Стоит ли хранить копию паспорта сотрудника

При заключении трудового договора гражданин предъявляет паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) Снятие копий паспорта, как и обязанности их хранения, законодательством не предусмотрены.

При этом паспорт содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта является обработкой персональных данных. А она может осуществляться работодателем исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательных норм, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (см. ст. 86 ТК РФ):

• если обработка ПД связана с выполнением требований законодательства (ведение кадрового учета, расчет зарплаты, формирование и сдача отчетности), то согласие работника на это не требуется;
• для обработки в любых других целях нужно согласие работника, в котором нужно эту цель, собственно, четко прописать.

Роскомнадзор по вопросу хранения копий документов с перс.данными, транслирует следующее: юр.лицо вправе получать копию паспорта (или иных документов) только при наличии правовых оснований из ч. 1 статьи 6 152-ФЗ и обрабатывать информацию исключительно в соответствии с целями, заявленными при её сборе.

Персональные данные не должны быть избыточными относительно цели их обработки, даже если вы взяли согласие на эту обработку. То есть помимо согласия работника на хранение копии паспорта (так как в рамках требований закона нам её хранить уж точно не нужно), в этом согласии нужно прописать — с какой целью мы это делаем.

В связи с этим вопрос знатокам — какова цель хранения копии паспорта? Честно говоря, если бы у меня стояла задача обосновать эту цель перед Роскомнадзором, я бы не смогла.

Кроме того, копия паспорта содержит биометрические данные — фотографию работника. Поэтому придется взять согласие и обосновать цель обработки в том числе и биометрических данных.

И второй момент — зачем она вам с чисто практической стороны? Ну сняли вы эту копию, а работник на следующий же день потерял паспорт / сменил регистрацию / развелся. То есть копия актуальна только на момент её снятия. А дальше — как повезет.

Поручиться, что у работника тот же паспорт, что и год назад, когда сняли копию, вы просто не можете. И если потребуется предоставлять куда-либо его паспортные данные, опираться на древнюю копию просто бессмысленно — придется их запрашивать у самого работника (вопрос законности предоставления этих данных отставим в сторону — зависит от ситуации).

Есть отчетность, где указываются паспортные данные работника (например, РСВ или сведения о застрахованном лице). Но данные для РСВ берутся из системы по учету кадров и расчету ЗП (и цель хранения данных в ней, в связи с этим, понятна), а паспортные данные для сведений вносятся в бумажный бланк, который подписывает работник.

С целью хранения копии паспорта снова мимо — она нужна исключительно для удобства, чтобы внести данные в систему.

Резюмирую — если до сих пор храните, рекомендую уничтожить, ибо зачем она вам?

Клуб «Эксперт-кадровик» —колонка эксперта по кадрам Ольги Смирновой на НашГлавбух:

• Давайте поговорим об удержании из зарплаты
• Можно ли уволить за прогул работника из-за отказа от командировки
• Перенос отпуска на следующий год: права работника и риски
• Особенности увольнения за прогул при сомнительном больничном листе
• Все статьи колонки "Клуб «Эксперт-кадровик» — колонка Ольги Смирновой"