Удалёнка без ошибок: оформление и управление дистанционными сотрудниками по ТК РФ

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Дистанционный труд — это когда человек работает не в офисе, а из любого удобного места и общается с начальством через интернет.
2. Удаленно можно работать постоянно, временно или чередовать работу из дома и офиса по договоренности.
3. Для оформления такой занятости обязательно нужен трудовой договор, который можно подписать тоже удалённо, а все документы и отчеты часто передают по электронной почте или в специальных программах.
4. Компания обязана заплатить за используемую сотрудником технику, а зарплата и налоги на удаленке считаются так же, как у офисных работников.
5. Уволить такого специалиста можно по обычным основаниям, но если он не выходит на связь больше двух дней без уважительной причины или сменил страну так, что работать стало невозможно — это будет повод для расторжения договора.

Разбираемся с понятием дистанционной работы

Дистанционная (удаленная) работа подразумевает, что работник осуществляет свою трудовую функцию не по месту нахождения организации или ее подразделений, а в ином месте, никоим образом не находящемся под контролем работодателя, и коммуницирует с руководством и коллегами через интернет и другие средства связи. Это следует из ст. 312.1 ТК РФ. А вообще, вопросам регулирования дистанционной работы в Трудовом кодексе посвящена целая глава 49.1.

Для полноценного труда удаленному сотруднику обычно нужен только компьютер или ноутбук, подключенный к интернету. Работать можно, не вставая с любимого дивана или даже находясь на даче, в кафе или на тропическом острове. А работодатели обнаружили, что, переведя целые отделы на удаленку, смогут неплохо сэкономить на офисных площадях и иных сопутствующих нахождению сотрудников в офисе расходах.

Некоторые граждане путают дистанционный труд с надомным. Но в действительности две эти формы организации труда имеют массу отличий, что наглядно показано в таблице:

Виды дистанционной работы

Удаленная работа подразделяется на три вида:

1. Постоянная — когда сотрудник постоянно трудится вне офиса компании и может вообще никогда не встречаться со своим руководством.
2. Временная — специалист по договоренности с руководством или по его распоряжению работает вне своего обычного рабочего места не постоянно, а в течение определенного периода (до шести месяцев).
3. Комбинированная или гибридная — когда сотрудник чередует офисную работу с дистанционной. Например, три дня в неделю трудится в конторе, а два — из дома.

Кстати, после пандемии, когда практически все непроизводственные отделы большинства предприятий были переведены на удаленку, многие работодатели вернули персонал в офисы не полностью, а используют как раз гибридный вариант. Производительность от этого ничуть не страдает, а лояльность сотрудников держится на высоком уровне.

Порядок оформления дистанционной работы

В отличие от фрилансера, выполняющего заказы по гражданско-правовым договорам, удаленщик состоит со своим работодателем в официальных трудовых отношениях. Соответственно, для оформления таких отношений с сотрудником необходимо заключить трудовой договор, в котором надо отразить все существенные условия, включая нюансы, связанные с особенностями дистанционного труда.

Необходимые для найма документы соискатель также может направить в электронном виде. Но в этом случае по требованию работодателя он обязан представить ему нотариально заверенные копии таких документов на бумажном носителе (если, конечно, нет возможности представить их лично).

Подробнее: как заключить трудовой договор с удаленным работником

Если же человек изначально работал в офисе, то для перевода его на удаленку необходимо подписать с работником допсоглашение к трудовому договору и издать нужный приказ. В случае когда инициатива о переходе на дистанционный формат работы исходит от работника — обычно еще пишется заявление.

Иногда возникает необходимость перевести человека на удаленку не постоянно, а на какой-то период времени. Например, в офисе затеяли ремонт и сотрудников отправили работать дистанционно. Или человек сломал ногу, но по договоренности с руководством не берет больничный, а работает из дома. Для такой временной удаленки тоже необходимо согласие обеих сторон трудовых отношений. Дополнительное соглашение заключать необязательно. Можете ограничиться приказом с отметкой о согласии работника либо ссылкой на его заявление в качестве основания. Но тогда в этом приказе необходимо прописать все моменты, которые необходимо учесть при дистанте: порядок взаимодействия, компенсация за использование личной оргтехники и т.п.

