Инвентаризация за 2025 год и особенности ее проведения

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Инвентаризация помогает проверить, сколько у предприятия имущества на самом деле.
2. С 2025 года применяют новый стандарт по инвентаризации.
3. Инвентаризацию должны проводить все организации, включая малые предприятия.
4. Ревизия помогает выявить излишки и недостачи, которые могут серьёзно повлиять на отчётность.
5. Если инвентаризация не проведена, штрафов за это не будет, но приучает к дисциплине.

Что такое инвентаризация и зачем она проводится

Заканчивается календарный год. Что делают организации по итогам каждого года? Правильно: составляют годовую бухгалтерскую отчетность. А перед этим обязательно проводят инвентаризацию. В статье 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения сверки. Но четко написано, что ревизия должна проводиться и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к федеральным стандартам.

Приказом Минфина № 4н от 13.01.2023 утвержден новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». А обновленный порядок проведения инвентаризации Минфин разъяснил в Информационном сообщении № ИС-учет-44 от 12.04.2023.

Ознакомьтесь с перечнем действующих ПБУ и ФСБУ

А вот инвентаризация в бюджетном учреждении в 2025 году с новыми стандартами никак не связана, стандарт ее проведение не регулирует. Но с 01.04.2025 утратили силу методрекомендации по инвентаризации имущества и финактивов из приказа № 49 от 13.06.1995. При ежегодной сверке бюджетники учитывают стандарты «Концептуальные основы» (Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 256н) и «Учетная политика» (Приказ Минфина России № 274н от 30.12.2017). В них закреплены общие правила проведения инвентаризации и требования к документообороту. Кроме того, госсектор применяет общие методрекомендации к СГС из Письма Минфина № 02-06-06/61122 от 01.07.2024.

В ходе инвентаризации проверяют не только активы и обязательства(п. 3, 18 ФСБУ 28/2023). Также смотрят источники финансирования компании, неучтенное имущество и обязательства. Кроме того, проверяют активы и обязательства, которые не признаются таковыми по правилам бухучета и не учитываются на балансе, но отражены на забалансе и раскрываются в финотчетности, — к примеру, арендованные объекты и товары на хранении.

В каких случаях проводится инвентаризация

Сверка обязательна для всех организаций при (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ, п. 15 ФСБУ 28/2023):

• составлении годовой бухотчетности;
• передаче или возврате активов организации, имущественного комплекса в аренду, управлении, безвозмездном пользовании, при отчуждении активов, но есть и исключение — случаи, когда такие операции относятся к обычной деятельности компании;
• смене материально ответственных сотрудников, а при коллективной ответственности — руководителя коллектива/бригадира, при выбытии из коллектива/бригады более 50 % членов, по требованию одного или нескольких членов коллектива/бригады;
• обнаружении утраты, порчи, повреждения активов;
• чрезвычайных ситуациях;
• ликвидации или реорганизации компании, за исключением реорганизации в форме преобразования.

С какой периодичностью и в какой срок проводят инвентаризацию

По правилам проведение инвентаризации обязательно проводят минимум один раз в год — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Организации проверяют все активы и обязательства, прежде чем сформировать баланс и отчет о финансовых результатах. Годовая инвентаризация — это плановая проверка, которая проводится строго по утвержденному графику.

Но бывают и внеплановые инвентаризации, их проводят по закону или по решению руководства. Точные сроки и назначение таких проверок заранее неизвестны. Внеплановую инвентаризацию проводят, если поменяли МОЛ, произошла чрезвычайная ситуация или, к примеру, выявили кражу имущества (пп. ‭«в» — ‭«е» п. 15 ФСБУ 28/2023).

Конкретные сроки зависят от причины инвентаризации. Сверку активов и обязательств перед составлением отчетности проводят так, чтобы завершить ее до начала составления отчетов. На практике ОС, нематериальные активы, капвложения и запасы проверяют в период 01.10 по 31.12 отчетного года. Другие объекты надо проверить по состоянию на конец дня 31.12.

А вот когда проводят инвентаризацию в остальных случаях:

1. При передаче/возврате активов — непосредственно перед событием.
2. При смене МОЛ — в день передачи дел.
3. По требованию бригады — сразу после поступления такого требования.
4. При выявлении утраты, порчи, повреждения — сразу же после того, как узнали о проблеме.
5. При авариях, пожарах, стихийных бедствиях — сразу после окончания режима ЧС.
6. При реорганизации или ликвидации — до составления итоговых документов (к примеру, передаточного акта в случае разделения или выделения).

Если организация считает себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, то она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, проведение пересчета хотя бы один раз в год необходимо всем организациям, в том числе и малым.

В каком объеме проводят инвентаризацию

ФСБУ 28/2023 установил и объемы проверки. Так, компании смогут провести:

1. Полную инвентаризацию. Это проверка всего имущества и обязательств компании. Обязательна перед составлением годовой отчетности и, например, при реорганизации.
2. Выборочную/частичную инвентаризацию. Это проверка определенной группы активов или конкретного места хранения. Проводят при недостачах, смене МОЛ, нарушениях при приемке и списании ТМЦ.

