Порядок и правила оформления перерасчета отпускных

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Перерасчёт отпускных делают при ошибках или изменениях зарплаты, премий или других важных выплат.
2. Для этого берут средний заработок за 12 месяцев до начала отдыха и считают по новым данным.
3. Если отпуск прерывается по болезни или отзыву, сумму тоже могут пересчитать, плюс учесть возвращённые или неиспользованные дни.
4. С полученных денег всегда надо удерживать налог, и при перерасчёте его считают заново.
5. Страховые взносы начисляют в том месяце, когда пересчитали выплаты, и утончённую отчётность подавать не нужно.

В каких случаях производится перерасчёт отпускных

Ситуации, когда перерасчет отпускных законодательно установлен:

• обнаружение ошибок в расчете: если были допущены неточности при исчислении среднего заработка, из-за которых работник получил меньше положенного, то необходимо выполнить перерасчет отпускных и выплатить работнику недоплаченную сумму;
• изменение размера заработной платы: если после предоставления отпуска, но до его окончания, в компании «подняли» зарплату, то ранее уплаченная сумма подлежит перерасчету с учетом новых условий;
• изменение размера МРОТ требует перерасчета в некоторых случаях;
• учет дополнительных вознаграждений: если в период, по которому рассчитывается размер выплат за дни ежегодного отдыха, работник получил дополнительные премии, которые не были учтены при первоначальном расчете, пересчитайте оплату за дни отдыха;
• болезнь сотрудника, в связи с чем прервался отдых, в некоторых случаях потребует перерасчета;
• отзыв работника и предоставление ему дней отдыха в другом периоде;
• применение неправильного расчетного периода: Если при расчете выбран неправильный расчетный период, то, обнаружив ошибку, работодатель обязан пересчитать ранее выплаченную сумму.

Может пригодиться: как пересчитать отпускные при отзыве работника из отпуска

Порядок и правила перерасчёта отпускных

Когда делается перерасчет отпускных, применяются общие правила расчета:

• осуществляется на основании среднедневного заработка работника;
• среднедневной заработок исчисляется, исходя из заработной платы работника за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск;
• учитываются все типы выплат, влияющие на среднемесячный заработок, включая основную зарплату, премии, комиссионные и дополнительные выплаты, предусмотренные трудовым договором или коллективным договором.

Узнайте, к компенсационным или стимулирующим выплатам относятся отпускные

Но имеются и специфические моменты, зависящие от причин, по которым пересчитывается ранее уплаченная сумма:

1. Когда увеличиваются оклады или тарифные ставки по организации, увеличивается МРОТ, то сумма среднего заработка индексируется и делается перерасчет отпускных.
2. При отзыве из отпуска применяется новый расчетный период (ст. 139 НК РФ).
3. Если отпуск прерывается по причине болезни, то события развиваются по одной из схем: сотрудник догуливает отпуск после закрытия листка временной нетрудоспособности или прерывает его, а отдыхает позже. Во втором случае он возвращает излишне выплаченные деньги. Когда работник решит взять неиспользованные дни, расчет ведется заново.
4. Если выплачена годовая премия после ухода в отпуск, то рассчитывается средний заработок. Сумма годовой премии делится на 12 месяцев и добавляется к заработку за месяцы, к которым она относится.

Пример.

Расчетный период апрель 2024 г. — март 2025 года. Премия выплачена за 2024 год. В этом случае при перерасчете общий размер премии делится на 12 и умножается на число месяцев в расчетном периоде. При расчете учитывается сумма за 9 месяцев (с апреля по декабрь).

Учёт НДФЛ при перерасчёте отпускных

Отпускные, согласно НК РФ, это доход в виде заработной платы, с которого удерживается НДФЛ. Если производится перерасчет за дни отдыха, то следует скорректировать сумму налога к удержанию и уплате.

При перерасчете размер определяется по следующему алгоритму:

• определите разницу в сумме после перерасчета;
• рассчитайте сумму НДФЛ с учетом этой разницы, то есть умножьте её на ставку налога;
• если перерасчет приводит к увеличению выплат, то с сотрудника дополнительно удержите разницу. Когда выплата меньше, скорректируйте излишне удержанный налог следующими начислениями. Если они отсутствуют, то покажите НДФЛ в отчетности как излишне удержанный.

Когда отпуск прерывается и переносится на другой период, работник вносит излишнюю сумму либо бухгалтер удерживает ее из ближайшей зарплаты (если на это имеется согласие сотрудника). НДФЛ получается излишне удержанным. Корректировка делается при начислении последующих доходов.

В 1С в строке комментарии можно фиксировать информацию для перерасчета отпускных

Подробнее: как сделать перерасчет отпускных в 1С

Учёт страховых взносов при перерасчёте отпускных

Страховые взносы начисляются на доходы сотрудников ежемесячно. Начисляйте их в месяце, когда делаете перерасчет. Уточненный по РСВ не сдавайте, даже если был возврат отпускных либо уменьшилась сумма при перерасчете. Скорректируйте размер страховых взносов в месяце, когда произошел возврат.

Часто задаваемые вопросы по перерасчету отпускных