Что делать бухгалтеру при оформлении сотрудника на льготную пенсию?

Чтобы оформить льготную пенсию, работнику следует обратиться в территориальное отделение СФР. Сделать это многим удобно через работодателя, у которого налажен документооборот с фондом по каналам ТКС.

Бухгалтеру следует получить от работника:

• письменное согласие на представление документов в СФР работодателем (п. 4 Письма ПФ РФ № АД-25-26/19130, ФНРП № 101-114/237 от 28.12.2016);
• заявление о досрочном предоставлении сведений о страховом стаже.

И согласие, и заявление оформляются в произвольной форме.

В течение трех дней после получения заявления в СФР направляется отчет ЕФС-1 (титульный лист, подраздел 1 раздела 1, подразделы 1.2 и 2). Поле «Тип сведений» заполняется значением «Назначение пенсии». Этот отчет необходим, чтобы учесть стаж за период, срок отчетности по которому еще не наступил, т.е. за текущий год (п. 55 приложения 2 к Приказу СФР от 17.11.2023 № 2281).

Помимо согласия, заявления и отчета, в СФР представляют документы:

• подтверждающие трудовые отношения с работодателем (трудовой договор, выписку из трудовой книжки, справку от работодателя и т.п.);
• подтверждающий личность работника (паспорт);
• подтверждающие личность (паспорт) и полномочия руководителя предприятия (выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, решение или приказ о назначении на должность и т.п.).

Какие документы обязан представить работодатель для назначения сотруднику льготной пенсии?

Сотрудник сообщил, что самостоятельно подаёт заявление в СФР. Но могут ли у работодателя запросить какие-то специальные формы или справки для льготной пенсии? Что именно потребуют подать мне, как бухгалтеру?

Отвечает Дорофеева Ирина

При самостоятельном обращении работника в Социальный фонд за назначением льготной пенсии, от работодателя потребуется досрочно, не дожидаясь окончания года, направить в фонд отчет ЕФС-1 (титульный лист, подраздел 1 раздела 1, подразделы 1.2 и 2).

Согласно п. 7 ст. 21 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (ред. от 28.02.2025), документы у заявителя запрашиваются лишь в случае отсутствия информации у государственных органов. В такой ситуации СФР направляет запросы в организации, где ранее трудился работник, в архивы или в соответствующие органы иностранных государств.

При получении запроса от СФР, работодатель обязан предоставить имеющуюся у него информацию по теме запроса в срок, указанный в документе. Обычно этот срок составляет три рабочих дня.

В каких случаях СФР запрашивает у работодателя форму ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии»?

Коллеги рассказывают, что форма ЕФС-1 требуется не всегда. Поясните, в каких случаях и по чьей инициативе нужен этот документ, и могу ли я заранее узнать, что его запросят?

Отвечает Дорофеева Ирина

Форма ЕФС-1 объединила в себе несколько ранее действовавших отчетных форм, ставших теперь разделами ЕФС-1.

Каждый раздел живет своей жизнью и имеет собственные правила и сроки направления в СФР.

Так, подраздел 1.2, заменивший СЗВ-СТАЖ, заполняется по итогам года, но есть исключения.

В частности, его вместе подразделом 2 необходимо отправить в Социальный фонд при оформлении сотруднику пенсии.

Для своевременного и корректного расчета пенсионной выплаты Социальному фонду понадобится ряд документов, одним из которых является отчет по форме ЕФС-1. Этот отчет необходим, чтобы учесть стаж за период, срок отчетности по которому еще не наступил, т.е. за текущий год. Если отчет работодателем не представлен, то фонд направит страхователю (работодателю) запрос. Срок ответа — 3 дня.

Социальный фонд о планах направить запрос страхователю не сообщает, так что от него вы точно не узнаете о предстоящем событии.

Сведения о работающих на предприятии предпенсионерах, в том числе имеющих право на льготную пенсию, имеются в кадровой службе. Если кто-нибудь из них самостоятельно обратился в СФР за назначением льготной пенсии, то ожидайте запрос от фонда. Или просто заполните и отправьте соответствующие подразделы ЕФС-1 в СФР.

Как правильно заполнить форму ЕФС-1 для назначения льготной пенсии сотруднику?

Если всё же понадобится отправить форму ЕФС-1 на сотрудника для назначения пенсии, то подскажите подробный порядок её заполнения. Есть ли особенности для льготников, или требуется стандартное заполнение?

Отвечает Дорофеева Ирина

При оформлении ЕФС-1 в связи с выходом сотрудника на заслуженный отдых заполняют:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 — сведения о сотруднике;
• подраздел 1.2;
• подраздел 2 — при наличии оснований, дающих право на льготную пенсию.

В п/разделе 1 раздела 1 в поле «Отчетный период» указывают текущий год, в поле «Тип сведений» выбирают «Назначение пенсии».

В п/разделе 2 заполняют:

• гр. 4 — при выполнении работ в особых территориях (северные районы и т.п.);
• гр. 5 — при применении к заработной плате сотрудника районных коэффициентов. Эта графа заполняется обязательно, если заполнена гр. 4;
• гр. 6 и 7 — учитывают особенности исчисления страхового стажа («Поле», «Сезон» и т.д.)
• гр. 8 — код профессии, дающей право на досрочное назначение пенсии;
• гр. 9 — период работы по такой профессии;
• гр. 10 — информация о занятости работника в особых условиях труда (часы, ставки, доли ставки);
• гр. 11 — индивидуальный номер рабочего места, согласно документу о спецоценке условий труда;
• гр. 12 — класс условий труда по спецоценке.

