Важно
Утвердили коэффициенты-дефляторы на 2026 год 
При списании или продаже основных средств следуйте установленной процедуре в компании и правильно оформляйте все документы. Рассмотрим, какие документы потребуются для оформления выбытия основных средств, как правильно их заполнить и какие особенности нужно учитывать при разных видах выбытия.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Основные средства перестают использовать по разным причинам: их продают, дарят, списывают из-за поломки или теряют.
- Когда их продают, нужно оформить приказ, договор, акт приема-передачи и счет-фактуру.
- Если оборудование испортилось и больше не работает, оформляют приказ, акт списания, дефектную ведомость и, по желанию, фото.
- В случае кражи оформляют служебную записку, делают инвентаризацию и акт хищения, подают заявление в полицию.
- Когда имущество дарят или обменивают, составляют договор, акт передачи, приказ и акт о списании с учета.
Какие есть причины выбытия основных средств
Выбытие ОС — это прекращение использования объекта ОС в результате его продажи, списания, ликвидации, передачи или иного вывода из эксплуатации.
Для информации: что такое основные средства
Причины выбытия разделим на 4 условные группы:
- Физическое выбытие (износ, поломка, авария, в связи со стихийным бедствием).
- Экономическое выбытие (моральный износ и устаревание, нецелесообразность использования, так как обслуживание дороже потенциальной выгоды).
- Юридическое и договорное выбытие (продажа, безвозмездная передача, взнос в уставный капитал, мена, конфискация).
- Прочее выбытие (кража, хищение, списание по ликвидации).
Какие документы необходимо оформить
Перечень оформляемых документов зависит от типа выбытия основного средства.
Продажа ОС
Продажа основного средства — это передача объекта за деньги другому лицу. Разберемся, какие документы использовать в таблице.
| Документ | Его назначение |
|---|---|
| Приказ директора о решении продать основное средство | Приказ оформляется в свободной форме и отражает решение продать основное средство. В нем указывают наименование, инвентарные и заводские номера, состав комиссии (если она назначается для подготовки и продажи) и т.д. |
| Акт экспертной рыночной оценки | Лучше оформить, если сделка происходит между взаимозависимыми лицами или если цена ниже рыночной. |
| Договор купли-продажи | В нем согласовываются все существенные условия для сторон: предмет договора, цена, порядок расчетов, права и обязанности сторон, оформляемые и передаваемые документы и т.д. |
| Акт приема-передачи | Составляется по унифицированным формам ОС-1, ОС-1а, ОС-1б или по самостоятельно разработанным с учетом требования Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 к обязательным реквизитам первичного документа. |
| Товарная накладная, счет-фактура, УПД, счет на оплату | Оформляются в соответствии с требованиями сторон. Если сделка облагается НДС, то при реализации оформляются счет-фактура или УПД. |
| Акт о списании основного средства с баланса | Например, используйте унифицированную форму ОС-4. |
| Справка о балансовой стоимости | Предоставляется по требованию клиента, чтобы подтвердить остаточную стоимость, начисленную амортизацию и иные характеристики объекта. |
| Документы на утилизацию | Составляются, если перед продажей произведен демонтаж и основное средство частично утилизируется. |
| Документы на регистрацию | Актуально для транспортных средств, недвижимости, земли и прочих объектов, для которых установлен порядок обязательной регистрации. |
Читайте: как заполнить форму ОС-1 при продаже основного средства
Например, ООО «NashGlavbuh.org» продало автомобиль компании ООО «Гамма». Стороны договорились составить акт приема-передачи основного средства в свободной форме.
Показываем образец:
Как составить акт приема-передачи в свободной форме
При оформлении подобных сделок мы тщательно подбираем всю необходимую документацию и дополнительно прилагаем информацию о ценах на аналогичные объекты, найденную в открытых интернет-источниках. Особое внимание уделяется полноте пакета документов: мы проверяем правильность заполнения каждого из них и корректность оформления. Это крайне важно, поскольку налоговые органы регулярно запрашивают документацию по сделкам. Кроме того, при продаже транспортного средства необходимо обязательно снять его с регистрационного учета в соответствующей программе, чтобы избежать начисления транспортного налога в дальнейшем.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить в учете операции по поступлению, перемещению, разукомплектации и т.п. с ОС.
