Как вести партионный учет ТМЦ

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Партионный учет — это когда каждую группу товара с общими признаками ведут отдельно и присваивают ей номер партии.
2. Он нужен компаниям со скоропортящимися товарами, разным ценовым приходом или уникальной номенклатурой.
3. Часто используют метод FIFO — первые пришедшие списываются первыми, чтобы не испортить товар.
4. Вести можно вручную или в 1С/ERP — автоматизация экономит время и снижает ошибки.
5. На складе важны отдельное хранение партий, простые регламенты, корректные документы и инвентаризация по партиям.

В чем суть партионного учета и кому он подходит

В основе партионного бухгалтерского учета лежит принцип обособленного отслеживания каждой группы ТМЦ, готовой продукции, объединенной общими признаками.

Описывая систему партионного учета юным коллегам-бухгалтерам, я люблю приводить пример на яблоках. Мы не просто «сваливаем» яблоки в общий контейнер, каждый привоз сырья или продукции мы храним отдельно:

1. В одном контейнере будет партия, которая пришла 10 августа, это летние яблоки, купленные у поставщика «Сады Поволжья». Мы не можем поверх этой партии положить поставку от 11 августа, так как те фрукты, которые окажутся внизу, испортятся.
2. В другом контейнере — зимние яблоки, которые компания «ООО “NashGlavbuh.org”» купила у поставщика «Фруктовый рай». Они пойдут в производство последними, так как у них высокий срок годности и они дольше лежат.

Каждая такая партия сырья или продукции имеет собственную стоимость, которая и ложится в основу расчета себестоимости.

Суть метода заключается в присвоении каждой входящей группе товаров уникального идентификатора (часто — номера партии, индивидуального места хранения). Дальнейшее ее движение и остатки учитываются отдельно от других.

Кому больше всего подходит партионный бухгалтерский учет:

• торговым компаниям, которые работают со скоропортящимися товарами, продукцией;
• производственным предприятиям, которые следят за себестоимостью (где цена различается от поставки к поставке);
• компаниям, торгующим товарами с уникальными характеристиками и разной закупочной ценой (автомобили, дорогая электроника, мебель и пр.).

Подробнее:

• что такое методы ФИФО и ЛИФО;
• как работает метод ФИФО в учете.

Какой вид партионного учета выбрать

Выбор вида зависит от масштабов бизнеса, номенклатуры и технического оснащения:

1. Ручной партионный учет ТМЦ, продукции. Чаще подходит для микробизнеса с маленькой номенклатурой. Он ведется в журналах, карточках. Это трудоемко и в современном мире бухучета применяется редко.
2. Автоматизированный партионный. Системы (на базе 1С, ERP-решений) самостоятельно отслеживают партии, остатки продукции, товаров, материалов и автоматически применяют выбранный метод списания (FIFO, по средней и пр.).

Например, 1С:Бухгалтерия в параметрах позволяет установить правила учета запасов по партиям (документам поступления). Такой функционал находится в разделе «Администрирование» — «Параметры учета» — «Настройка плана счетов» — «Учет запасов».

Партионный учет в 1С:Бухгалтерия

Автоматизированный вид — преимущественный. Чтобы оценить, нужен партийный учет ТМЦ, готовой продукции вашей организации или нет, проанализируйте следующее:

• объем номенклатуры;
• трудозатраты на ручные операции;
• наличие ошибок в себестоимости при ручных операциях.

Если номенклатура большая, есть систематические ошибки, то внедряйте автоматизацию и работайте с персоналом.

Плюсы и минусы партионного учета

Как и у любого метода, партионный бухгалтерский учет имеет плюсы и минусы.

Плюсы

1. Повышение точности расчета финрезультата. Компания списывает ту стоимость, по которой продукция, товары куплены.
2. Эффективный контроль сроков годности в сочетании с FIFO (система не даст отгрузить партию с истекшим сроком годности).
3. Упрощение инвентаризации и борьба с пересортицей. Остатки сырья, продукции формируются не только по наименованию, выводятся и партии.
4. Прозрачность и минимизация злоупотреблений. Легко отслеживается, какая партия реализована (здесь нужна работа со складским персоналом и самой номенклатурой (например, присвоение QR-кода партии), а кладовщик перед отгрузкой сканирует его).

Минусы

1. Высокая трудоемкость при ручном ведении.
2. Сложность внедрения в крупных компаниях, обучение персонала.
3. Требования к программному обеспечению (доработка софта под специфику бизнеса, наличие сканеров и прочей современной техники).
4. Риск ошибок при неправильной настройке систем.

Как вести партионный учет товаров на складе

Организация партионного учета на складе — это 80 % успеха всей системы. Если на физическом складе будет «бардак», то никакая 1С не поможет. Я всегда настаиваю на тесном взаимодействии бухгалтерии и складской службы на этапе становления бизнес-процесса партионного учета товаров, сырья, готовой продукции на складе.

Шаг 1. Организация складского пространства

Если место позволяет, то разные партии ТМЦ, продукции размещаются отдельно (разные стеллажи, ячейки, короба, паллеты). Указывайте номер партии и срок годности. Когда выстроен физический процесс, перейдите к шагу 2. Также важен четкий пересчет входящего и выданного сырья (товаров).

Шаг 2. Разработка и утверждение регламентов

Обратите внимание, что регламенты указываются при втором шаге. Это потому, что сначала выстраивается физический процесс, а потом он переносится на бумагу. Утвердите ответственных за ведение контроля на складе, формы первички, правила присвоения номеров и пр.

Шаг 3. Документооборот

За основу можете взять форму МХ-10, но упростить ее. На мой взгляд, она слишком сложная и громоздкая для современных правил. Достаточно следующих полей:

• дата поступления;
• сколько пришло ТМЦ, продукции;
• сколько выдано ТМЦ;
• документ основания (или УПД на приход с наименованием поставщика, или требование-накладная).

Это внутренние учетные документы, которые сейчас с легкостью заменяют ведомости в учетных системах 1С (например, отчет товаров на складах). Нет унифицированного механизма работы и документации, каждая компания должна разработать ее для себя.

Подробнее о документах складского учета

Шаг 4. Инвентаризация

Инвентаризация проводится в разрезе партий. Это позволяет точно выявить недостачи или излишки по конкретной партии продукции (сырья), а не в целом по товару.

Как вести бухгалтерский учет ТМЦ партионным методом

Для бухгалтера партионный учет — это вопрос корректного отражения количества, стоимости запасов ТМЦ, продукции и их списания. Метод списания закрепляется в учетной политике организации.

Например, в ООО «NashGlavbuh.org» поступила партия товаров:

• 29 октября — 100 кг по цене 100 руб. (партия 1);
• 30 октября — 150 кг по цене 120 руб. (партия 2).

Бухгалтер оприходовал сырье:

31 октября прошла реализация 110 кг товара. Компания применяет FIFO.

Для целей налогообложения прибыли организация закрепляет в учетной политике метод оценки МПЗ при их выбытии (п. 8 ст. 254 НК РФ). Обычно метод, применяемый в бухучете, переносится и в налоговый учет во избежание разницы.

Также по теме: как настроить и вести партионный учет в 1С