Вас может заинтересовать: как организовать удаленную работу бухгалтера

В некоторых ситуациях, прямо предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ, работодатель может отправить персонал на дистанционку без его согласия. Это допустимо в случаях:

• катастрофы, пожара или наводнения;
• производственной аварии или несчастного случая на производстве;
• эпидемии или эпизоотии;
• решения органа власти или местного самоуправления,

а также в иных исключительных ситуациях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.

Документооборот с дистанционным сотрудником

Обмен документами с дистанционщиком осуществляется как в электронном виде, так и на бумаге, в зависимости от конкретных вопросов и имеющихся договоренностей. Электронный документооборот (ЭДО) с дистанционными сотрудниками, включая подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений, а также договоров о матответственности, возможен с использованием электронной подписи. Работодатель обязан использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), а работник — КЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).

В иных случаях взаимодействие происходит путем обмена электронными документами с использованием других видов эл. подписи или в иной форме, предусмотренной локальными нормативными актами или трудовым договором. Такой же порядок в том числе применяется для передачи результатов работы, отчетов и иной информации. Часто контакт с удаленными сотрудниками осуществляется посредством специального программного обеспечения, разработанного или используемого организацией.

Совместительство и дистанционная работа: особенности внешнего/внутреннего совместителей

Действующее трудовое законодательство не запрещает работать дистанционно по совместительству. Это окажется как внутреннее совместительство (у того же работодателя), так и внешнее (в другой организации).

Внутреннее совместительство:

1. С удаленщиком, как и с любым другим работником, заключается отдельный ТД, в котором указывается, что работа осуществляется по совместительству.
2. Совместитель-удаленщик выполняет как ту же работу, что и по основному договору, так и иную.
3. Можно трудиться дистанционно по основной работе и по совместительству либо работать удаленно только по одному ТД. Например, менеджер по кадрам может основную функцию осуществлять на стационарном рабочем месте, а специалистом по расчету заработной платы работать удаленно по совместительству.
4. Время работы по совместительству не должно превышать 4 часа в день, если в этот день человек занят и на основной работе. Значит, внутреннее совместительство обычно оформляется не более чем на 0,5 ставки.

Внешнее совместительство:

1. Человек может заключать договоры о дистанционной работе по совместительству с любым другим работодателем или даже несколькими.
2. В договоре укажите, что работа осуществляется дистанционно, по совместительству.
3. Вы не должны проверять, имеется ли у принимаемого специалиста основная занятость.
4. Ограничение по рабочему времени присутствует, поэтому правило о найме совместителя-удаленщика не более чем на 0,5 ставки сохраняется. Если человек работает по совместительству и в других местах — вашей сферой ответственности это не является.

Дистанционные сотрудники за рубежом

Российское трудовое законодательство не содержит прямого запрета на то, чтобы дистанционный сотрудник находился на территории другого государства. Более того, именно отсутствие привязки к определенному месту и подвигает многих отличных специалистов на поиск работы с возможностью удаленки.

Позиция судебных и контролирующих органов

По мнению Минтруда, если человек проживает за рубежом, то нанимать на удаленку его нельзя — надо заключать гражданско-правовой договор (например, Письмо № 14-2/ООГ-5755 от 0909.2022). Причиной служит то, что трудовое законодательство РФ действует лишь на территории России. К счастью, это мнение Минтруда не является правовым актом, о чем это уважаемое ведомство прямо указывает в своих посланиях.

Судебная практика в этом вопросе тоже неоднозначна. Одни суды полагают, что проживающий в другой стране человек не лишен права на трудоустройство на дистанционную работу в российскую организацию (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.06.2020 № 33-8432/2020). Другие считают, что заключение трудового договора о дистанционной работе для осуществления деятельности за пределами Российской Федерации не допускается (Решение Таганского районного суда города Москвы от 12.10.2023 по делу № 2-3060/2023).

Читайте: действует ли трудовой договор, если работник уехал из РФ и работает из-за рубежа

Что делать работодателю

Полагаю, что если стоит вопрос трудоустройства на дистанционку человека, проживающего за рубежом, то решение в каждой конкретной ситуации обязан принимать непосредственно работодатель, взвесив все «за» и «против». Но если ваш удаленный сотрудник решил изменить локацию и поработать из другой точки земного шара — расторгать с ним отношения считается неправомерным. Хотя бы потому, что нет основания для увольнения, прямо предусмотренного законом. И позиция как судебных, так и контролирующих органов, вероятнее всего, окажется не в вашу пользу.

Организация труда, техника, безопасность

Некоторые сотрудники кадровых служб негативно относятся к решению руководства о переводе части сотрудников на дистанционку только потому, что это требует разработку условий взаимодействия, отличных от стандартных. Но если разобраться, то ничего сложного в этом нет.

Режим рабочего времени и коммуникация

Режим работы при удаленке прописывается в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Если такого указания в документах нет — сотрудник сам решает, когда ему работать, а когда отдыхать. Обычно фиксируют начало и конец рабочего дня в тех случаях, когда удаленщику надлежит в определенное время находиться на связи с коллегами и клиентами. Ну или когда руководитель не уверен, что сотрудник не станет манкировать своими обязанностями. Но тогда какой смысл переводить на удаленку таких ненадежных товарищей?

В табеле рабочего времени дистанционка отражается как обычно, никаких особых правил на этот счет нет.

Также в ТД или ЛНА необходимо указать, какие средства связи будут использоваться для взаимодействия с работодателем. Это будут электронная почта, мессенджеры, корпоративные платформы, мобильная связь и т.п. Кроме того, потребуется зафиксировать виды необходимой отчетности, а еще формы и сроки ее предоставления.

Материально-технические вопросы

По закону компания должна обеспечить дистанционного работника всем необходимым для выполнения трудовой функции: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т.д. Но часто сотрудник предпочитает использовать свое оборудование и всё, что необходимо. Если работодатель не возражает, то обязан выплатить человеку компенсацию за использование имеющихся у него техники, программных продуктов и средств информационной безопасности, а еще возместить расходы, связанные с их использованием (ст. 312.6 ТК РФ). Порядок, сроки и размер возмещения также определяются локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Охрана труда на удалёнке

При дистанционной работе перечень обязанностей компании по охране труда заметно уменьшается. Такому сотруднику не надо проводить инструктажи на рабочем месте. Ознакомление с правилами по охране труда проводится только в отношении оборудования и средств, предоставленных или рекомендованных работодателем.

Спецоценку домашнего рабочего места тоже проводить не надо: человек может выполнять должностные обязанности хоть на балконе. Но если дистанционка комбинированная и специалист хоть иногда работает в офисе — это место уже подлежит оценке. Также в этом случае надо провести необходимые инструктажи. Если же в результате удаленной работы с работником произойдет несчастный случай — его надо будет расследовать по общим правилам. Обязательные медосмотры проводятся в случаях, предусмотренных законом: например, если сотрудник не достиг совершеннолетия. Все остальные требования охраны труда на удаленщика не распространяются, если иное не предусмотрено заключенным ТД или ЛНА организации.

Налогообложение и страховые взносы

С заработной платы дистанционных работников НДФЛ удерживается в общем порядке — по существующей прогрессивной ставке независимо от того, где человек выполняет трудовые обязанности — в России или за границей (Письмо Минфина от 18.12.2023 № 03-04-06/122276).

Все виды страховых взносов (включая на обязательное пенсионное страхование) с выплат работающим удаленно гражданам РФ тоже начисляют как обычно (Письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-04-06/21160).

Подробнее:

• как платят налоги удаленщики;
• как удержать НДФЛ с доходов удаленных работников - нерезидентов РФ.

Документальное оформление дистанционной работы на предприятии

Если решение об удаленной работе принимается по соглашению сторон, то основным документом, регулирующим их права и обязанности, является трудовой договор или допсоглашение к нему. Принятия какого-либо положения в этом случае закон не требует. Однако принятие такого ЛНА, детально регулирующего все нюансы дистанционного труда, представляется весьма целесообразным. Прежде всего оно сэкономит время и силы кадровика, особенно когда дистант охватывает значительное количество работающих.

Иногда временный переход на дистанционку происходит без согласия персонала — в исключительных случаях, предусмотренных ст. 312.9. ТК РФ. В таких ситуациях работодатель обязан издать локальный нормативный акт (при наличии в организации профсоюза, с учетом его мнения), с указанием причин и срока перевода (не более шести месяцев), списка переводимых работников, а также всех организационных моментов, связанных с дистанционной работой.

