Правила признания расходов и доходов при применении УСН

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. При УСН учитывайте два вида — доходы и внереализационные поступления.
2. Доход признаётся в момент фактического поступления денег или иного актива — по кассовому методу.
3. Каждую операцию фиксируйте в книге доходов и расходов и считаете суммы нарастающим итогом с начала года.
4. В расходы можно включать затраты на имущество, сырьё, зарплату и оплаченные услуги контрагентов.
5. Чтобы принять расход, нужен экономический смысл, связь с деятельностью, платёж и документы.

Порядок признания доходов на УСН («Доходы» и «Доходы минус расходы»)

Налогоплательщики, при определении суммы дохода, применяют положения статьи 346.15 НК РФ. Первой строкой там указывается, что размер дохода определяется по правилам 1 и 2 пункта ст. 248 Налогового кодекса России. Вот что говорит НК о порядке и дате получения.

Какие доходы учитывать

Весь доход «упрощенца» складывается из двух групп доходов:

• полученные от реализации на УСН;
• внереализационные.

Подробнее: что такое внереализационные расходы

Какова дата получения дохода

Отражайте доходы в том отчетном периоде, в котором фактически поступили денежные средства или произошло другое событие, связанное с поступлением активов. Данное правило закреплено пунктом 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Датой поступления дохода считается день, когда:

• денежные средства зачислены продавцу на расчетный, лицевой счет либо получены наличными в кассе организации;
• покупатель произвел оплату товара, работы или услуги посредством электронных денег (Минфин указал на это в Письме от 20.01.2014 № 03-11-11/1415);
• оплата произведена банковской картой покупателя, а деньги зачислены на банковский или лицевой счет продавца (такое разъяснение содержится в Письме Минфина от 10.02.2020 № 03-11-11/8398);
• продавец получил имущественное право, выполнение работ или оказание услуг в качестве оплаты, приобрел право требования к покупателю;
• произошла передача векселя путем платежа по нему или передачи по индоссаменту другому лицу (при условии что изначально вексель поступил в счет погашения задолженности перед продавцом);
• подписан акт взаимозачета, согласно которому обязательства сторон погашены друг против друга соглашением о зачете требований (это подтверждено Письмом Минфина от 23.09.2013 № 03-11-06/2/39230);
• деньги, полученные по поручению продавца, переведены покупателем на счета третьих лиц.

Как учитывать доходы

Для целей налогообложения в виде налога на УСН доходы рассчитываются нарастающим итогом с начала календарного года. В день признания дохода реквизиты документа и сумма вносятся в книгу доходов и расходов по УСН. Она выглядит как регистр налогового учета, представленный в виде титульного листа и двух разделов.

Доходные операции фиксируются в общую таблицу в графу «Доходы». В конце каждого квартала суммы всех операций суммируются и служат основанием для расчета авансового платежа.

Порядок признания расходов на УСН («Доходы минус расходы»)

Организациям и предпринимателям, применяющим УСН с объектом «Доходы минус расходы», предоставляется право снизить налогооблагаемую базу на величину произведенных затрат. Право дано пунктом 2 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ. Перечень возможных расходов содержится в статье 346.16 НК РФ. Начиная с 2026 года этот список для УСН дополнился пунктом, позволяющим учитывать также «прочие расходы, определенные правилами главы 25 НК РФ».

Какие расходы уменьшают налоговую базу

Затраты на приобретение и обслуживание имущества и прав:

• покупка и создание основных фондов для деятельности на УСН, включая доставку и установку оборудования;
• реконструкция, модернизация и ремонт основных средств;
• создание и покупка нематериальных активов (патентов, торговых марок, программного обеспечения);
• компенсация сотрудникам за использование личного автотранспорта для деловых целей, расходы на эксплуатацию служебного автомобиля и прочего транспортного средства (топливо, запчасти, ТО, парковочные места);
• материальные затраты на сырье, материалы, комплектующие, упаковку, топливо, электроэнергию, воду, газ, тепло, эксплуатационные нужды, уборку территорий и помещений, канцелярию;
• траты на пожарную безопасность и сохранность имущества;
• освоение нового производства, запуск новых линий и мощностей;
• потери товарно-материальных ценностей вследствие естественного износа при перевозке и хранении продукции;
• затраты на закупку готовой продукции для последующей продажи, её доставку и складирование;
• поддержание бесперебойной работы кассовых аппаратов и онлайн-касс;
• расходы на сервисы обработки чеков, получение электронной подписи, регистрацию веб-сайта, оплату доменов и хостинга;
• гарантийное обслуживание проданной продукции;
• проведение научно-исследовательских разработок, регистрация патентов, оплата лицензий и авторских вознаграждений;
• обязательная сертификация и оценка качества выпускаемой продукции;
• другие аналогичные расходы.

