Программы для регистрации корреспонденции

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Чтобы знать, где и какое письмо находится, их надо регистрировать — иначе можно что-то потерять или забыть.
2. Если всё записывать вручную, легко сделать ошибку или не найти нужное, поэтому лучше использовать специальные программы.
3. Можно использовать бесплатные Google Таблицы, но есть и специализированные программы, как «Регистрация», «Ведок» или «YuKoSoft».
4. Платные системы, например, «1С:Документооборот» и СЭД «ДЕЛО», умеют больше — контролируют сроки, согласование, дают отчёты и подходят для больших компаний.
5. Перед выбором программы важно понять, сколько писем у вас бывает, кто будет работать, нужна ли поддержка.

Зачем нужна регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Регистрация писем — это не бюрократическая традиция, а элемент внутренней безопасности. Если документ не зарегистрирован, невозможно доказать, что письмо поступило, что вы на него ответили, что запрос выполнен в срок.

Советуем прочитать: как работать с входящей корреспонденцией и какие требования предъявляются к ее хранению

Кроме того она помогает:

• видеть, какие документы находятся в работе;
• контролировать, кому и когда передано письмо;
• отслеживать исполнение поручений;
• быстро находить нужные документы через поиск по номеру, дате или теме;
• формировать отчётность — от журнала входящих до справки для аудита.

Проблемы ручного учёта и преимущества автоматизации

Пока объёмы корреспонденции небольшие, вести журнал вручную представляется разумным решением. Но с ростом компании или ужесточением требований к документообороту ручной учёт начинает давать сбой. Кто-то забыл внести письмо в журнал. Кто-то записал номер с ошибкой. Кто-то принёс документ, но не зарегистрировал, потому что «некогда, забыл, посчитал необязательным». В результате важные письма теряются, а когда приходит время отчитаться — найти виноватого уже невозможно. Но даже если вся информация есть, то найти нужное письмо в Excel-файле на 400 строк не так уж просто и точно небыстро. Особенно если файл будет один, а пользователей — трое. А если он окажется на флешке, которая давно потерялась?

Автоматизация решает все эти проблемы. Система сама присваивает номера, фиксирует дату, предлагает шаблон, ставит на контроль, напоминает об исполнении, даёт доступ только тем, кому он нужен. Если письмо необходимо найти, то достаточно ввести пару ключевых слов. Чтобы понять, кто и что делал с документом, есть лог действий.

Бесплатные решения: порядок своими руками

Когда бюджет на программное обеспечение равен нулю, а регистрировать письма всё же нужно, приходится искать выход. Есть целая группа решений, которые не потребуют или почти не потребуют затрат, но позволяют навести минимальный порядок в документах. Да, они не всегда красивы и удобны, но работают.

Google Таблицы

Самый доступный путь. Многие недооценивают их, считая «игрушкой» для школьников, но на деле они отлично справляются с ролью регистрационного журнала. Легко настроить простую таблицу с колонками, фильтрами и даже автоподсветкой просроченных писем. Удобно, что доступен совместный режим редактирования, легко отслеживать изменения, добавлять комментарии. Всё это работает прямо в браузере, бесплатно и без установки. Достаточно зайти на sheets.google.com.

Регистрация (SmallCode)

Программа для учёта входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Основные возможности:

• учет документов с присвоением регистрационных номеров;
• ведение журнала документов;
• фильтрация по дате, типу и ответственному;
• контроль сроков исполнения;
• экспорт в Excel.

Локальная версия бесплатна, а за сетевую придется выложить от 6000 до 20 000 рублей.

Так выглядит интерфейс программы " Регистрация"

Сайт программы: Регистрация

Ведок

Система для веб-браузера. Позволяет регистрировать документы, создавать задания и контролировать исполнение. Документы группируются по типам. Есть поиск, фильтры и отчёты. Поддерживается работа в браузере. Доступна с контрагентами и договорами. До 3 пользователей (при одновременной работе) — бесплатно. Свыше — единоразовая лицензия от 10 000 рублей. Обновления включены.