Графы 11 и 12 заполняются, если особые условия труда указаны в гр. 8, 9.

Все значения для заполнения табличной части подраздела 2 обязательно должны соответствовать специальным классификаторам (см. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281).

Какой существует срок представления документов для назначения пенсии работнику?

Мне важно знать, сколько времени дается работодателю на представление необходимых документов после запроса от СФР. Опасаюсь нарушить сроки и хочу заранее уточнить, чтобы всё оформить вовремя.

Отвечает Дорофеева Ирина

Работодатель не обязан отслеживать сроки выхода на заслуженный отдых своих сотрудников. Назначение пенсии — заявительный процесс, следовательно, он начинается с подачи заявления лицом, достигшим пенсионного возраста или претендующим на досрочное оформление пенсии (при наличии определенных условий).

При самостоятельном обращении работника в Социальный фонд за назначением льготной пенсии, от бухгалтера потребуется досрочно, не дожидаясь окончания года, направить в фонд отчет ЕФС-1 (титульный лист, подраздел 1 раздела 1, подразделы 1.2 и 2). Этот отчет необходим, чтобы учесть стаж за период, срок отчетности по которому еще не наступил, т.е. за текущий год.

Согласно п. 7 ст. 21 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (ред. от 28.02.2025), документы у заявителя запрашиваются лишь в случае отсутствия информации у государственных органов. В такой ситуации СФР направляет запросы в организации, где заявитель работал или работает, в архивы или в соответствующие органы иностранных государств.

При получении такого документа от СФР работодатель обязан предоставить имеющуюся у него информацию по теме запроса в 3-дневный срок.

Что делать, если какие-то сведения по стажу или льготным периодам не подтверждаются автоматически через СФР?

В нашей ситуации могут возникнуть сложности с документами по льготному стажу сотрудника, ведь часть информации в базе СФР отсутствует. Как мне действовать, если часть данных нужно подтверждать документально?

Отвечает Дорофеева Ирина

До начала пенсионной реформы (2002 год) так называемый общий трудовой стаж являлся основным показателем для назначения пенсии, в том числе и льготной.

С 2002 года его заменил стаж страховой, сведения о котором в СФР имеются.

Однако для лиц, чья трудовая деятельность началась ранее 2002 года, показатель общего стажа все еще важен, хотя порой некоторые данные трудно подтвердить.

Если в СФР отсутствуют (не подтверждаются) какие-либо сведения о периодах работы, в том числе о тех, что влияют на назначение льготной пенсии, то исправить ситуацию получится лишь при наличии правильно оформленных записей трудовой книжки.

При отсутствии таковой или ошибках в записях, помогут трудовые и ГПХ-договоры, справки от работодателей, ведомости на выплату заработной платы и т.п. Ничего нет? Придется обращаться с запросами к бывшим работодателям (если организации еще существуют) или в архив.

Влияет ли на действия бухгалтера оформление работника на пенсию по возрасту и по льготе?

Сейчас оформляется сотрудник на льготную пенсию, но скоро на очереди будет обычный выход на пенсию по возрасту. Отличается ли в этих случаях моя роль, требуется ли иной пакет документов или другой процесс?

Отвечает Дорофеева Ирина

При выходе сотрудника на заслуженный отдых по достижении установленного возраста или досрочно, у бухгалтера предприятия появляется обязанность направить в СФР отчет по форме ЕФС-1.

Под льготной понимается пенсия, назначаемая работнику ранее достижения им общеустановленного пенсионного возраста. Подробнее сказано в ст. 30 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

При оформлении льготной пенсии заполняют:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 — сведения о сотруднике;
• п/раздел 1.2;
• п/раздел 2 — основания для досрочного выхода на заслуженный отдых.

В подразделе 1 раздела 1 в поле «Отчетный период» указывают текущий год, в поле «Тип сведений» выбирают «Назначение пенсии».

Все значения для заполнения табличной части подраздела 2 обязательно должны соответствовать специальным классификаторам (см. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281).

Если же сотрудник оформляет «простую» пенсию по возрасту, то подраздел 2 не заполняется.

Какие ошибки часто допускают работодатели при оформлении документов на льготную пенсию работника?

Я не имею большого опыта в подобных вопросах и переживаю, чтобы не допустить типичных ошибок. Какие неточности или упущения чаще всего встречаются, и как их избежать при оформлении отчетности и взаимодействии с СФР?

Отвечает Дорофеева Ирина

Под льготной понимается пенсия, назначаемая работнику ранее достижения им общеустановленного пенсионного возраста.

При оформлении льготной пенсии работодатель, не дожидаясь окончания года, направляет в СФР:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 — сведения о сотруднике;
• п/раздел 1.2;
• п/раздел 2 — основания для досрочного выхода на заслуженный отдых.

В случае заполнения любой отчетности при помощи бухгалтерской программы, данные заполняются корректно, если в базу внесена достоверная информация.

Проверьте, чтобы в поле «Отчетный период» подраздела 1.2 был указан текущий год, а в поле «Тип сведений» — «Назначение пенсии».

В табличной части допускают следующие ошибки:

• неверное указание периодов работы;
• неверная кодировка условий работы.

Чтобы избежать ошибок, проверьте заполненную форму на соответствие указаниям по заполнению ЕФС-1, изложенным в Приказе СФР от 17.11.2023 № 2281.