Правила расчета средней и среднесписочной численности работников

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Есть два показателя — средняя и среднесписочная численность работников, и они отличаются друг от друга.
2. Первая включает еще и внешних совместителей, а также людей, работающих по договорам ГПХ.
3. Такие данные нужны для выбора налогового режима и заполнения некоторых отчетов.
4. Чтобы их посчитать, складывают количество людей за каждый день месяца и делят на число дней.
5. Результаты расчётов обязательно указывают в отчетах для налоговой и других органов, а ещё такие отчеты можно сделать в специальной программе.

Средняя и среднесписочная численность работников: разница

Чтобы разобраться со средней (СЧ) и среднесписочной (ССЧ), начать следует со списочной численности работников. В нее включаются лица, работающие на предприятии:

• по бессрочному трудовому договору;
• по срочному трудовому договору, временные и сезонные работники, если их работа продолжалась хотя бы один рабочий день (смену);
• собственники предприятия, которым начисляется заработная плата за трудовые обязанности.

Временно отсутствующие на рабочем месте сотрудники (по причине заболевания, отпуска, командировки) не исключаются при подсчете.

Подробнее: что такое списочная численность работников

Разница в подсчете ССЧ и СЧ состоит в различном подходе к учету отдельных показателей:

• ССЧ учитывает только штатных сотрудников, занимающих вакансии по штатному расписанию предприятия;
• при расчете СЧ к ССЧ следует добавить работающих по договорам ГПХ и внешних совместителей.

Когда нужно считать среднесписочную и среднюю численность

От показателей средней и среднесписочной численности работников зависит как способ направления в контролирующие органы некоторых форм отчетности, так и возможность пользоваться налоговыми преференциями и специальными налоговыми режимами.

Например, налоговые декларации только в электронном виде сдают налогоплательщики, чья среднесписочная численность за предшествующий год составила более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Важна ССЧ и для компаний, занимающихся производством и реализацией анимационной аудиовизуальной продукции: вновь созданным положена льгота по страховым взносам в том случае, если ССЧ более 7 человек, продолжающим деятельность — в случае если этот показатель не снижается (п. 12 ст. 427 НК РФ).

Среднюю численность персонала оценивают при выборе специальных режимов налогообложения для:

• применения УСН — среднее количество работающих на предприятии ограничено 130 сотрудниками;
• применения ПСН — ограничение более жесткое: 15 человек.

Как считают среднесписочную численность

Для расчета среднесписочной применяется старый добрый способ определения среднеарифметического значения. Помните, что все мы в школе учили правило: чтобы найти среднеарифметическое нескольких чисел, надо сложить эти числа и разделить полученную сумму на количество слагаемых.

Вот оно и пригодилось на практике. Следуя ему, составим формулу для расчета ССЧ за месяц:

где

• ССЧi — среднесписочная за i-тый месяц (i принимает значения от 1 до 12);
• СЧ1-N — списочная численность за число месяца от 1 до N (N принимает значения: 28, 29, 30, 31);
• N — количество календарных дней в месяце (28, 29, 30, 31).

Пример.

Рассчитаем ССЧ за неделю со 2 по 8 июня 2025 г.

Списочный состав по дням, согласно данным табеля учета рабочего времени, составит:

ССП = (138 + 140 + 135 + 138 + 140 + 140 + 140) / 7 = 139 чел.

Чтобы получить ССП:

• за квартал — возьмем итоги трех месяцев периода, сложим их и сумму поделим на три;
• за полугодие — сложим итоги шести месяцев и поделим на шесть;
• за 9 месяцев — сумму итогов девяти месяцев поделим на девять;
• за год — сумму итогов каждого месяца года поделим на двенадцать.

Практически на каждом предприятии есть сотрудники, работающие в режиме неполного рабочего дня и, следовательно, занимающие неполные ставки.

Их учитываем по фактически отработанному времени: например, если сотрудник трудится на ½ ставки, то при расчете ССЧ учтем его как 0,5 единицы.

Вот так и получаются полтора землекопа, если кто не знал. Может, для школьника это и ошибка, а для бухгалтера — вполне себе нормально.

Онлайн-калькулятор для расчета среднесписочной численности:

Калькулятор среднесписочной численности

Как считают среднюю численность

Принцип расчета средней схож с расчетом среднесписочного показателя, однако есть нюансы, на которые следует обратить внимание.

Средняя численность — более широкое понятие, чем среднесписочная, поскольку включает в себя и внешних совместителей, и работающих по договорам ГПХ. Значит, для определения средней надо к среднесписочной прибавить усредненные показатели для совместителей и подрядчиков:

где:

• СЧвс — средняя внешних совместителей;
• СЧгпх — средняя работающих по договорам ГПХ.

Обратите внимание:

СЧгпх рассчитывается по тем же правилам, что и ССЧ: определяем количество работников по договорам ГПХ за каждый день месяца, суммируем результаты, делим на количество дней в месяце. При этом каждый подрядчик за один рабочий день учитывается как одна единица вне зависимости от количества отработанных им часов. В табеле учета рабочего времени подрядчиков не обозначают, поэтому для учета их рабочих дней ориентируемся на данные договоры.

А вот для определения СЧвс учитывать количество отработанных совместителями часов необходимо.

где:

• ЧАСвс — общее количество часов, отработанное всеми внешними совместителями за месяц;
• ЧАСмес — количество рабочих часов в месяце по нормативу.

Пример.

Количество рабочих часов в апреле 2025 г. — 175.

На предприятии работают четыре внешних совместителя. Один из них в апреле отработал 80 часов, двое — по 40 часов и еще один — 30 часов.

Вычисляем СЧвс:

(80 + 40 + 40 + 30) / 175 = 1,08

По правилам округления принимаем, что СЧвс за апрель равна 1 чел.

Когда и как сдавать отчет о среднесписочной численности организации

Отдельная форма отчетности по среднесписочной численности (по КНД № 111018) отменена начиная с отчетности за 2020 год.

Но сведения о ССП все же подаются в ФНС в составе расчета по страховым взносам. Указывается среднесписочный показатель и в форме ЕФС-1 (раздел 2) — это тот раздел, что заменил прежний отчет по страховым взносам на травматизм (4-ФСС).

Подробнее:

• как отчитаться о среднесписочной численности работников;
• сдавать ли нулевой отчет по среднесписочной численности работников.

Как вывести отчет по средней численности в программе 1С:ЗУП

Программа 1С:ЗУП позволяет подготовить различные отчеты по занятости персонала, в том числе по средней численности.

Для формирования отчета надо воспользоваться подразделом «Кадровые отчеты» в разделе «Кадры».

1С:ЗУП Отчеты по кадрам

Прокручиваем вниз и справа внизу находим вот такой отчет:

Здесь отчеты по численности

Здесь можно задать период, а еще воспользоваться функцией расширенного поиска и детализировать отчет.

Задаем детали отчета по численности