Так выглядит интерфейс "Ведок"

Сайт сервиса: Ведок

Платные решения: контроль, сроки и спокойствие

В сегменте бюджетных решений для малого бизнеса выделяют:

YuKoSoft. Учет документов и электронный архив

Настольная программа для ведения реестра документов. Пользователю доступно прикрепление файлов, сканов, возможность задавать категории и комментарии. Реализованы поиск по параметрам и контроль сроков возврата. Есть журнал выдачи документов. Возможна работа через сетевые папки. Базовая версия бесплатна для одного пользователя и 500 документов. Платные лицензии — от 8000 до 30 000 рублей. Есть вариант онлайн-хостинга за 10 000 рублей в год.

Так выглядит интерфейс программы Учет документов

Программа на сайте разработчика: Программа учета документов. Электронный архив документов

Регистрация документов организации

Программа для ведения журнала регистрации. Присваивает номера, отслеживает сроки, формирует уведомления. Можно импортировать данные из Excel. Простое меню. Цена — 17 000 рублей, включает поддержку на год. Есть бесплатная версия на 30 дней.

Так выглядит интерфейс программы "Регистрация документов"

Сайт программы: Регистрация документов организации

ДокПартнер

Простая настольная утилита для малого офиса. Позволяет регистрировать приказы, письма и акты. Есть поля для даты, номера, автора и получателя. Можно отслеживать согласование и печатать отчёты. Установка не требует специальной подготовки. Интерфейс интуитивно понятный. Цена — 2640 рублей. Бесплатной версии нет, но лицензия бессрочная.

Сайт программы: Докпартнер

Среди серьезных профессиональных систем лидируют:

1С:Документооборот

Система на платформе 1С. Обеспечивает регистрацию, согласование, хранение и архив документов. Поддерживает электронную подпись и интеграцию с другими продуктами 1С.

Узнайте, как работать с входящими и исходящими документами в «1С:Документооборот»

Есть маршруты согласования, делопроизводство, договорной учёт и внутренние отчёты. Подходит для сетевой или облачной работы. Цена — от 55 300 до 460 200 рублей. Предлагаются редакции для малого бизнеса, корпораций и госсектора.

Так выглядит интерфейс 1С Документооборот

Программы семейства 1С

СЭД «ДЕЛО»

Платформа для делопроизводства в государственных и крупных организациях. Поддерживает входящие и исходящие письма, резолюции, архив, работу в веб-клиенте и с мобильных устройств. Интегрируется с МЭДО. Есть функции контроля исполнения и маршрутизации. Серверная лицензия — 25 000 рублей. Рабочие места — от 9900 до 12 100 рублей за пользователя. Демоверсия предоставляется.

Так выглядит интерфейс СЭД Дело

Сайт: СЭД «Дело» от ЭОС

Directum RX

Система управления документами и бизнес-процессами. Имеет модульную архитектуру. Поддерживает облачное и локальное размещение. Есть маршруты согласования, уведомления, контроль сроков, шаблоны документов. Интеграция с 1С и Диадок. Цены: от 35 100 до 286 100 рублей за годовую подписку. Доступен демо-доступ.

Сайт сервиса: Директум

Битрикс24

В рамках корпоративного тарифа можно реализовать регистрацию писем через задачи, CRM-сделки и бизнес-процессы. В общем, нужно дорабатывать, подстраивать под себя. Подписка начинается от 4990 руб. в месяц на 50 пользователей

Сайт сервиса: Битрикс 24

Рекомендации по выбору программы

Напоследок дам несколько советов по выбору программ для автоматизации регистрации документов:

1. Оцените объём документооборота: количество документов в месяц, число пользователей, необходимость сетевого доступа или удалённой работы.
2. Обратите внимание на тип установки. Облачные решения подходят для гибкой работы без затрат на сервер. Локальные — для тех, кто хочет больше контроля или работает в закрытом контуре.
3. Сравните, насколько удобно пользоваться интерфейсом, как быстро можно найти нужный документ, какие есть ограничения в бесплатной версии. Стоит заранее проверить, разрешено ли выгружать данные и делать резервные копии.
4. Обязательно посмотрите, есть ли техподдержка, обновления и как часто выпускаются новые версии. Не стоит выбирать систему, которую больше не поддерживают.
5. Если программа предлагает демо-доступ или пробную версию — используйте её. Это поможет понять, насколько она подходит вашей организации до покупки лицензии.

А для облегчения выбора показана сравнительная таблица для всех упомянутых программ: