Как оформить аренду автомобиля у самозанятого, чтобы не начислили НДФЛ?

Нет, НДФЛ с арендной платы удерживать не надо. Дело заключается в том, что самозанятый сам платит налог на профессиональный доход — при работе с юрлицами это 6 %. НПД заменяет НДФЛ, поэтому заказчик не выступает налоговым агентом у самозанятого и не обязан за него платить в бюджет.

Чтобы признать расходы по аренде автомобиля в бухучете, вам необходимо:

1. Заключить с самозанятым договор аренды. В соглашении прописать стороны, предмет аренды — марку и госномер автомобиля — срок и стоимость аренды, порядок оплаты и ответственность.
2. Получить от самозанятого чек, который подтвердит оплату аренды. Подойдут чеки из приложения «Мой налог» или из банковского приложения.
3. Оформлять путевые листы на автомобиль, если вы используете его в деятельности организации. «Путевки» рекомендуется формировать для экономического обоснования расходов.

Расходы признайте по факту оплаты, при условии что произвели их в рамках деятельности, направленной на получение дохода. А обоснованность расходов подтвердят договор аренды, акт приема-передачи автомобиля и платежные документы.

Какие документы нужны для подтверждения экономической обоснованности расходов по аренде автомобиля у самозанятого?

Чтобы учесть расходы на аренду автомобиля, надо ли оформлять путевые листы, медосмотры водителя и другие бумаги? Если автомобилем управляет директор и нет экипажа, то как правильно оформить документы?

Отвечает Задорожнева Александра

Путевые листы нужны при перевозках пассажиров и грузов. Если водитель или непосредственно директор сами управляют арендованным автомобилем, но используют его в рабочих целях, то путевые листы оформлять необязательно. Но вы можете это сделать для дополнительного подтверждения факта использования арендованной машины в деятельности организации и обоснования расходов на ГСМ. При аренде без экипажа путевой лист оформляет арендатор (то есть организация), а не арендодатель. В «путевке» указывают информацию о водителе, автомобиле, маршруте, целях поездок.

Медосмотры водителя, в том числе директора, управляющего арендованным автомобилем без экипажа, проводить необязательно, если тот, кто управляет машиной, не является штатным водителем. Предрейсовые и послерейсовые медосмотры требуются для водителей, которые работают в организации по трудовому договору и выполняют соответствующие обязанности.

Для учета расходов на аренду автомобиля, надо заключить договор, подписать акт приема-передачи ТС и получить от самозанятого чеки, подтверждающие арендную плату. Если же автомобилем пользуется директор, то важно иметь документальные доказательства, что аренда напрямую связана с деятельностью вашей организации (например, внутренние распоряжения и путевые листы).

Освобождается ли компания от обязанности удерживать НДФЛ при аренде автомобиля у самозанятого?

Если арендодатель — самозанятый, то кто платит налог с дохода? Должна ли компания выступать налоговым агентом и удерживать НДФЛ с арендной платы? Какие возникают налоговые риски у компании при такой аренде?

Отвечает Задорожнева Александра

Если арендуете автомобиль у самозанятого, то налог с дохода платит он сам. Причем перечисляет он не НДФЛ, а НПД — налог на профессиональный доход (НПД). Ставка при работе с юрлицам и ИП — 6 %. Арендатор не становится налоговым агентом и не удерживает НДФЛ с арендной платы.

Обязательно отслеживайте, чтобы самозанятый своевременно представлял чек после получения арендной платы. Чеки подтверждают, что самозанятый официально заявил свой доход и заплатит за него налог. Если нет, то тогда вам действительно придется заплатить за него НДФЛ и страховые взносы — как при работе с другими физлицами по гражданско-правовым договорам. Это и есть один из ключевых рисков при работе с самозанятыми. Простыми словами, если нет чека, то нет и оснований для освобождения от обязанностей налогового агента. А это грозит доначислениями НДФЛ, страховых взносов и штрафами.

Кроме того, без официального договора и чека налоговики могут отказать в признании расходов на аренду машины. При работе с самозанятыми следует документировать абсолютно все — от заключения сделки до оплаты. Так вы официально подтверждаете свои расходы на аренду и минимизируете налоговые риски.

Какие существуют особенности учета аренды автомобиля у самозанятого при ОСНО?

Как правильно включить арендные платежи в расходы компании с общей системой налогообложения (ОСНО)? Разрешено ли списывать расходы на ремонт, страховку и ГСМ в полной сумме?

Отвечает Задорожнева Александра

Организация на ОСНО сможет включить арендные платежи за автомобиль в прочие расходы, связанные с основной бизнес-деятельностью (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Арендная плата учитывается в расходах в полном объеме, но только при условии экономической обоснованности и наличия подтверждающих документов (к примеру, договора аренды, актов, платежных документов, путевых листов).

Расходы на ремонт, страховку и ГСМ сможете учесть только при определенных условиях. Так, затраты на ГСМ надо списывать по нормам расхода топлива. Для этого можете использовать Методические рекомендации Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 или самостоятельно разработанные нормы. Списать горючее в произвольных объемах не получится.

Расходы на ремонт и техобслуживание признают, только если аренда происходит без экипажа и в договоре на это прямо указано (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 636, 646 ГК РФ). Кроме того, такие затраты надо подтвердить документами (к примеру, оплаченными счетами и актами выполненных работ). Расходы на ОСАГО и КАСКО учитываются при условии, что страховка предусмотрена договором с самозанятым и ее оформил арендатор. А вот транспортный налог за арендованный автомобиль платит собственник автомобиля, то есть самозанятый арендодатель (как физлицо).

Нужно ли проводить медосмотры для водителя, который управляет арендованным у самозанятого автомобилем?

Если в нашей компании на автомобиле будет ездить директор, а не водитель — штатный сотрудник, то необходимо ли проходить медосмотры и оформлять допуск к управлению транспортным средством?

Отвечает Задорожнева Александра

Если автомобилем управляет руководитель компании, а не водитель-штатник, то по закону у директора должно быть действующее водительское удостоверение для соответствующей категории ТС. А вот медосмотры для допуска к управлению машиной для директора необязательны. Предрейсовые осмотры обязаны проходить сотрудники, работающие по трудовому договору и профессионально выполняющие функции водителя.

Доверенность на управление автомобилем директору не требуется. Но вы можете издать внутренний приказ и закрепить в нем список работников, допущенных к управлению автомобилем и ответственных за безопасность ТС.

Как правильно составить договор аренды автомобиля с самозанятым физлицом?

Какие условия и форма договора нужны, чтобы такой договор признали законным и отраженным в бухучете? Как оформлять акты приема-передачи и чеки самозанятого для подтверждения расходов?

Отвечает Задорожнева Александра

Унифицированного бланка для договора аренды нет. Вы можете составить произвольное соглашение, но обязательно в письменном виде. В договоре аренды необходимо указать:

• наименование и реквизиты сторон:
• предмет аренды — автомобиль с характеристиками (марка, цвет, VIN, госномер и др.);
• сроки аренды;
• стоимость и порядок оплаты;
• ответственность сторон.

Такой договор признают и в бухучете, и в налогообложении — для подтверждения расходов на аренду. Но есть еще одно важное условие — самозанятый арендодатель не является сотрудником организации и не работал у вас последние 2 года.

Помимо договора, расходы на аренду подтвердят чеки от самозанятого и подписанный акт приема-передачи. Когда самозанятый получает оплату, он формирует чек в приложении «Мой налог» или через мобильное приложение своего банка. Чек он передает заказчику для подтверждения легальности дохода и уплаты НПД. А чтобы доказать факт передачи автомобиля, стороны подписывают акт. В акте тоже указывают все характеристики ТС и дату его передачи. Подтверждающие документы — договор, чеки и акты — хранятся в бухгалтерии: налоговики вправе в любой момент запросить их для подтверждения расходов.

Какие налоги платит самозанятый, сдавая автомобиль в аренду юридическому лицу?

Самозанятый платит налог на профессиональный доход по ставке 6 % при аренде автомобиля организации. Нужно ли ему дополнительно платить НДФЛ или социальные взносы? Какие преимущества имеет этот режим для арендодателя?

Отвечает Задорожнева Александра

Самозанятый арендатор платит НПД по ставке 6 % от суммы арендных платежей. Платить НДФЛ и обязательные страховые взносы ему не надо. А вот транспортный налог за арендованный автомобиль ему все же придется заплатить. Налоговики сами рассчитают сумму к уплате и пришлют уведомление. Заплатить в бюджет необходимо не позднее 1 декабря следующего года после отчетного.

Почему самозанятым не надо платить подоходный налог? Самозанятость — это спецрежим, где НПД заменяет уплату НДФЛ и других налогов. Кроме того, самозанятые не обязаны перечислять страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. При этом они смогут платить взносы добровольно, чтобы сохранить пенсионный стаж и получить права на страховые выплаты.

Главное преимущество работы с самозанятыми — арендатор не становится налоговым агентом, не удерживает и не платит НДФЛ с арендных платежей, не отчитывается по самозанятому. Преимущества НПД для арендодателя тоже существенны. Это и низкая налоговая нагрузка (6 % при работе с юрлицами и ИП, 4 % при работе с физлицами, нет страховых взносов), и упрощенный учет через приложение «Мой налог», и отсутствие отчетности. Для самозанятых упростили и сам процесс расчетов с бюджетом: НПД за них считает ИФНС, на основании сформированных чеков. А заплатить налог можете непосредственно через приложение, причем вводить сумму и реквизиты вручную тоже не надо, все данные заполняются автоматически.