Физический износ ОС
При физическом износе основных средств и невозможности дальнейшего использования оборудования, тщательно подготовьте комплект документов. Если налоговая и не обратит на такую операцию внимание, то аудиторы обязательно запросят пакет подтверждающих документов, если увидят движение по счету 01.09.
Перечень документов в таблице:
| Документ | Его назначение |
|---|---|
| Приказ директора о создании комиссии по списанию и утилизации | Составляется в произвольной форме. В нем назначаются лица компании, которые отвечают за списание, ликвидацию, утилизацию объекта основных средств при выбытии. |
| Акт о списании | Воспользуйтесь формой ОС-4 или утвержденной в организации. В нем фиксируются состояние объекта, причины для списания, остаточная стоимость и иные характеристики. |
| Акт технического состояния | Дополнительная форма, которая подтвердит непригодность ОС для дальнейшего использования. Например, составляется экспертами компании или сторонними представителями. |
| Дефектная ведомость | Составляется в произвольной форме. Описывает перечень неисправностей объекта, фиксирует, что он не подлежит дальнейшему ремонту или его использование нецелесообразно. |
| Приказ о списании | На основании приказа о списании и акта бухгалтерия сделает в учете необходимые проводки. |
| Фото и видео | Дополнительные фото и видео состояния изношенного оборудования не повредят и наглядно отразят его состояние перед списанием. |
| Заключение экспертизы или официальные справки из государственных органов | Например, на износ повлиял пожар. Да, эта ситуация будет форс-мажор. Но ее доказывают официально, запросив справку о зарегистрированном пожаре. |
| Акты на утилизацию, демонтаж, передачу в лом | Оформляются, если объект подлежит разборке, уничтожению, сдаче в металлолом и т.д. |
Образец приказа директора на создание постоянной комиссии по выбытию основных средств:
Как создать приказ о постоянно действующей комиссии по выбытию основных средств
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Хищение ОС
При хищении основного средства необходимо оформить комплект документов для фиксации факта кражи, списания имущества с баланса организации и отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете.
Представим, что сотрудник обнаружил факт хищения и сообщил руководителю. В некоторых компаниях регламентом предусмотрено оформлять обнаружение факта хищения ОС в письменном виде (например, служебной запиской).
Издается приказ о проведении инвентаризации и составе комиссии. Приказ о назначении комиссии составляется в свободной форме, для фиксации результатов используются следующие формы:
- ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
- ИНВ-1 — инвентаризационная опись;
- ИНВ-18 — сличительная ведомость.
Подробнее: как составить приказ о проведении инвентаризации основных средств
Как зафиксируете факт, подайте заявление в полицию. Компании пригодится специальная справка о стоимости похищенного имущества. После принятия заявления вам выдадут его заверенную копию на руки.
Образец справки о стоимости ущерба от хищения основного средства:
Как составить справку в полицию о стоимости похищенного ОС
Среди документов при краже, оформите акт о хищении основного средства. Унифицированной формы нет, но компания вправе воспользоваться ОС-4 с пометкой «хищение». Приложением к акту станут документы, полученные в полиции. В акте укажите все характеристики похищенного основного средства. Дополнительным документом станет бухгалтерская справка о хищении.
Финальным документом станет приказ директора о списании.
Может пригодиться:
Если виновные лица не выявлены или есть решение суда об отказе во взыскании с них ущерба, то стоимость пропавшего имущества учтите в составе внереализационных расходов.
Дарение, мена, безвозмездная передача ОС
При дарении, мене и безвозмездной передаче объект выбывает с учета. Стандартный пакет документов:
- договор дарения (мены, безвозмездной передачи);
- акт приема-передачи;
- приказ руководителя, в котором обозначены причины передачи;
- акт о списании с учета.
Вклад в уставный капитал другой компании
При передаче основного средства в качестве вклада в уставный капитал другой организации, оформляют согласованное решение собственника или протокол общего собрания учредителей.
Рыночную стоимость передаваемого ОС оценивает независимый оценщик. Стоимость передачи не должна быть выше оценки эксперта.
Компании составляют передаточный акт по форме ОС-1 или используют самостоятельно разработанный бланк. При составлении акта пользуйтесь технической документацией на основное средство и данными бухгалтерского учета. Акт составляется в двух экземплярах.
На выбытие составляются акт о списании, приказ руководителя, вносятся сведения в инвентарную карточку.
Читайте также: какими проводками отражать выбытие основных средств
