторые работодатели берут коды из справки о доходах: например, код 2010 означает начисления по договорам подряда.
Все главные бухгалтеры и руководители кадровых служб, с которыми я общаюсь, ценят прозрачность и ясность в таблицах с начислениями, удержаниями и выплатами. Если начислена зарплата, то четко указываем:
«Начислена заработная плата за июнь 2025 года по ведомости № 22 от 30.06.2025».
В нашей компании перешли на выдачу расчетных листков по e-mail.
Какие нормы установлены для электронных расчетных листков
Письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 вызвало дискуссии среди бухгалтеров, поскольку оно касается перехода на кадровый электронный документооборот (ЭКДО) в трудовых отношениях. В частности, ст. 22.1 ТК РФ теперь четко регулирует, как работодатель информирует сотрудников о составе зарплаты в цифровом виде.
Если компания не использует ЭДО, то у нее остается выбор: выдавать расчетные листки в бумажном виде или отправлять их по e-mail (без ЭЦП). Любой порядок закрепляется во внутренних документах — например, в правилах трудового распорядка или трудовом договоре.
Если организация перешла на ЭКДО, то расчетные листки передаются исключительно в электронном виде с обязательной электронной подписью работодателя. Доставка подтверждается системой, что исключает споры о получении. Сотрудник, даже в условиях ЭДО, вправе запросить бумажную копию, если это предусмотрено локальными актами компании.
На что обратить внимание при выдаче расчетных листов:
- Согласие работника необходимо как при переходе на электронный вид, так и при запросе бумажного дубликата.
- Электронная подпись обязательна только в системе ЭДО, но, если расчетный листок отправляется просто по e-mail почте, подпись не требуется.
- Фиксация доставки — ключевой момент: уведомления о прочтении или логи системы помогут доказать, что сотрудник получил документ.
Как организовать выдачу электронных расчетных листков работникам
Разберем, как перейти на выдачу электронных расчетных листов работникам.
Шаг 1. Закрепление порядка выдачи в локальных актах
Внесите в ПВТР, коллективный или трудовой договор способ передачи расчетных листов (бумажный или электронный), сроки отправки. Обязательно ознакомьте работников под подпись с нововведениями компании.
Шаг 2. Сбор согласий и заявлений
Получите от сотрудников:
- заявление с указанием адреса e-mail;
- согласие на обработку персональных данных (если отсутствует).
Если расчетный лист получает представитель — нужна доверенность с явным указанием этого права.
Самый долгий этап — сбор согласий и заявлений. Образец заявления работника на выдачу электронного расчетного листа.
Образец заявления работника о направлении расчетных листков по электронной почте
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг 3. Организация подтверждения доставки
Подтверждение для бумажного вида — это подпись в журнале.
Для электронного вида — сохранение чеков отправки, уведомлений о прочтении, использование корпоративной почты или ЭДО.
Логи и уведомления хранятся как доказательство получения.
Может пригодиться: как вести журнал учета выдачи расчетных листков
Электронные расчетные листки: частые вопросы
-
Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки?
Да, обязан (ст. 136 ТК РФ). Форма листка утверждается компанией, но должна быть понятной для работника.
-
Можно ли выдавать расчетные листки по e-mail почте?
Да, если в локальных актах прописан такой способ, работник дал согласие (письменное заявление + согласие на обработку персданных).
-
Что делать, если работник хочет получать бумажный расчетный лист, а компания перешла на ЭДО?
Человек вправе запросить бумажную версию документа, если это предусмотрено внутренними документами компании.
-
Как подтвердить, что работник получил электронный расчетный лист?
Сохраните доказательства доставки: уведомления о прочтении e-mail почты, логи отправки в корпоративной почте или системе ЭДО, для бумажных листков — подпись в журнале выдачи.
