Забалансовые счета в бухгалтерском учете

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Забалансовые счета нужны для учета имущества и обязательств, которые фирма использует временно или контролирует, но они ей не принадлежат.
2. На таких счетах отмечают, например, арендованные вещи, товары на хранении, гарантийные обеспечения.
3. Вести их просто: делают одну запись, а не двойную, и отдельно считают для каждого клиента, склада или договора.
4. Организации могут сами придумывать новые счета и записывать правила в своих документах по учету, никого не спрашивая.
5. Проверять, что учтено за балансом, нужно обязательно — считают, смотрят, сверяют документы, но это не влияет на главную отчетность фирмы.

Что такое забалансовые счета, и зачем они нужны

Забалансовые счета — это специальные бухгалтерские счета, предназначенные для учета активов и обязательств, которые не принадлежат организации, но временно находятся в ее распоряжении или требуют контроля. Активы не отражаются в основном балансе, а учитываются отдельно, отсюда и название: «вести учет за балансом».

Забалансовые счета используют для:

• отражения информации и контроля за временными активами и обязательствами (например, в компанию привезли товары, которые оказались бракованными, ООО «NashGlavbuh.org» приняло их на ответственное хранение);
• бухгалтерского учета малоценного инвентаря, инструментов;
• отражения информации об условных правах и обязательствах (вести списанную безнадежную дебиторскую задолженность за балансом в течение пяти лет);
• контроля за бланками строгой отчетности (вести бухгалтерский учет чековых книжек) и т.д.

Может пригодиться: как вести учет малоценного и быстроизнашивающегося инвентаря

Забалансовые счета помогают компаниям вести полный и прозрачный учет всех значимых операций, даже если они не влияют на финансовый результат напрямую.

Какие счета бухгалтерского учета относятся к забалансовым

В плане счетов, утвержденном Минфином, выделяют следующие забалансовые счета:

• 001 «Арендованные основные средства»;
• 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение»;
• 003 «Материалы, принятые в переработку»;
• 004 «Товары, принятые на комиссию»;
• 005 «Оборудование, принятое для монтажа»;
• 006 «Бланки строгой отчетности»;
• 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
• 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»;
• 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»;
• 010 «Износ основных средств»;
• 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Бухгалтерский учет на забалансовых счетах ведется упрощенно – без двойной записи.

Раньше наша компания вела бухгалтерский учет лизингового оборудования на забалансовом сч. 011, что регулярно вызывало вопросы у банковских специалистов. Они не понимали, почему на балансовом сч. 01 числится так мало активов, а значительная часть оборудования отражалась за балансом. Каждый раз приходилось подробно разъяснять особенности ведения учета и предоставлять детализированный перечень станков.

После вступления в силу ФСБУ 25/2018 лизинговые активы стали вести на балансе лизингополучателя (сч. 01.03), и необходимость в дополнительных пояснениях полностью исчезла. Банки теперь видят всё оборудование в составе основных средств, что делает отчетность более прозрачной и понятной.

Особенности проводок: дебет забалансового счета отражает поступление (имущества или обязательств), а кредит показывает выбытие (списание или погашение). Двойная запись за балансом не применяется.

Пригодится:

• как перевести ОС, материалы и ТМЦ на забалансовый счет;
• типовые операции и проводки по забалансовым счетам;
• как оформлять списание с забалансовых счетов;
• как отражать лизинг в бухгалтерском учете.

Предприятия имеют полное право расширять перечень забалансовых счетов по своему усмотрению: вводить дополнительные позиции и присваивать им произвольные наименования. Такое право касается исключительно забалансового учета. В отличие от балансовых счетов, изменения в которые требуют согласования с Минфином, здесь бухгалтер самостоятельно решает, как вести бухгалтерский учет.

В 1С:Бухгалтерия уже заложена возможность ведения гибкого забалансового учета. Например, можно вести специальные забалансовые счета:

• МЦ (материальные ценности), который позволяет отражать информацию и учитывать имущество, переданное в эксплуатацию;
• 012, который отражает операции по возвратной таре.

Компании самостоятельно решают, как вести бухгалтерский учет на забалансовых счетах и адаптировать систему под нужды организации.

Забалансовые счета в 1С:Бухгалтерия

Счет 001

Применяется для отражения информации о временно используемых основных средствах, полученных организацией в аренду. Имущество принимается к учету в сумме, определенной договором аренды. Учет ведется в разрезе арендодателей и отдельных объектов (с указанием инвентарных номеров, присвоенных собственником). Активы, расположенные за границей, ведите обособленно.

По теме: как вести учет основных средств на забалансовом счете 001

Счет 002

Предназначен для отражения информации в учете о товарно-материальных ценностях, принятых на ответственное хранение. Это временные активы, которые не являются собственностью организации.

Примеры ситуаций для ООО «NashGlavbuh.org», когда используется сч. 002:

• получены ТМЦ, по которым организация отказалась от оплаты (пересорт, брак, несоответствие качества), написано письмо-требование поставщику, чтобы он забрал товары;
• получены ТМЦ, которые принадлежат другой организации, водитель фуры перепутал адрес доставки и т.д.

Счет 003

Служит для отражения информации о движении давальческого сырья, поступающего от заказчиков для дальнейшей обработки. Этот забалансовый счет позволяет учитывать материалы, право собственности на которые сохраняется за поставщиком, в ценах, установленных договором.

Принятое в переработку сырье не оплачивается организацией-исполнителем и не включается в состав ее активов. Все затраты, связанные с процессом переработки, учитываются на соответствующих производственных счетах, стоимость исходных материалов заказчика в себестоимость не входит.

Аналитический учет ведите по каждому заказчику отдельно с детализацией по видам, сортам материалов и местам их нахождения.

Пример: ООО «NashGlavbuh.org» получило от заказчика 100 кг металла для изготовления деталей.

• отражение поступления: Дт 003 — 100 кг металла по цене договора;
• после переработки: Кт 003 — 100 кг.

Счет 004

При осуществлении комиссионной торговли используется забалансовый счет 004 для отражения информации о товарах, принятых от комитентов. Он позволяет вести учет материальных ценностей, находящихся в организации временно и подлежащих последующей реализации. Товары принимаются к учету по ценам, зафиксированным в приемо-сдаточных актах. Стоимость товаров не включается в состав активов комиссионера. Учет ведется обособленно по каждому комитенту с детализацией по номенклатуре.

Например, ООО «NashGlavbuh.org» — профессиональный комиссионер. От ИП Пэпэтэшина П.П. на реализацию приняты 3 ноутбука по цене 50 000 рублей за каждый. Компания в учете сделала проводку для отражения информации о принятых ноутбуках: Дебет 004 на сумму 150 000 рублей. Один ноутбук продан за 60 000 рублей, но с забалансового учета списывается одна единица по стоимости 50 000 рублей. Два других ноутбука оказались с заводским браком, и организация вернула их предпринимателю (Кредит 004 на сумму 100 000 рублей).

Счет 005

Организации используют сч. 005 для отражения оборудования, полученного от заказчика для выполнения монтажных работ. Это необходимо для контроля движения технических средств, которые не являются собственностью подрядчика. Оборудование принимается к учету по стоимости, указанной заказчиком в сопроводительных документах. Учет ведется без отражения стоимости в балансе подрядной организации. Аналитику ведите в разрезе конкретных объектов монтажа и отдельных агрегатов.

Например, строительная компания получила от ООО «NashGlavbuh.org» для монтажа котельную установку стоимостью 1 200 000 рублей. Подрядчик отразил ее за балансом и будет вести учет установки.

Счет 006

Предназначен для контроля за движением специальных документов. На нем отражаются квитанционные книжки, бланки удостоверений, товарно-сопроводительные документы и другие формы строгой отчетности, которые требуют особого учета.

ООО «NashGlavbuh.org» получена в банке чековая книжка для снятия наличных средств. Компания отразила бланк строгой отчетности по дебету 006. Когда листы книжки используют полностью, то составят акт и спишут чековую книжку с забалансового учета операцией по кредиту 006.

Счет 007

Забалансовый учет списанной дебиторской задолженности ведут на специальном сч. 007. Он позволяет организациям отслеживать состояние долгов, которые были признаны безнадежными и списаны на убытки из-за неспособности контрагентов выполнить финансовые обязательства. Особенность ведения учета на данном счете: после списания задолженности она продолжает числиться в забалансовом учете в течение пятилетнего периода. Это делается для возможности взыскать долг в случае улучшения имущественного положения должников.

Процесс учета поступлений по ранее списанной задолженности происходит следующим образом: организация получает средства по таким долгам, эти суммы отражаются через счета учета денежных средств (касса, расчетные или валютные счета) в корреспонденции со сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Читайте: как работать со счетом 91 «Прочие доходы и расходы»

На ту же сумму происходит уменьшение показателей по сч. 007. Система ведения учета на счете построена так, что позволяет максимально детализировать информацию. Для каждого должника, чей долг списан в убыток, ведется отдельный учет.

