Правила обработки и регистрации входящих документов в организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Каждое входящее письмо регистрируют только один раз, чтобы не было путаницы.
2. Все важно фиксировать быстро — сразу или на следующий рабочий день, а документы с пометкой «Срочно» обрабатывают в первую очередь.
3. Разные виды корреспонденции учитываются отдельно, что помогает потом быстро всё найти.
4. Перед регистрацией проверяют целостность письма, вложения и смотрят на пометки — если написано «Лично», пересылают сразу адресату, не раскрывая конверт.
5. Для удобства всё записывают в специальные журналы или электронные программы, чтобы ни одно письмо не потерялось.

Принципы регистрации входящих документов

Обработка входящей корреспонденции строится на нескольких принципах, которые важно соблюдать в любой организации.

Первый и главный принцип — однократность регистрации. Каждый входящий документ регистрируется только один раз, даже если он поступил разными путями (например, по почте и электронной почте). Повторная регистрация создает путаницу и приводит к дублированию работы.

Второй принцип — своевременность обработки. Входящая корреспонденция должна регистрироваться либо в день поступления, либо на следующий рабочий день. Исключение составляют только письма, полученные в конце рабочего дня — их допустимо зарегистрировать утром следующего дня. Особое внимание следует уделять входящим документам с пометками «Срочно» или «Немедленно» — они требуют обработки в приоритетном порядке.

Третий — раздельный учет разных типов корреспонденции. На практике это означает ведение отдельных журналов регистрации для: входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности, кадровых распоряжений, служебных записок. Такой подход значительно упрощает последующий поиск входящих документов и анализ документооборота.

Не менее важен принцип фиксации всех реквизитов поступившего документа. На первом листе входящего письма в правом нижнем углу обязательно ставится штамп с регистрационным номером и датой поступления. Это позволяет быстро идентифицировать документ в дальнейшем. Регистрационные номера присваиваются по сквозной нумерации в пределах календарного года, а с 1 января каждого года нумерация начинается заново. Исключение составляют только архивные описи, где используется сквозная нумерация за весь период.

Работа со входящими документами регулируется тремя нормативными актами:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает основные принципы электронного документооборота.
2. Постановление Правительства РФ № 1009 содержит правила подготовки нормативных актов.
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Кроме того, каждая организация вправе разработать собственные локальные нормативные акты, регламентирующие документооборот с учетом специфики ее деятельности.

Порядок обработки и регистрации входящей корреспонденции в организации

Процесс работы со входящей корреспонденцией начинается с ее получения и первичной проверки. Письма поступают в организацию различными способами: через обычную и электронную почту, по факсу, с курьерской доставкой или через специальные системы связи (для писем с грифом «Для служебного пользования» или содержащих государственную тайну).

На этапе первичной проверки необходимо убедиться в целостности упаковки — при обнаружении повреждений составляется соответствующий акт. Также обязательно проверяется наличие всех указанных вложений — для этого сверяется содержимое с описью, если она приложена к документу. Особое внимание следует уделять пометкам на конверте: отправления с отметками «Лично» или «Конфиденциально» не вскрываются, а передаются адресату в закрытом виде.

Для документов, подлежащих регистрации, заполняется журнал учета, который ведется как в традиционной бумажной форме, так и в электронном виде. Основные реквизиты, которые фиксируются в журнале регистрации: уникальный номер входящего документа и дата его поступления, полные данные отправителя (наименование организации, ФИО подписавшего лица), краткое содержание, ФИО получателя внутри организации, возможна отметка о направлении на исполнение.

Подробнее: как вести журнал регистрации входящих документов

Образец журнала входящей корреспонденции:

На картинке представлен фрагмент заполнения журнала входящей корреспонденции

В современных условиях многие организации переходят на электронные системы регистрации — это могут быть как простые таблицы Excel, так и специализированные программы типа 1С или системы электронного документооборота (СЭД), которые значительно упрощают последующий поиск документов и формирование отчетности.

Читайте об этом: как работать со входящими документами в программе «1С:Документооборот»

После завершения регистрации документация передается на исполнение. В зависимости от типа и установленных в организации внутренних правил, она направляется: непосредственно руководителю для наложения резолюции или сразу конкретному исполнителю, в случае если адресат четко указан. Сроки рассмотрения входящих документов варьируются в зависимости от их важности: срочные обычно рассматриваются в день поступления, простые — в течение трех рабочих дней.

Для того чтобы учесть особенности компании, в своей организации мы разрабатывали и утверждали собственную инструкцию по делопроизводству, где прописывался подробный алгоритм действий работников делопроизводства. Но прежде чем приступить к разработке, мы постарались провести анализ жизненного цикла нескольких разноплановых документов от поступления в компанию до полного завершения работы с ним.

Нюансы обработки внутренних входящих документов

Важнейшей задачей организации является грамотная обработка внутренней документации, которой иногда уделяется недостаточно внимания. Разберем подробнее некоторые нюансы:

1. Особенности внутренней документации. Такие документы создаются и циркулируют внутри компании и касаются внутрикорпоративных вопросов. Они не подвергаются внешнему воздействию и принимаются без участия третьих лиц.
2. Процедура обработки. Поскольку внутренняя документация не связана с внешними партнерами, механизм ее обработки станет проще, но всё же требует внимательного подхода. Она регулируется внутренними локальными нормативными актами компании и относится к компетенции руководителей отделов и администрации.
3. Типичные проблемы. Нередко возникает ситуация, когда внутренние документы задерживаются на согласовании или теряются. Часто причиной становится отсутствие единого стандарта и хаотичность документооборота.

Чтобы избежать сложностей, компания разрабатывает инструкцию по оформлению и движению внутренней документации, утвердив четкие сроки ее подготовки и исполнения.

Как работать со входящей корреспонденцией генерального директора

Корреспонденция, поступающая лично генеральному директору, имеет особый статус и должна обрабатываться отдельно.

Разберем основные моменты работы с такими документами.

Генеральный директор получает огромное количество писем, заявок и предложений, которые требуют оперативного реагирования. Процесс обработки подобной корреспонденции необходимо организовать особым образом, делегируя полномочия компетентным сотрудникам.

Наиболее значимыми видами писем являются:

1. Официальные запросы от органов власти и партнеров.
2. Коммерческие предложения от поставщиков и заказчиков.
3. Заявления сотрудников и граждан.

Современные системы управления документооборотом позволяют автоматизировать значительную часть операций, облегчая нагрузку на секретаря и снижая риск упущения важного сообщения. Практический опыт показывает, что внедрение электронных сервисов и специализированных приложений заметно ускоряет обработку корреспонденции высшего руководства, позволяя эффективно решать актуальные задачи.

Рациональная организация обработки входящей корреспонденции генеральному директору гарантирует высокую производительность труда и минимизирует риск потери значимых данных.

Надо знать: сколько должна храниться входящая корреспонденция

Работа со входящими документами: частые вопросы

При выполнении повседневных обязанностей работники сталкиваются с рядом стандартных вопросов, возникающих в процессе обработки входящей корреспонденции.