388

Можно ли держать копии документов в личном деле?

Размер шрифта:

Копию паспорта, свидетельства о браке/разводе/рождении детей, документы об образовании, реквизиты банковской карты сотрудника, СНИЛС, ИНН…

Подписывайтесь на телеграм-канал «О трудовом праве и кадровом учете».

Ещё в 2013 году в Ростовской области организация пыталась доказать, что имеет право копировать и хранить копии паспортов и военных билетов сотрудников (решение арбитражного суда Ростовской области по делу № А53-10287/13).
Не доказала.

Обоснование суда. Статья 65 ТК РФ содержит формулировку: «при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…Речь идёт о предъявлении паспорта/военного билета, но не о хранении их копий».

Для законного хранения копии, например, паспорта, нужно обеспечить одновременно соблюдение следующих условий:

  • должно быть получено согласие сотрудника на хранение его персональные данные, указанных в копии паспорта, обработка которых не связана с целями трудовой деятельности;
  • заранее должны быть определены не противоречащие закону цели хранения персональных данных, содержащихся в копии паспорта;
  • объем персональных данных, указанных в копии паспорта, не должен превышать объем данных, которые необходимы компании в соответствии с указанными целями.

Судебная практика показывает, что хранение: копий паспорта, военного билета, свидетельства о браке и т.п., фотографии сотрудника предоставленных при приеме или в процессе трудовой деятельности повышает риск претензий со стороны надзорных органов в связи с избыточностью обрабатываемых персональных данных.

Суды признают излишним хранение копий: паспорта, военного билета, свидетельства о браке, фотографии сотрудника (например, на личной карточке), ИНН, СНИЛС и прочих даже при наличии согласия сотрудника на обработку его персональных данных.

Суды указывают, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно ФИО при условии предъявления оригинала документа, удостоверяющего личность. Только оригиналы документов являются источниками точных и актуальных персональных данных.

Если работодатель сформирует четкие цели хранения копий и они не будут идти в разрез с законами, то хранение может иметь место.

О трудовом праве и кадровом учете — колонка Татьяны Лисовой на НашГлавбух:

Правовые документы

Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Оставить комментарий Распечатать
Лисова Татьяна Эксперт по трудовому праву, кадровый аудитор

Закончила Московский государственный открытый университет ( в настоящее время — Гуманитарно-экономический институт имени B. C. Черномырдина). Больше десяти лет курирует проекты кадрового аутсорсинга и кадрового аудита в одном из московских агентств.