Дисциплинарная и материальная ответственность удаленного работника

Если работающий дистанционно не исполняет свои трудовые обязанности либо работает «спустя рукава», то он так же, как и остальные сотрудники, привлекается к дисциплинарной ответственности. Процедура привлечения дистанционного работника к дисциплинарке стандартна и регулируется ст. 193 ТК РФ. Проблемы иногда возникают в тех случаях, когда администрация своевременно не озаботилась документально прописать обязанности сотрудника.

Например, руководитель отдела требует наказать программиста за то, что с ним не могли связаться в 17.00 по московскому времени. А у него в это время уже была глубокая ночь, да и в договоре режим рабочего времени не установлен.

За причинение ущерба имуществу работодателя удаленный сотрудник несет ответственность в соответствии с нормами главы 39 ТК РФ. Но с определением вины работника возникают некоторые нюансы. Например, окажется достаточно затруднительно установить факт причинения ущерба оборудованию умышленно или в состоянии опьянения, если это имущество находилось у дистанционщика дома. Теоретически с работающим удаленно также разрешено заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Но лишь в том случае, если он относится к категории сотрудников, с которыми заключение такого договора возможно (ст. 244 ТК РФ).

Увольнение дистанционного работника

Дистанционного сотрудника можете уволить по тем же основаниям, что и работающего в офисе: по соглашению сторон, по сокращению, по собственному желанию и т.д. Но есть и особенности — законом установлены два дополнительных основания для увольнения удаленщика:

1. Отсутствие взаимодействия с работодателем более двух рабочих дней подряд без уважительной причины (если более длительный срок не установлен ЛНА или ТД) (ч. 1 ст. 312.8).
2. Изменение местности выполнения трудовой функции, повлекшее невозможность исполнения работником обязанностей по договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8).

Увольнение дистанционного сотрудника по любому основанию осуществляется по стандартному алгоритму. Необходимый для процедуры документ — приказ на увольнение. Особое внимание необходимо обратить на надлежащее оформление документооборота при увольнении.

Подробнее: как правильно составить приказ на увольнение

Актуальная судебная практика по спорам, связанным с дистанционной работой

Еще несколько лет назад далеко не все работодатели понимали специфику работы удаленно. Да и сами дистанционщики часто смутно знали свои права и обязанности, связанные с применяемой формой занятости. Поэтому судебная практика по таким делам сложилась очень интересная. Покажем несколько таких ситуаций:

1. Дистанционный сотрудник обжаловал увольнение за отсутствие взаимодействия с работодателем более двух рабочих дней подряд, ссылаясь в т.ч. на нарушение процедуры, поскольку у него не запросили письменное объяснение. Судебные инстанции согласились с таким доводом и признали приказ о расторжении ТД незаконным. Увольнение по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ является именно видом дисциплинарного взыскания, в связи с чем его применение должно производиться в соответствии с положениями статей 192 и 193 ТК (Определение Третьего КСОЮ от 18.12.2023 № 88-24604/2023).
2. Удаленщика, отказавшегося работать в офисе, уволили по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий ТД). Суды трех инстанций признали увольнение незаконным, т.к. работодатель не доказал, что отменил удаленку вследствие реальных изменений организационных или технологических условий труда (Определение Девятого КСОЮ от 29.02.2024 № 88-1972/2024).
3. Работающий удаленно менеджер отправлял все необходимые отчеты точно в срок. Но потом руководство потребовало, чтобы он прикладывал к отчетам фотоснимки с использованием специальной программы. За невыполнение этого требования сотруднику несколько раз объявили выговор, а потом уволили по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Увольнение признали незаконным. Суд пришел к выводу, что из должностной инструкции менеджера не следовало, что в его обязанности входила фотосъемка объектов и предоставление фотоотчетов. Начальство не вправе нагружать работника поручениями, не входящими в его трудовую функцию (постановление Президиума Хабаровского краевого суда от 08.04.2019 № 44г-44/2019).

Еще об этом: какие споры чаще всего возникают у работодателей с работниками-удаленщиками