Счет 008

Учитываются банковские гарантии, поручительства и другие формы обеспечения, полученные как гарантия исполнения контрагентами своих обязательств по договорам. Полученные обеспечения принимаются к учету в сумме, указанной в гарантийных документах. Если конкретная сумма не прописана, то ее определение происходит на основании условий заключенного договора. Учет ведут обособленно по каждому виду обеспечения и каждому контрагенту, что позволяет оперативно контролировать исполнение обязательств.

ООО «NashGlavbuh.org» получило от поставщика банковскую гарантию на сумму 500 000 рублей в обеспечение своевременной поставки оборудования. В учете это отражается проводкой: Дебет 008 — 500 000 рублей. После выполнения поставщиком своих обязательств и отгрузки оборудования сумма гарантии списывается: Кредит 008 — 500 000 рублей.

Счет 009

Организации используют забалансовый сч. 009 для отражения информации о собственных гарантийных обязательствах перед контрагентами. Учитываются все виды обеспечений, которые компания предоставляет в качестве гарантии исполнения своих договорных обязательств. Сумма обеспечения отражается по стоимости, указанной в гарантийном документе. Если конкретный размер гарантии не определен, то бухгалтерия рассчитывает его, исходя из условий заключенного соглашения. Учет ведется персонально по каждому обязательству с привязкой к соответствующему договору.

Счет МЦ

Распространенный в учете организаций счет, особенно субсчет МЦ.04. В программе «1С:Бухгалтерия» предназначен для контроля за активами компании, которые уже списаны с баланса из-за низкой стоимости, но продолжают использоваться в работе.

Например, ООО «NashGlavbuh.org» приобретены алмазные пилы для распиловочного центра. Стоимость 1 пилы — 30 000 рублей. При передаче в эксплуатацию компания списывает пилу с баланса, но продолжает ее управленческий учет. Компания маркирует каждую пилу и систематически проводит инвентаризацию. Инструмент списывается с забалансового учета, когда пила приходит в негодность.

Счет 012

Для обеспечения контроля за движением возвратной тары организация вправе ввести в учетную политику специальный забалансовый сч. 012. Несмотря на отсутствие этого счета в утвержденном Плане счетов, его использование допустимо согласно положениям ФСБУ 5/2019, требующего ведения учета материальных ценностей с привязкой к местам их нахождения.

При организации такого учета определите принцип оценки тары: по залоговой стоимости, указанной в договоре, либо в условной денежной оценке. Принятие тары к учету отражается проводкой по дебету сч. 012, а ее возврат или выбытие — по кредиту этого счета.

Инвентаризация забалансовых счетов

Подробная инструкция: все про инвентаризацию забалансовых счетов

В соответствии с ФСБУ 28/2023 компании должны инвентаризировать забалансовые счета.

Объекты инвентаризации включают имущество и обязательства, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании, материальные ценности на ответственном хранении, гарантии и обеспечения, арендованные основные средства и прочие активы, учитываемые за балансом.

Периодичность проведения инвентаризации предусматривает обязательную проверку при формировании годовой отчетности, в случае смены материально ответственных лиц, при обнаружении фактов порчи или утраты имущества и в иных ситуациях, установленных законодательством. На практике большинство ценностей, учтенных за балансом, — это малоценное имущество, поэтому и их пересчет проводят чаще: например, по установленному графику (сегодня считаем режущий инструмент, завтра — дешевые офисные стулья и т.д.). В некоторых компаниях выделена специальная должность ревизора для целей непрерывного проведения пересчета имущества.

Методы проверки фактического наличия объектов предполагают физический пересчет, осмотр и обмер, сверку с сопроводительной документацией и применение технических средств, таких как видеофиксация и сканирование.

Оформление результатов осуществляется посредством составления инвентаризационных описей, сличительных ведомостей и актов инвентаризации. Компания вправе разработать собственные формы для проведения инвентаризации забалансовых активов и обязательств.

Отражение информации в учете о результатах пересчета ценностей за балансом не оказывает влияния на финансовый результат, подлежит фиксации в отчетном периоде проведения проверки и сопровождается соответствующими бухгалтерскими записями.

При проведении инвентаризации необходимо вести:

• проверку всех объектов, учтенных за балансом;
• учет фактического наличия имущества;
• документальное оформление результатов проверки;
• контроль за соблюдением сроков проведения инвентаризации.

Забалансовые счета в бухгалтерском учете: частые вопросы