Важно
Утвердили коэффициенты-дефляторы на 2026 год 
Большинство организаций ведут журнал учета входящих документов. Поговорим, обязательно ли его наличие в компании, есть ли правила его ведения, установленные законодательством.
Навигация
Обязательно ли вести журнал учета входящей корреспонденции
Трудовым законодательством не предусмотрено обязательное ведение журнала входящей корреспонденции в организации. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости формирования этого документа. Прописать эту необходимость он вправе в ЛНА в соответствии со ст. 8 ТК РФ.
Стоит отметить, что Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 все же рекомендует регистрировать поступающую корреспонденцию. Регистрировать поступающую документацию рекомендовано в службе делопроизводства организации. Делать это необходимо в день поступления писем или на следующий рабочий день, если их принесли в конце предыдущего рабочего дня или в нерабочее время.
Образец журнала учета входящих документов
Так выглядит образец:
Так выглядит журнал входящей корреспонденции
Какие правила установлены для регистрации входящей корреспонденции в организациях
Регистр поступающей корреспонденции дает понять, когда запрос пришел в фирму, кто ответственен за его отработку, не позволяет пропустить важного обмена информацией. Основными задачами регистра писем считают:
- Обеспечение учета, порядка в ведении деловой документации/переписки.
- Распределение документов по исполнителям.
- Контроль за выполнением запросов в определенные сроки.
Ведение регистра поступающей корреспонденции поручают делопроизводителю или секретарю. В крупных компаниях регистрацией писем занимаются службы делопроизводства, документооборота или секретариат.
Надо знать: регистрация и обработка входящей документации
Рекомендованной законодательством формы ведения документа нет, поэтому работодатель сам решает, в каком виде регистрировать письма. На практике чаще встречаются журналы в формате А4, в горизонтальной форме. Титульный лист содержит следующую информацию:
- наименование фирмы;
- сведения о сотруднике, ведущем регистр;
- год, в котором начат.
Табличная часть содержит следующие сведения:
- номер поступившего документа;
- дату его получения;
- реквизиты адресата;
- краткое содержание запроса;
- наименование специалиста/сектора/отдела, который займется отработкой запроса;
- дату, когда был отправлен ответ на запрос.
Листы журнала пронумеровывают и прошивают, на последнем листе ставят их общее количество, подпись печать руководителя компании. Заполняют его шариковой ручкой с синими чернилами (это привычно и удобно, не затрудняет прочтение и восприятие информации).
Читайте также: как вести журнал регистрации исходящих документов
Регистрация входящих документов: частые вопросы
-
Обязательно ли вести в организации журнал регистрации входящей документации?
Законодательством не предусмотрено обязательное оформление регистра. Многие фирмы ведут его для удобства, так как он позволяет быстро найти нужное письмо.
-
Существует ли определенная форма составления журнала входящих писем?
Удобную форму ведения документа организация разрабатывает самостоятельно. Обычно в нем указывают номер, дату, адресата и краткое содержание письма, называют, кто из работников или отделов компании возьмется за его отработку.
-
Могут ли наказать компанию или выписать ей штраф, если отсутствует журнал поступающей документации?
За отсутствие документа, фиксирующего входящую корреспонденцию, фирму не вправе привлечь к ответственности.