При проведении ревизии надо учитывать правила (п. 23–25 ФСБУ 28/2023):

1. Активы проверяют по месту их фактического нахождения. МОЛ обязательно должны присутствовать при проверке.
2. Запасы в невскрытой упаковке разрешают учитывать на основании документов от поставщика. Но надо пересчитать все коробки, а некоторые — вскрыть для контрольной проверки.
3. Объем или вес навалочных запасов можно определить с помощью обмеров и технических расчетов.

По теме: что такое инвентарь

Как провести инвентаризацию: пошаговая инструкция

Пройдем по всем этапам ревизии и разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении и до подведения итогов.

Этап 1. Создание инвентаризационной комиссии

Ревизией занимается инвентаризационная комиссия. Ее создают приказом руководителя, а в состав включают любых сотрудников, кроме МОЛ. Требования по количеству и составу участников комиссии в стандарте не установлены. Обычно в комиссию включают несколько представителей администрации компании, бухгалтера и специалистов из технических, экономических и юридических подразделений.

Руководитель сам решает, кто должен проводить инвентаризацию в организации: рабочая группа, которую сформировали для конкретной проверки, или постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если объем проверки большой, то вы вправе создать несколько инвентаризационных групп. В таком случае директор распределяет обязанности между ними и утверждает в приказе порядок их взаимодействия (п. 19 ФСБУ 28/2023).

Но возникает вопрос: можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица: нет, нельзя. МОЛ обязаны присутствовать при проверке (п. 20, 23 ФСБУ 28/2023). Вы должны сообщить МОЛ о планируемой ревизии и зафиксировать это документально. Проверки при отсутствии материально ответственных проходят в исключительных случаях:

• если присутствие МОЛ невозможно в течение долгого периода времени — к примеру, из-за болезни;
• если МОЛ уклоняется от инвентаризации.

И если инвентаризация проводится без МОЛ, то перед началом проверки надо составить произвольный акт, отразить в нем факт и причины отсутствия матответственного и заверить подписями всех членов инвентаризационной комиссии. Если выполните такую процедуру, то результаты инвентаризации будут действительными.

Этап 2. Издание приказа

В приказе определяют даты начала и окончания ревизии, общий порядок, список проверяемых объектов (п. 17 ФСБУ 28/2023). Составьте его по унифицированной форме ИНВ-22 или в произвольном виде.

Пример оформления приказа на годовую инвентаризацию в 2025 году по унифицированной форме

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Этап 3. Проверка остатков ТМЦ

Далее уже идет рутинный процесс. До начала (п. 26, 27 ФСБУ 28/2023):

1. Инвентаризационной комиссии передают последние первичные документы, в которых отражается движение активов в регистрах бухучета. Среди них: приходные и расходные документы, отчеты о движении активов. Председатель комиссии визирует эти документы и указывает: ‭«До инвентаризации на "__________" (дата)».
2. Все МОЛ дают расписки, что к началу инвентаризации они сдали первичку в бухгалтерию или передали комиссии, оприходовали все вверенные им активы, а выбывшие ТМЦ списали в расход. Такие же расписки дают сотрудники, которые получали деньги под отчет или активы по доверенности.

Затем бухгалтерия или сама комиссия — как принято в организации — оформляет бланки инвентаризационных описей/актов минимум в двух экземплярах. Вы вправе использовать унифицированные формы ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4 или разработать собственные документы. К примеру, можете объединить показатели фактического наличия активов и результаты инвентаризации в одном документе (п. 5 ФСБУ 28/2023).

Итак, вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку, если есть фактическое наличие имущества, это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации: комиссия отмечает в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений, указывает количество и стоимость излишков или недостачи.

А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И всё — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте специальный регистр в бухгалтерской программе или отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим. К примеру, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020, в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019.

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:

• оставить все как есть. Если это его шкаф, то куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Не все ли равно, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
• заключить договор хранения. И будем учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Может пригодиться: как составить договор хранения

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, то можете этого не делать. Как уже сообщалось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.

Этап 5. Учет излишков и недостач

Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению как при общей системе, так и при УСН. С недостачами окажется чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но, прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «что делать?», отвечаем на вопрос «кто виноват?». Признанный виновным в недостаче, сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.

А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, то тогда недостача — однозначный убыток. Упрощенцы такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют: им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, при отсутствии виновных лиц, признаются внереализационными расходами лишь в том случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, или в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц, согласно подпункту 1 пункта 1 и пункту 2 статьи 208 УПК РФ. Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.

Подробнее: что делать, если выявлена недостача при инвентаризации

Как оформить результаты инвентаризации

Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Если расхождений с бухучетом нет, то все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, то требуется составлять сличительные ведомости.

Требования, как правильно оформить инвентаризацию документально, приведены в п. 31 ФСБУ 28/2023. Документы со сведениями о фактическом наличии запасов должны соответствовать этим требованиям. Приобщите к ним акты обмеров и перевеса, технические расчеты, пояснения МОЛ о пересортице, объяснения комиссии, почему недостачу не отнесли на виновных лиц и др. (п. 5, 35 ФСБУ 28/2023).

По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи при проведении инвентаризации запасов, оформляется ведомость ИНВ-26 или аналогичный бланк собственной разработки. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Подробнее:

• как составить акты о результатах инвентаризации;
• как составить сличительную ведомость.

Как проводится инвентаризация расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии необходимо помнить и про искажение бухгалтерской отчетности, и про грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.

Полезно: бухгалтерские проводки по инвентаризации

Инвентаризация: вопросы и ответы