Затраты на персонал при применении УСН:

• оплата труда штатных сотрудников на УСН (зарплата, премия, компенсации, материальная помощь, социальные выплаты, страховка добровольного медицинского страхования);
• командировочные расходы (суточные, билеты, гостиницы, визы, такси и пр.);
• выдача специальной защитной одежды, проведение обязательных медицинских осмотров персонала;
• организация мероприятий по охране труда, оснащению рабочих мест, санитарному обслуживанию, мероприятия по профилактике производственного травматизма;
• охрана здоровья сотрудников путем предоставления дезинфекции, масок, защитных костюмов, перчаток в условиях пандемии COVID-19;
• профессиональное развитие сотрудников, прохождение курсов повышения квалификации, обучение новым профессиям;
• страховые взносы за сотрудников;
• выполнение обязанностей работодателя по обязательной оценке профессиональных компетенций работников.

Оплаченные услуги сторонних организаций:

• аренда зданий, сооружений, транспортных средств, оборудование по договору лизинга;
• коммунальные услуги;
• почтовая связь, телекоммуникационные услуги, доступ в интернет;
• банковская комиссия, кредитные проценты, банковские гарантии;
• бухгалтерская поддержка, аудит, юридическая консультация;
• разработка, внедрение и сопровождение ПО, включая программы налогового учета, электронный документооборот, облачные решения;
• взносы в профессиональные ассоциации и объединения, участие в фондах финансовой поддержки строительных компаний;
• безвозмездная передача денежных средств военнослужащим и контрактникам (например, в рамках благотворительности).

Пример: компания отправила на СВО продуктовые наборы перед новогодними праздниками. Затраты на покупку продуктов, упаковку, транспортировку она может включить в расходы УСН в полном объеме.

Платежи государству и контролирующим органам:

• уплаченные налоги и государственные пошлины, кроме самого налога на УСН и выделенной суммы НДС;
• таможенные пошлины и сборы при импорте товаров в Россию, экологический сбор системы «Платон», торговый сбор;
• экологические сборы за загрязнение окружающей среды.

Узнайте, как уменьшить единый налог при УСН на взносы на травматизм

Дополнительно разрешено включать в расходы на УСН любые обоснованные экономические затраты, соответствующие нормам главы 25 НК РФ, такие как:

• представительские и маркетинговые расходы;
• консультационные услуги, не поименованные в пп. 15 п. 1 ст. 346.15 НК РФ;
• убытки от чрезвычайных ситуаций и вынужденных остановок производства.

Какие условия соблюсти для признания расходов

Основные условия признания расходов на УСН для целей налогообложения изложены в главе 26.2 Налогового кодекса РФ. Для включения затрат в состав расходов на УСН необходимы три ключевых критерия:

• расходы должны иметь экономическое обоснование и быть выражены в денежном эквиваленте;
• расходы связаны с деятельностью организации или индивидуального предпринимателя, направленной на получение дохода, независимо от фактического результата;
• затраты подтверждены документально.

Согласно пункту 2 статьи 346.17 НК РФ налогоплательщики, использующие УСН, применяют кассовый метод учета. Т.е. признание расходов производится на основании факта оплаты.

Как признавать расходы при УСН

Чтобы признать расходы при УСН, убедитесь, что:

• они входят в перечень разрешенных для «упрощенцев»;
• они экономически обоснованы и применяются в деятельности на УСН;
• документы по затратам имеются в наличии и составлены в соответствии с требованиями законодательства;
• затраты оплачены на момент признания расхода на УСН.

Если все в порядке, то внесите соответствующий документ в книгу доходов и расходов по УСН. Налоговый учет по ним ведется нарастающим итогом с начала календарного года.

Еще читайте: как учитывать внереализационные доходы и расходы